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气象记录档案是各种大气探测工作中记录数据所用的簿、表、各类自记资料等的载体,是气象科技档案最重要、最珍贵的组成部分.针对社会主义市场经济下的各气象台站现状及中国气象事业发展状况的需要,中国气象局决定将国家、省、地、县四级气象记录档案保管业务调整为国家和省两级保管体制,简称“四改二”.“四改二”工作是前所未有的新工作,面对馆藏新情况,需要制订一系列具体详细的整理、编目的方法,搭建快捷、准确、方便、直观的服务平台为广大气象科技工作者服务,实现基础气象资源的高效利用.为此,需探索、开创气象记录档案管理的新方法,制定详细的案卷排架工作方案.
一、馆藏气象记录档案新特点
1.数量增大.四改二后,气象档案馆由仅保管气象记录报表,变为保管所有气象记录档案,种类扩充至17种之多,包括各类记录表、观测簿、自记记录纸等.目前江西省气象档案馆馆藏案卷26867卷,其中高空探测记录表及地面观测自记纸共计5460240张,各种气象观测簿累计68134本,各类气象记录报表合计98037份.
2.种类增多.馆藏特点也由种类单一,规格统一,转变为种类繁多,规格迥异.从案卷外表看气象记录档案同一观测项目有统一标准,有固定的名称；从案卷内容看,气象记录档案时间特征非常突出,是连续的、长序列的气候资料；从案卷责任者看,地域性非常明显,都是某某县（市）气象站（台）,且以相应的区站号为统一的标识.所以,把握记录档案的多样性、时间性、连续性、地域性特点,对气象记录档案的管理和服务有着重要的意义.
二、气象记录档案的排列
案卷的排列位置是编制案卷档号的主要内容,是指按照一定的方法,确定每个案卷的位置,保持案卷之间的联系,科学的排列对档案的保管、开发利用都具有重要意义.
原馆藏的气象记录报表存放于五层铁柜,利用铁柜开启灵活的优点,均采用按“项目—站名—年份”的排列方式,这种按站排列方式极大地方便单站气象报表的使用、服务.
四改二后,大批量、长序列的原始记录档案入馆,馆藏量突增,为此,档案装具采用容量大,移动轻便的手动密集柜.由于原始记录档案对外查阅机率少,用于档案管理、编研多,综合其多样性、时间性、连续性、地域性特点,用如下方法对档案进行排列：
1.首先,确定所有气象台站排列顺序：先按全省设区市的地理位置,从北往南排序；同一个设区市中,再按各气象台站区站号从小到大排列.
2.对于各气象台站都共有的连续观测项目的记录载体如：气簿—1及气压、气温、湿度、地面风自记纸等均按“项目—年份—站名”的顺序排列.
3.对短暂的气象观测记录档案如：气簿—3、4、5等,或仅是少数台站才进行的观测记录档案项目如：高空、辐射、酸雨、农气等气象站形成的记录档案,按传统的“项目—站名—年份”的排列顺序.
4.对需将进行数字化扫描工作的原始记录档案如：降水自记纸,暂时按传统的“项目—站名—年份”顺序排列,方便按站进行数字化.
馆藏气象记录档案排列以“项目—年份—站名”为主,传统排列方式为辅.按年份排列方式的优点是不必预测每站每一观测项目预留柜位,不会因预留位置不足而倒架,各类气象记录档案按项目逐年顺序摆放,案卷排列整齐美观,有利于逐年接收续加排列,同时也有利于记录档案的鉴定和销毁.
三、气象记录档案的上架
1.提前填写案卷盒封面,确保装盒有序进行.首先,按项目在案卷盒上填写年份,先按一定站数先填写年份,待该项目的共有年份,如：所有台站气簿—1共有的年份为1959—1997年,这些年份所需的案卷盒填写完后,再将这些已写年份的案卷盒按年份序列排好,组成单站所需的一叠案卷盒,最后,依据移交清单,再补足早于共有年份的案卷盒,并填写上相应的年份,如：1954年建站的,补上1954—1958年这五个盒,则该台站这一项目的案卷盒就准备完毕；再依次对案卷盒填写对应的气象台站名称；最后,依据案卷盒上台站名称、项目名称,按年份顺序逐站将记录档案装入案卷盒内,生成各台站项目案卷.
2.周密安排,按排列顺序上架.为确保案卷盒上架后,少移动,最大限度减少倒架的问题.工作中,严格按照记录档案排列顺序操作,各项目不得穿插上架.确定各项目第一年第一个台站的位置后,其余各站需按顺序上架,直到该项目最后年份最后一站的案卷上架完成,再进行下一项目的上架工作.
按照这种方式完成上架的案卷,从装盒到上架出错率少,在实际工作中未出现需重新上架问题,同时也杜绝了案卷错位情况的发生,为档案编目和库房管理工作打下夯实基础.
四、两点感受
1.在气象部门“四改二”工作中,作为气象记录档案,有其显著的自身特点：档案种类不多,但同一种类有全省所有市、县气象台站不同年、月时期的连续观测记录,所以项目、年份、站名是区分气象记录档案的重要因子.正是基于这种情况,我们没有因循守旧,照搬综合档案馆按“档案号”进行排架,而是根据气象记录档案自身特点采用几种不同方式,这一点恐怕对于其它业务性特点突出的专业档案,都有借鉴作用.
2.“四改二”工作不仅牵动本馆的方方面面,而且还涉及地（市）县二级气象单位,因此除了做好上、下的协调外,更主要的是做好统筹安排,制订详细周密的工作计划,最大限度地减少倒架等重复劳动.为确保档案接收、整理、上架等工作有条不紊地进行,要调动所有工作人员的积极主动性,随时应变特殊情况,化被动为主动,以改革创新的思维方式,方能在新形势下做好部门的档案改革工作.