提高档案员素质的途径

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【摘 要 】：档案管理工作是维系档案信息的重要活动,档案员作为档案管理工作的执行主体,其业务素质和能力的高低决定了档案管理工作的有效性和程序性,因此加强档案员综合素质的提升对推动档案管理工作的可持续发展具有重要意义.本文在分析档案工作三大认识误区的基础上,阐述了档案员应该具备的专业素质,并提出了几点关于提升档案员素质的策略和方法,从而为构建科学、有效的档案管理体系奠定理论基础.

【关 键 词 】：档案管理 档案员 专业素质 综合素质 误区

随着信息化水平的不断提高,档案室作为信息管理的重要基地,在档案管理工作中发挥着资料信息的存储、查阅、调用、反馈和整理等多重功效.档案员作为档案管理工作的直接参与者,其综合素质的高低是衡量档案管理有效性的重要指标,因此,加强档案员的专业素质和职业道德建设是推进档案管理工作进程的重要保障.

1. 档案工作的三大认识误区

1.1对档案建立的可行性存在错误认识

很多人对档案建立的可行性存在错误的认识,首先,片面认为档案管理工作就是对历史资料的收集、信息的录入以及手工的制作,认为档案的建立可有可无；其次,单纯以为只要具备一定的职业道德和责任心就能从事档案管理员的工作,从而拉低了档案管理人员的任职门槛；最后,由于档案管理人员的专业素质参差不齐,因此不同的工作人员对档案资料的鉴别能力存在差异,从而极大地阻碍了档案管理工作向科学化、标准化、规范化进程的迈进.

1.2档案管理的时代性较差,错误认为档案室是历史资料的储备仓库

由于档案管理工作是对组织历史发展资料的整理、归类和储备,因此档案室被误认为是过期资料的储存仓库,档案员则是仓库管理员,造成这种错误认识的根本原因是档案管理工作的封闭化限制了管理人员与外部环境的信息互换和交流,从而造成档案管理的弱时代性.

1.3片面认为档案的知识价值薄弱,难以产生经济价值

由于大部分人都认为档案是一种可以多次使用的信息资源,但是不存在或者轻微存在一定的知识价值,因此这种错误观念的滋生限制了档案管理、编制人员的创新意识,从而致使档案管理工作难以形成系统性的价值体系.

2. 档案管理人员应该具备的素质

档案管理人员应该同时具备较高的政治素质、扎实的专业技能、强烈的档案管理意识以及良好的职业道德,才能全面提升档案管理的有效性.

2.1政治素质

政治素质是档案管理人员应该具备的基本素质,它是档案管理员坚持党的领导的重要保障.政治素质不仅能够提高档案员的思想觉悟、净化档案员的社会灵魂,还能培养档案员积极投身于改革开放事业的决心,由此可见,政治素质是指导档案员价值取向的重要条件.

2.2业务素质

业务素质是档案管理人员应该具备的核心素质和关键所在,它不仅要求档案员要具备扎实的档案管理文化知识,还要求档案员具备较强的信息处理技能,因此要想成为一名合格的档案员要在充实自身理论知识的前提下,积极培养自身的人文精神,熟练的掌握档案信息管理技术.

2.3档案意识

由于档案管理工作是一项系统性较强、对动手能力要求较高的活动,不仅要进行资料的收集、整理、收发、登记、传阅、转送和归档,还要准确的掌握档案资料的运转和走向,因此树立强烈的档案意识是确保档案工作有条不紊运行的前提.

2.4职业道德

职业规范和道德准则是档案员应该具备的根本职业素质,对于档案管理人员来说,应该遵循的首要职业道德是遵守工作纪律,对档案的保密工作要高度重视,其次是坚持档案资料的真实性,杜绝现象的出现,最后是坚持服务群众的基本理念.

3. 提高档案管理人员素质的可行性策略

3.1向档案管理人员灌输档案创新管理理念和意识

信息化水平的提高加速了档案管理工作向信息化管理的转型,档案管理人员为了适应管理需求,应该主动学习电子信息管理技术,并使之应用于实际的档案管理工作之中,建立电子化信息档案,并积极挖掘档案的潜在价值,加强档案管理模式和方法的创新,并将创新理念始终贯穿于档案管理事业的始终.

3.2加强档案管理人员的素质考核和合理调配

激励档案管理人员认真工作的有效手段主要表现在两方面：一方面是建立素质考核机制,严格执行奖惩机制和福利发放机制,从而不断矫正管理员的错误行为,并对积极进取的管理员给与物质和精神奖励；另一方面是加强档案员工作的合理调配,从而使档案员以最佳的状态投入到档案管理工作之中.

3.3建立档案管理人员专业素质培训机制,加强档案员之间的交流学习

要想保证档案管理人员专业素质培训工作的顺利实施,首先要积极开展档案业务管理研讨会、培训班,从而为档案员提供学习交流平台,其次加大档案管理学习资料的资金投入,积极鼓励档案员进行自主学习,从而提高档案员自我教育的主动性,最后积极发挥骨干档案员的标杆带头作用,从而正确引导档案管理人员进行自我评价和自我完善.

4. 结束语

档案管理工作不仅是对历史资料的储备和保存,更是对不同时期资料的归结和整理,因此档案管理员要积极搜集各个时期的档案资料,不断同步更新档案信息,从而实现档案信息管理的时代化,发挥档案资料的时效价值和知识价值.