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2008年1月中旬以来,我国南方发生了持续的大范围灾害性雨雪天气,给人民生活生产带来了极其严重的影响.历史气象记录档案虽然在该次极端气象灾害的监测预报预警服务中起到了关键作用,但是大量的非信息化气象记录档案很大程度限制了气象档案对气象预报和气候预测的支撑能力.
中国气象局气象档案馆（以下简称气象档案馆）馆藏的我国器测气象观测记录始于19世纪40年代,而可利用的数字化气象记录档案基本始于解放后.大量纸质气象记录档案无论在实体所占空间还是在内容记录时间跨度上都处于绝对优势地位,这种档案的实体状况严重限制了其信息提供利用的时间范围与空间范围,降低了其信息利用的效率,亟待数字化.在此背景下,气象档案馆于2007年2月正式启动了气象记录档案数字化项目.近期,气象档案馆决定,在做好此次低温雨雪冰冻灾害灾后重建阶段档案服务的同时,加快历史气象档案数字化的步伐,加大档案数字化的力度.
制定气象记录档案数字化方案
为顺利完成气象记录档案数字化,气象档案馆在项目启动前制定了完整的方案,对气象记录档案数字化的内涵、范围、建设原则和组织实施方案等方面作出了明确的定义与说明,对什么是气象记录档案数字化、如何开展气象记录档案数字化等问题给出了详细的阐释.
参考现有气象记录电子文件格式,我馆决定将TXT格式作为本次电子文本形态气象记录档案的标准格式.
一、 对数字形态档案信息进行科学管理
数字化气象记录档案信息的编目是以传统形态气象记录档案目录为基础,结合新生成数字化形态气象记录档案信息的组成形式及内容特点,以条目的形式对数字化形态气象记录档案信息的内容种类、信息组织形式、记录责任者、观测要素、时空范围等信息内容与形式属性进行概括的工作.为规范该项工作,我馆制定了《数字化气象档案案卷级和文件级目录著录格式》,对著录内容与格式作出明确规定.
数字化形态气象记录档案的整理是指按照相关档案管理规定对新生成数字化气象记录档案进行完整性检查、质量和格式检查及逻辑分类与排序的工作,它是数字形态气象记录档案信息生成的基本环节,其工作质量直接影响到档案归档后的管理与利用.气象档案馆制定了《历史气象档案扫描电子文件检查方案》等技术规范来对数字化形态气象记录档案的技术支撑.
数字化气象记录档案的存储是将整理完成的数字化形态气象记录档案存储在特定的磁带、磁盘或光盘上的工作.根据现有电子档案存储设备及档案管理和利用的需求,我馆要求数字化气象记录档案使用磁带、光盘各存储一套.归档存储的各种技术指标,按照《电子文件归档与管理规范（GB/T 18894―2002）》等相关规定执行.
二、 对数字形态气象记录档案信息进行有效利用
对数字形态气象记录档案信息进行有效利用是本次档案数字化的最终目的,需要解决的主要问题是确定提供利用的范围、对象及方式.根据中国气象局《气象资料共享管理办法》规定,本次档案数字化形成的所有数字形态气象记录档案信息都应提供利用,提供利用的对象及其利用权限参照该办法中的相关规定执行,提供利用的时间顺序由数字化形态信息归档的先后顺序决定.
档案利用的方式可根据是否使用网络分为在线与离线两种.离线服务与传统气象记录档案的服务相同,按同一规章制度及程序执行.在线服务是通过建立网络平台来满足用户通过网络调用档案的需求.与离线服务相比,在线服务工作相对复杂,其主要任务是满足档案管理与利用需求的系统平台建设.为建设系统平台,我们制定了《历史气象档案电子文件应用服务系统功能需求》,委托数字化加工企业据此开发.
三、 气象记录档案数字化实施原则
气象记录档案数字化实施原则是数字化工作必须遵循的强制性规则,是达到数字化总体目标的重要保证.根据档案管理需求与数字化工作总体目标,气象档案馆确定了四条原则：保证档案的安全性：气象记录档案的安全包括实体安全与内容信息安全两方面；保证档案的有序性：气象记录档案的有序性包括纸质或缩微胶片气象记录档案的有序性和数字化形态档案信息的有序性；保证档案信息的真实性：在档案数字化实施过程中保证原始气象记录档案内容信息的真实性,避免信息被篡改；便于管理和利用：利用需求不同对气象记录档案信息组织形式要求也不同,档案数字化产品的特点与形式必须兼顾档案的管理需求与用户的利用需求.
气象记录档案数字化的经验与不足
通过对气象记录档案数字化方案的贯彻执行,气象档案馆实现了馆藏194万页气象记录档案的扫描数字化,完成了数字化档案应用服务系统的开发建设.在实现档案数字化既定目标的同时,取得了宝贵的实践经验,为馆藏其他档案数字化及全国气象记录档案数字化奠定了坚实基础.
通过对气象记录档案数字化工作实施情况的分析,总结出以下经验：即只有对气象记录档案数字化流程进行全程管理、规范管理、安全管理才能较好地完成数字化工作.
1.全程管理是气象记录档案数字化成功的基本保证.根据气象记录档案数字化方案的有关规定,本次档案数字化工作实现了数字化流程的全程介入管理和全面细节管理,有效保证了传统形态信息的安全、有序,较好地保证了数字化产品的质量与应用效果.
2. 规范管理是气象记录档案数字化成功的关键.由于本次数字化的气象记录档案数量巨大、种类众多、格式复杂,使得数字化工作任务繁重、技术问题繁杂、工作流程复杂、产品质量控制困难.为此,必须制定详尽的数字化操作流程及技术标准来规范具体的档案数字化工作.
3. 安全管理是气象记录档案数字化的基本要求.为做好数字化过程中的档案安全保障工作,气象档案馆采取了诸多措施,如提供专用的数字化加工场地、制定规范档案移交与归还的《历史气象档案交接管理办法》、制定响应突发安全事件的《气象档案馆防火应急预案》、在数字化加工合同中明确规定档案保密与保护条款等.
4. 档案修复与数字化工作同步进行.由于档案修复工作需翻阅全部档案并进行破损情况鉴定,为节约时间和减少档案原件调用次数,气象档案馆将破损档案鉴选与档案整理编页同时进行.
根据档案数字化的具体情况,结合工作实践,总结了以下三点不足：
1. 前期传统载体档案整理工作不足.由于历史原因,在数字化工作开展初期许多需要数字化的气象记录档案没有编页,气象档案馆与数字化加工企业的档案交接以册而不是以页为单位进行,一方面给档案完整性检查带来不便,另一方面也给数字形态档案信息文件排序造成了障碍.为解决该问题,气象档案馆不得不对这些档案以原档案实体状态及档案内容的内在逻辑联系作为数字化文件完整性检查与文件排序的依据.
2.数字化加工进度控制不足.本次气象记录档案数字化在进度控制方面有所欠缺,未按预定计划完成数字化任务.原因主要在于气象记录档案数字化是一项任务繁重、流程复杂的工作,在实际工作中存在很多无法预见的问题.
3.档案信息安全管理不足.本次气象记录档案数字化工作对档案实体安全进行了有效的管理,但对档案内容信息安全的管理在档案内容接触范围及档案传输控制方面略有不足.第一,数字化工作委托企业进行,在客观上不可避免地扩大了档案信息的接触范围.第二,数字化过程有质量检查、格式检查、信息复制等环节,无法实现扫描与存储设备的全封闭管理,给档案内容信息的外泄留下隐患.目前,我们正针对如何对档案信息内容进行更严密的安全管理做深入研究.
气象记录档案数字化是一项工作量大、流程复杂,涉及档案信息转换、管理及利用全过程的系统性工作,唯有以全程管理、规范管理及安全管理的管理理念来进行组织和管理,统筹考虑数字化过程中存在的困难,制定合理可行的实施方案才能取得成功.
（作者单位：中国气象局气象档案馆 100081）