现代化档案管理

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摘 要：档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会的重要工作.档案管理是一门严谨的科学,档案价值的实现取决于如何有效地利用它为政治、经济、文化以及社会各项事业提供信息服务,让“死档案”变成“活信息”.本文就当前我国高等专科学校档案管理存在的问题及对策进行了思考,对社会主义各项事业的建设具有十分重要的指导意义.

关 键 词 ：档案；现代化；管理

1.档案管理存在的问题

1.1 档案管理手段落后.目前,我国的档案管理还比较落后,很多档案管理部门没有电脑等现代化管理设备对信息进行集中存储处理,就连起码的分类装订、防火、防蛀的设施也不具备.管理人员还是依靠手工方式和原始手段完成档案的装订保管工作,这不但费时费力,效力低下,而且影响到档案的长期安全保存和迅捷方便使用.因此,档案管理工作要向现代化管理迈进,是当务之急的一项改革.

1.2 管理从业人员素质不高.目前,我国专科学校档案管理的工作人员普遍素质比较低,大多数以前都不是学档案管理的,没有高学历,对自身工作的认识也不够,有“做一天和尚撞一天钟”的思想,缺乏学习本职工作的积极性,创新更无从谈起.有的工作人员就是高等专科学校为了吸引或留住人才而解决的教授、博士的配偶和子弟,有的甚至是校外聘用的临时工,专业人才相当匮乏.档案管理还是过去计划经济体制下的工作的延续,相对比较呆板,没有活力,领导也不是很重视,导致高等专科学校档案管理工作停滞不前,阻碍了高等专科学校档案事业的发展.

1.3 对档案工作重视不够.这个问题普遍存在,领导和教职工的档案意识都比较淡薄.例如：形成的材料处室上交不及时,造成年度立卷归档工作不能按时完成,以及材料收集不齐全,分散在处、组、室甚至个人的手中,都严重影响了学校档案的系统性和完整性.

1.4 资源不足和浪费.盲目追求“小而全”“大而全”,以藏为主,重藏轻用,被动服务,各自攻破,封闭自导,势必造成档案文献资源的极大浪费.档案馆虽然收藏有学校文献资源,但是不可能把所有的文献资源收藏齐全.人们至今仍然会感到馆藏资源的不足.单凭本馆馆藏难以满足用户的信息需求.

2.进一步强化档案意识,妥善确立档案工作目标

2.1 强化档案意识,规范档案管理.档案文件材料未能及时清理归档的重要原因是部分档案工作领导及档案管理人员思想重视不足,因此,应将强化档案意识作为搞好档案工作的前提.因为就档案工作而言,文件材料的收集工作是最为基础的工作,它有赖于各部门的配合与全员的支持.学校应通过档案法律、法规的学习与宣传,增强各级领导和广大教职员工的档案意识,使之充分认识到档案是党和国家的宝贵财富,是社会各项事业得以延续和发展的重要条件,是不可再生和替代的信息资源.每位教职工都必须按照《档案法》的要求,维护档案的完整与安全,从而使并校前散存于各部门或个人手中的一些有重要保存价值的文件材料及时归档.同时,要针对各校档案管理方式、方法不尽相同的问题,及时调研,确定整齐划一的档案管理方法,便于档案的集中保管、利用,以形成档案工作的良性循环.

2.2 增强档案意识,建立高等专科学校档案领导体制.档案工作首先要得到学校领导的高度重视,把档案工作列入学校工作的议事日程,深入持久地组织好《档案法》学习与宣传活动.结合实际,领导带头学,做贯彻落实《档案法》的带头人,通过学习与广泛宣传,使教职工能增强档案意识,形成人人重视档案,支持档案并自觉地维护学校档案工作.建立相应的档案工作领导体制以及与学校整体发展相适应的档案工作机构.

2.3 以档案管理者为本是做好档案工作的关键.在知识经济时代,知识和人才是发展的关键要素.面对快速发展、充满竞争的社会,要保持档案事业持续发展,档案管理者队伍建设至关重要.档案管理者在档案的接收、管理、提供服务、信息开发等方面都担任着重要角色.档案管理者不仅是档案信息库的建造者和维护者,更是档案信息资源和利用者之间的桥梁和纽带,是高质量档案信息产品的设计者、操作者.因此,具有高素质和创新整理精神的档案管理者是档案事业蓬勃发展的基本保证.要以人为本,为档案管理者的学习、培训、工作、生活创造条件,给他们更多的关心,做到以“事业留人、感情留人、适当的待遇留人”,积极创造有利于档案管理者成长的良好环境.要引进年轻、高学历的专门人才从事档案管理工作,改变了过去档案管理者队伍学历低、年龄偏大的局面.

3.结 语

总之,档案是历史的见证,是人类活动的记录,更是认识和把握客观规律的重要依据,由此可见,学校档案管理是学校工作的保障和依据,具有重要意义.当今时代,机遇和挑战并存,若不能及时把握机遇,发展的希望便会失之交臂.因此,高等专科学校档案工作应面对改革的新形势,立足并校后的现实状况,采取有效措施,促进档案工作新的发展.