房地产权属档案的数字化建设和利用

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房地产权属档案资料是城市房地产权属登记管理工作的真实记录和重要依据,是城市建设档案的组成部分.天津房地产权属管理经历了房地产清查换证阶段、房地产登记统一管理阶段、房屋登记管理阶段、房地合并后统一管理阶段.房地产登记资料丰富完整,档案保管、利用手段先进,历史资料具有文物价值,能够充分反映本市在房屋和土地方面的历史变迁和发展脉络.

2002年,为促进房地产权属档案的开放利用,笔者主持制定档案扫描实施规定,率先利用现代化扫描工具开展重要权属档案的扫描工作.经过几年的不懈努力,已基本完成清朝、民国、新主义阶段的全部历史档案的数字化管理,并出台了新形成权属档案的及时扫描办法,以目录数据为检索入口,档案资料分页查询,具有查询速度快,实现档案利用不受时间、地点限制.

一、权属档案数字化的内容

房地产权属档案数字化是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存储介质的各种原始档案资料,通过扫描（数码摄像）、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件,再运用分级存储管理技术将图片、声音、录像等文件和索引字段存储于磁盘、光盘、磁带等大容量的存储介质上,并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料,可以发布到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网,最终实现“数字化档案馆”.数字化房地产权属档案管理主要包括以下内容：

(一)编制目录

编制目录是指房地产权属档案管理机构对归档的房地产权属文件材料进行分类编目,划分密级,编制检索工具的工作.由于采用计算机进行登记发证,各地房地产权属档案的目录管理已基本实现了从簿式目录、卡片式目录向电子目录的转变,产权登记中的房屋所有权人、丘 （地）号、房屋坐落（街道名称、幢号、房号）、房屋平面图号,他项权登记中的权利人,公、检、法查封登记中的被执行人、查封冻结标的地址,合同备案登记的合同号、买受人、房屋坐落等条目均可自动生成电子目录,作为查询检索条件,只要定义好电子目录与图象库的数据库记录连接条件,即可根据要求立即检索到.

(二)档案扫描

档案扫描指将房地产权属档案内的全部资料按照一定的整理程序进行排列,然后使用专用扫描设备进行操作,最终形成完整的电子文档过程.根据《城市房地产权属档案管理办法》,属于建档范围内的文件材料主要有三类：第一类是房地产权利人、房地产权属登记确权、房地产权属转移及变更、设定他项权利等有关的证明和文件；第二类是房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图,包括房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图等；第三类是房地产产权登记工作中形成的各种文件材料,包括房产登记申请书、收件收据存根,权属变更登记表、房地产状况登记表、房地产勘测调查表、墙界表、房屋面积计算表、房地产登记审批表、房屋灭籍申请表,房地产税费收据存根等.这些文件材料页面大小、纸张厚薄等不大一致,扫描建档中应有人工辅助过程,对于超大页面,可以采用工程扫描仪扫描,或低成本的数字照相方式.分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图已实现计算机制图的,可以直接转换为位图格式存储.如直接存储矢量图,查阅时还需要安装专门的工具软件,不利于档案的方便利用,并且归档后的资料已不能修改,保留矢量图已无必要.

扫描图像的存储有两种方式：文件方式和数据库方式.文件方式虽然简单易于实现,但在检索效率和安全性方面都得不到保障,只适合于速度、安全性要求不高的小型档案库.即使采用数据库方式,当档案数量大时,如几十万卷档案的记录数就有几百万,方案设计时应注意选择高性能、大容量的存储系统.

(三)实现档案内容共享

档案内容共享是管理部门利用房地产权属档案的主要形式,实现档案基本信息在业务平台共享才能真正体现档案数字化的各种优势,及时为房地产权属登记、房地产交易、房地产纠纷仲裁、物业管理、房屋拆迁、住房制度改革、城市规划、城市建设等各项工作提供服务.实现档案管理网络化解决了以前利用档案的种种不便,可以使档案利用不受时间和空间的限制,多人同时查询档案不发生冲突.这些功能的实现,提高了使用单位工作效率,提高了档案信息的共享程度,优化了社会资源配置.

二、数字化档案管理方法

数字化档案作为档案的一种基本形式既有档案的基本特征,又具有普通档案不具备的特点.如信息的非人工识别性,对系统设备的依赖性,信息与载体的可分离性,信息的易改性等.因此,掌握数字化档案管理特殊原则很重要.

(一)登记全过程数字化是权属档案管理的基础

全程管理是指必须建立一个完整的管理体系,对数字化房地产权属档案从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理.这是基于信息技术而建立的数字化档案管理理念,包括档案管理的规则、方法、质量要求,以及档案从收集、整理、归档、利用各阶段活动统筹兼顾,以实现整个系统（软、硬件及信息）资源的最大共享和最大效益.

(二)完整和真实是数字化权属档案的根本

真实性是指数字化档案的内容、结构在经过建立、利用后保持不变,与原始状态一样,完整性要求记录房地产权属登记活动的档案内容要件齐全,内容、结构及背景信息没有缺损.真实性、完整性既是一种观念,又是这种观念通过技术手段在管理中的体现,需要分别制定真实性、完整性的标准.

(三)可读性是数字化权属档案存在的意义

可读性指档案经过存储、传统、压缩、加密等处理后仍然能够以可识读、可理解的方式输出,并保持真实性.如不能保证档检索查阅利用,数字化档案也就失去了存在的价值.保障档案的可读性措施应贯穿于全部管理工作的始终,要统一数字档案的存储格式、软件环境,准确保存加密文件的加密、解密方式.

(四)安全性是实施数字化权属档案的保障

安全性指的是系统硬件和软件免受自然灾害和人为破坏的能力,也指防止房地产权属档案的散失、泄密.安全性保障应从制度着眼,技术手段着手,健全安全保密制度,合理设置用户权限,坚持定期数据备份.

三、积极推进房地产权属档案开放利用

房地产权属档案一直以来或作为房地产管理部门办理房屋移转或房屋变更手续查询所用,或作为司法机关办理房地产类案件查询证据所用,或作为解决历史遗留的房地产纠纷关键资料所用.适用范围比较窄,不对社会相关单位和房屋所有权人开放查询功能,明显制约了房地产作为生产资料或生活资料在房地产市场的流通、融资和交换功能,剥夺了房屋所有权人对自己名下房屋存在状况的知情权.对房地产登记部门登记行为的监督形同虚设.而且,房地产权属档案只有纸质化档案,未有数字化档案信息,也阻碍了房地产权属档案全面利用的步伐.《城市房地产权属档案管理办法》第四十二条规定,“房地产权属档案管理机构应充分利用现有的房地产权属档案,为房地产权属登记、城市建设等各项工作提供服务”.

根据住建部关于有效利用档案的要求,天津市房地产管理部门按照《物权法》、《天津市房屋权属登记条例》等逐步开展房地产权属档案信息的利用工作.对房地产档案利用的范围、对象、程度、工作程序等做了详细的规定.总体上,房地产档案利用分为房地产档案信息查询以及房地产实体档案查阅两种形式.房地产档案信息查询主要针对房地产权属登记过程中形成的电子档案信息（房地产登记簿）,包括房地产坐落、产权人、建筑结构、面积、有无查封、有无抵押等基本情况,对于这些信息,除产权人以外,一般允许公开查询、查阅,具有房地产档案信息向社会开放的性质.

对于房地产实体档案的查阅、阅览,天津市采取了较为严格的措施.如严格确认查阅者的身份,并针对不同的查阅对象,制定不同的查阅范围和程度,有的还要经过档案主管部门的审批,查阅过程中设置录像监视甚至电子干扰等等,这些措施都是出于保护档案安全的需要,很有必要.但在客观上影响了档案利用的效率,而且在实际操作中也无法做到完全的控制,如装订成册的档案资料交到查阅者手中后,无法保证不阅览其申请阅览范围之外的档案,泄露他人商业秘密或个人隐私.目前,天津市房地产管理部门正在对近二十年来形成的房地产档案进行扫描、缩微等工作,逐步实现房地产档案的电子化,全面实现房地产档案的有效利用.

王春敏/责任编辑