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由现代计算机技术、网络技术和高校校园网的快速发展与普及,校园网络化、资源数字化、管理科学化,即教学管理现代化已在高等学校教学管理中得到实现,并逐步的完善和改进.那么教学档案也逐渐要求数字化,重新构建教学档案数字化管理理念.
一、教学管理现代化
教学管理现代化是通过使用网络教学管理平台来实现的.如我校使用的是window2000 server系统为服务平台,以SQL Server为后台数据库,采用（Browse/Server）新型的软件架构,来构成教学系统管理平台.通过使用教学管理平台,高校的传统教学管理模式向网络化、现代化教学管理模式转变.以教与学为核心,教师、学生、教学管理工作人员通过这个平台实现真正的资源共享.
高校教学管理系统是由各个资源模块和管理模块所构成.主要有教学资源模块,教师或教学管理工作者可以方便及时地查看和利用教学资源,如专业信息、分校信息、教室信息、课程信息、教师信息、班级信息等,更好地发布通知,管理、组织教学.学籍成绩管理模块,详细地记录在校期间或部分毕业学生基本信息、注册信息、异动信息、课程成绩、毕业信息等.开课管理和教学计划模块,是整个系统运转的基本依据,计划审定、计划审核、生成任务书、教学安排表、开课通知单等.教材管理模块,实现网络环境下的教材选用、教材计划管理等.选课和排课模块,学生可以人性化、灵活性地进行课程选修,根据教学资源合理地进行教师上课安排等.考务管理模块,以开课数据为基础,利用教学资源,完成课程、班级、地点、监考教师的安排等.以上不同模块的有机结合和运行,构成了现代化的教学管理模式.
教学管理系统中的各种数据和信息都是教学档案最基本的数据、信息和资料.由此可见现代化教学管理中各类电子文件和数据有着与教学档案不可分割的关系,教学管理现代化带动着教学档案数化的发展,教学档案就要以新的思维和理念来管理,构建新的档案管理观.
二、教学档案的数字化
(一)教学档案数字化的环境
教学档案是档案的一个分支,他归属于档案但他又有别于其他类别的档案.教学档案是反映学校职能活动的真实记录,是评估一个学校的教学成果和教学水平的历史凭证.现代化教学管理为我们教学档案的数字化提供了一个很好的软件平台和管理平台.教务管理系统参照了国家对档案管理的有关法律法规进行设计,对教学流程中产生的各种文档进行归档管理,对内部和各种资料档案进行管理,提供各种方便的查询功能,并对档案借阅进行严格审核.
(二)数字化教学档案的特征
（1）形式的虚拟化、电子化 传统的教学档案都是以纸质为介质来进行档案的存档.在网络化、数字化的环境下,档案的信息、内容、结构都是以电子化、虚拟实在的形式存于人们可以感触不同的物理空间中.文档以虚拟化的形式存在和运转流程中,呈现出有如树状的集散性特征.
（2）档案信息化管理 教学管理现代化为教学档案提供了数字化的软件环境和平台,大大促进了档案管理工作.一次性输入,多样化输出,多角度检索与查询,使基于网络的档案可以从内部子系统中直接采集大量数据,并可通过公共接口,外部有关系统相链接,学生可以用来查找资料、成绩、选课、查课表、评教等,各教学单位可以发布通知,教师可以布置作业、实施测验、在线答疑等等.
（3）信息利用空间的多元化 网络技术的出现,一方面以网络化方式,把分散于不同教学单位内的数字化档案信息加以相连接,及时为教学提供必不可少的依据.另一方面,通过交流式人机互动对话,报道性快速浏览和搜索,分布式齐头并用,每位教师和教务人员可以互不干扰,在各自终端上同时查找并利用同一份教学档案,最大限度地实现资源共享,及时地为教学管理提供更远更准确的教学数据依据.
(三)数字化教学档案的作用
教学档案是教学活动中形成的,是整个教与学历史的真实记录,是文字材料、声像、计算机软件等不同载体的文件材料的总和,是教学活动的客观反映的总结.是衡量教学质量和教学管理水平的一个重要标志,是促进学校交流、提供信息资源的保障.是查证、研究和处理日常问题的凭证,也是学校评估的重要内容这一.教学档案数字化后,加速了档案的查询过程,通过高速的宽带通过网络设施相连接和教学管理平台的提供,就实现了真正的资源共享,可以适当的减少个别类别纸质档案的保存,节约了纸质空间,提高了工作的效率.其次,数字化档案和传统档案相结合,以防范失真、失密、失控、流失、分散、不可读等风险的发生,确保教学档案信息的真实性、完整性和长期可读性.
在网络化、信息化的背景下,教学信息化和教学档案数字化有着不可分割的关系,教学管理信息化为教学档案数字化提供软件条件环境和管理平台,反之教学档案数字化为教学管理信息化提供了更及时更准确的必不可的教学数据依据,两者的关系在某种意义上存在着不确定性和互换性.在新的管理模式下,我们要以新的思维方式、工作方式促进高校教学管理工作.