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随着科学技术的飞速发展,国际、国内信息技术日新月异,人们将工作和学习与计算机紧密结合起来了.近年来,利用计算机对档案进行管理和数字化已经成为档案部门提高工作效率、提高管理水平的强有力手段.档案信息化管理是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式.这就涵盖了计算机技术、网络技术、信息处理技术、档案管理技术等多方面.我公司档案信息管理系统经过近一年的筹备、设计、开发、建设、应用,已投入运行,初步实现了档案信息存储数字化、传输网络化、管理自动化和利用在线化.下面结合我公司档案数字化建设实践探讨一下相关问题.
一、档案数字化技术和方法
要想建立数字化档案馆,就必须先将档案信息数字化.档案信息的数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案,系统组织成具有有序结构的档案信息库.由于档案种类的多样性,对其数字化所采用的手段也是多种多样的.最常的一种方法是扫描,对文书档案、照片档案、图纸等都可采用扫描的方式.我公司档案室配备了大型工程扫描仪和A4幅面的彩色扫描仪,采用TIF格式和JPG格式保存扫描文件.扫描的分辩率、色彩及文件格式直接影响文件的大小和质量.如果扫描的分辩率较高或扫描成彩色,会造成文件过大.文件过大一是占用存贮空间大,二是不利于网络传输.如果采用的分辩率低,会造成图像不清晰.扫描资料前,我们查了相关的档案标准,扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准.经过比较,我们采用300dpi的分辩率,但扫描成彩色时,有的文件还是偏大.我们将几百兆的TIF文件拆分成100兆的文件,再通过ACDSee的数据格式转换功能将压缩成LZW格式文件,其文件大小不到原来的十分之一.这样大大节省了存贮空间,提高了浏览速度.
对于版面较脏的图纸扫描后我们利用专用的图象处理软件对扫描图像去污、纠偏.在扫描图纸过程中,我们使用了ANATECH公司的图像处理软件,可以对图像去污、纠偏,使图像清晰整洁.
对实物档案我们利用数码相机进行拍摄,拍好的相片不需二次加工处理,可以直接上网,方便快捷.
二、存储技术
经过数字化处理的档案资料需要大量的存贮空间来保存,用什么存贮介质是需要考虑的问题.目前使用较多的存贮介质有磁盘阵列,磁带库和光盘.
我公司档案信息管理系统及网站采用的服务器硬件配置是Intel（R）四核E5504 Xeon（R） CPU,2.13GHz,4M高速缓存,600GX6 RAID5,磁盘实际可使用容量为3000G,基本上满足五年左右数据的存贮量.采用RAID5将六块磁盘做成磁盘阵列在安全上也有一定的保证.服务器上还专门配置了外置式的光盘刻录机,对硬盘上的数据进行及时刻录备份,做到双保险.另外通过信息中心便携式磁带机,用磁带可以对档案管理系统再做一次备份,并能保证系统损坏后及时恢复.随着信息量的增加,当服务器本身所带硬盘不够时,计划再安装一个专用的磁盘阵列柜.
三、安全技术
档案信息管理系统的安全是一个必须重视的问题.安全问题主要是确保指处理好的数字信息不丢失,不泄密,不被破坏.我们在服务器上安装了网络防病毒软件,确保数据不被病毒破坏；对处理好的文件及时备份,主要采取方法是光盘刻录、磁盘阵列冗余备份、磁带备份；对访问权限上作了严格的设定,确保重要的信息不泄密.对WINDOWS 2003操作系统安装补丁程序,严防攻击.
四、网站技术
档案网站：档案网站是档案机构在网络上建立的站点,一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传.档案网站建设是档案信息化建设的重要步骤,它是档案部门联系职工的重要窗口.可提供每年365天、每天24小时的服务,且可以做到主动地按职工需求提供优质服务,各个部门都可以利用计算机上网,根据各自的需求进行信息查询和利用.
档案网站具有三大功能：服务功能、宣传功能、交流功能.
正是基于档案网站的这些功能和作用,我公司档案室在建立档案信息管理系统的同时,也相应地建立了档案信息网. 还为用户设置了留言板,收集用户对本网站的意见.以后还将在网站上加入档案图书远程预借功能.
网站维护和管理是一项长期的工作.我们将在网站上设计一个与之配套的网站管理程序.将网站的日常维护工作分配给档案室的每个人,一人负责一块.档案管理人员不需要专门学习网站制作和管理就能完成对网站的日常维护.有了网站管理程序,档案管理人员也不需要在服务器上操作,在客户端上就可远程完成维护工作.
五、接口技术
档案信息管理系统不是一个孤立的系统,它要和其它系统进行数据交换,这样可以减少数据的重复录入.我公司OA系统中已保存一部分以前的档案数据,要将这些数据导入到档案信息管理系统中,就必须有OA 和档案管理系统间的数据接口.另外MIS系统的数据库中也有一些数据需导入到档案信息管理系统中,这就需要有MIS和档案信息管理系统间的接口,这部分工作已经完成.在工作中,我们做了一个大胆的设想,想将档案信息管理系统的催还通知通过OA发送到用户中去,实现借阅和催还的闭环管理.这个接口软件存在很大的难度.
六、数据库技术
一般信息管理系统都有数据库系统作后台支撑,常见的大型数据库有ORACLE,SQL SERVER,DB2,SYBASE,INFORMIX等.采用大型数据库,可以确保数据的安全性和良好的操作性.对档案信息管理系统来说选用ORACLE和SQL SERVER都是一个好的选择.SQL Server是微软发布的大型数据库,高达TB（1TB等于1000GB）级的数据处理能力,使业务量完全不受限制,它安装简单,操作方便,维护量小,可以满足档案信息管理系统的需要.我厂档案信息管理系统选用了SQL Server解数据库,工作状态良好.
总之,档案信息化管理,是先进高效的管理方法代替落后的手工操作；是用先进的思想方法、手段为档案的开发利用开辟道路.这项先进的管理方法还处在发展中,技术的应用还有待于进一步成熟,还需要我们广大的档案工作者不断地创新,进一步探索,以促进档案信息化工作的发展.