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摘 要 ：本文作者阐述了油田企业档案管理工作的重要性和必要性,分析了当前油田档案管理工作中存在的主要问题,提出了做好档案管理工作的措施和建议.
关 键 词 ：油田企业；档案管理工作；论述
1.油田企业档案管理工作的重要性和必要性
油田企业档案管理主要是油田生产开发经营活动的原始记录和重要凭证以及行政文书和人事档案管理,纵连油田发展诸多重要历史阶段,记述了油田生产开发的全过程,具有不可替代的凭证和史料参考作用,是油田发展极其重要的无形资产,是油田勘探开发和经济活动的基础,是油田发展做强做大、承前启后的保证.因此,为了更好地发挥油田档案管理工作的作用,使档案管理工作更加规范科学,我们必须对油田档案管理工作的现状有一个清醒的了解,充分认识其重要性和必要性.目前,在油田企业档案管理工作中,或多或少对其重要性缺乏足够的认识,其主要表现如下几个方面.
1.1 领导层面对档案管理工作抓得并不十分紧.有的认为档案管理工作无关紧要,只是一般的后勤辅助性工作.在日常工作中,其主要精力都放在了勘探开发上,很少过问档案管理工作,更谈不上提上议事日程,上储量、上产量是头等大事,有了产量,有了储量,领导层就有了功绩.因此,档案管理工作被忽视,已至于在企业管理检查考核工作中,档案管理工作形同虚设,走走过场,对出现的诸多问题也是说说完事,谈不上检查考核落实,致使档案管理工作被冷落.
1.2 档案管理工作者在档案管理工作中,缺乏高度的责任感、良好的职业道德、认真细心的工作态度,不能充分认识到档案管理工作在油田生产建设中的具大作用.因此,工作中按部就班,工作模式常态化、老式化,缺乏创新精神,当一天和尚撞一天钟,结果导致档案管理工作经常出现失位现象,不是资料漏失,就是目条与实际内容不相符,如此等等,只能说明一个问题,那就是我们档案管理工作者本身对自己从事的职业缺乏应有的认识.
1.3 油田企业内部对档案管理工作支持力度不够,缺乏主动配合,齐抓共管.档案管理工作是一个集体大项目,不能只依靠几个档案管理工作者就能做好档案管理,在油田勘探开发生产建设中,随着油田的发展,大量的原始资料、凭证记录需要登记管理成卷,工作量大,内容之多,离开了油田各部门的支持配合,原始档案就容易发生漏失现象,原始的资料不完整,有欠缺,势必为今后查阅历史资料留下空白和遗憾,这样谈何为领导决策提供准确的历史依据.
以上种种现象不一而举,至少能说明这样一个问题,从领导到职工,从油田各部门到档案管理工作者,对档案管理工作的重要性和必要性还缺乏足够的认识.
2.当前油田档案管理工作中存在的主要问题
随着油田生产的发展和科学技术的不断进步,油田档案管理工作水平有了一定的提高,档案管理工作在一定程度上逐步向科学化、规范化、程序化迈进,油田各级领导对档案管理工作的支持力度较之过去有了一定的提升.但是,恕笔者直言,目前在油田档案管理工作中,相对于管理科学、规范程序的要求还有一定的距离,其主要问题有如下几个方面.
2.1 档案管理工作制度化的管理程序还比较欠缺,相关要求执行不到位.油田档案管理工作表面上都制定了一定的相关制度,但是制度覆盖面并不全面,在制度落实中也形同虚设,结果导致从源头上档案收集就不规范,少数部门和单位对于需要归档的资料想交就交,档案管理人员在收集资料过程中,上跑下窜,其结果导致有的重要资料档案都不能及时归档,时间一长必然造成资料丢失现象.
2.2 档案整理不规范.在档案整理过程中存在着类别不清,卷内目录与实际整理不相符等问题,查找一个资料不能准确及时,费时费力,影响了档案利用的价值.
2.3 档案管理模式上缺乏综合性.目前,在油田以厂处单位为例,档案管理层面多,没有综合管理.厂处级单位的档案室由厂处办公室下设的一人或两人专业管理.同时,组织科、劳资科的人事档案分别由他们自己的科室直接管理,这样,档案管理工作在一个单位内部划分多个层次,结果导致档案管理不能统一要求,难以实现规范科学化管理.
2.4 档案管理人员专业素质参差不齐,直接影响档案管理工作水平.近来来,随着企业的深化改革,油田内部进行了一系列重组,档案管理人员内部涌进了不少新人,这些新人上岗后,从思想上对档案管理工作缺乏应有的认识,认为档案管理工作是一个轻松的活,领导部门对新加入档案管理队伍的员工也没有进行系列的培训教育,即使有的单位组织了培训学习,也是流于形式.这种状况势必影响了档案管理工作水平的提高.
2.5 档案借阅程序上存有欠缺和漏洞,极容易造成档案资料丢失或泄密.在单位内部,有的部门或领导为了查阅档案,并没有履行相关手续,因为是熟人,是上下级,是同部门,所以借阅时打个招呼就完事.这样下去,使档案借阅制度如同虚设,给档案管理工作带来较大隐患.因此,必须要引起我们的关注.
2.6 档案管理人员缺乏经常性的保密教育,保密的原则性有待进一步加强.有的档案管理工作人员茶余饭后,总是爱交谈档案资料的相关内容,这样容易造成泄密,给企业发展带来负面影响.
3.做好档案管理工作的措施和建议
档案管理工作在油田建设发展中起着极其重要的作用,为了加强和提高油田档案工作水平,服务油田生产发展,适应档案管理工作的新形势,使油田档案工作再上一个新台阶,笔者认为,当前在油田企业档案管理工作中,应做好如下几项工作.
3.1 油田企业各级领导要重视和支持档案管理工作.档案管理工作是企业管理工作的基础,各级领导一定要重视和支持企业档案管理工作,要以对历史高度负责、对职工高度负责、对企业发展负责的责任感,切实加强对档案工作的领导,做到对档案管理工作重视到位,投入到位,要定期听取档案管理工作的汇报,及时研究解决档案管理工作中的相关问题,为档案管理工作的顺利开展创造良好环境.
3.2 改革现有的档案管理体制,实现档案统一管理的工作模式.油田各单位、各层次、各门类形成的全部档案,要实行集中统一管理.
3.3 加强档案管理队伍建设,不断提高档案管理人员业务素质.随着油田企业生产建设的不断发展,为企业档案管理工作提出了新的更高要求,要实现档案管理工作科学化、标准化、规范化,在全油田范围内必须要建设一支高素质的档案管理队伍.
3.4 加强档案的收集和整理,确保档案资料准确完整.做好档案资料的收集和整理,是档案管理工作对档案管理人员的基本要求,档案管理人员必须熟悉和掌握档案资料收集的渠道和方法,对档案形成的全过程进行动态监督与检查,确保从源头上收全收准档案资料.
3.5 档案资料要统一规范,达到和符合国家标准.公文制作是提高档案管理水平的基础和前提,在制作档案资料时,首先是公文用纸要好,幅度尺寸规格要统一规范标准.其次,排版形式要统一,字迹要清楚,引用文字要合理,用字要规范.只有这样,才能符合国家规定和总公司要求.
4.结束语
为了使油田档案管理工作不断适应油田勘探开发生产的发展,我们必须不断地探索油田企业档案管理的新途径、新方法.只有这样,才能提高油田企业档案管理工作水平,使档案管理工作在油田勘探开发和生产建设中发挥更大的作用.