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【摘 要】计算机是一种数据处理效率高、强度大的现代化处理工具,它对数据首要要求就是计算机的原始输入数据必须准确、真实、科学,不然输入的就是垃圾数据和信息,输出的信息与数据也不会有任何利用价值.因此,利用计算机进行档案管理的前提就是要做好数据、信息收集、整理和著录等基础性工作,为现代化档案管理奠定基础.
【关 键 词 】档案管理；数据处理；规范化
前言
为了更好的完成档案管理工作,实现现代化档案管理建设,我们首先应从基础工作抓起,奠定良好的工作基础,才能为我国档案管理工作的长期可持续发展奠定扎实的工作基础.本文主要从档案管理的基础工作进行深入的分析,并根据其工作中的不足予以补充和加强,借此不断提高我国档案管理工作的质量和效率.
1.档案管理的基础工作中的具体问题分析
就当前我国档案管理现状而言,我国档案馆以内容庞杂、数量繁多的卷宗为主,这样查阅资料极为困难：耗费时间长、时间跨度较大.由于长期处于封闭式档案管理状态,所以一直以来档案管理工作仅以保管不丢失为原则,另外各个时期档案整理规格、要求各不相同,因此造成了档案基础较差、计算机管理适应能力较差的现象.其中存在主要问题总结如下：
第一,未建立明确的档案档号、目录号,经常出现一卷多册的现象.
第二,未制定规范的案卷标题,标题基本要素缺乏或不能反映其主题内容,并且很多案卷没有标题的现象也是极为普遍的.
第三,由于案卷目录,因此许多未涵盖在案卷标题中的内容难以被检索到,且无法得到有效的利用.
第四,案卷中未标示页码的现象也极为普遍,若是使用中发生掉页和缺页也不易被发现.
第五,存在较为严重的组卷混乱的现象,有时按照职能部门的管辖权限组卷、有时按照时间或文种等组卷.
第六,卷宗厚薄差异较大,有的一两页纸一卷、也有几百页纸一卷的.综合性档案馆的建馆时间越长,档案积累也就越丰富,类似的问题也就越发严重.根据上述问题分析我国的综合性档案馆可发现,我国尚不具备建设计算机档案管理的条件,我们应逐渐加快档案基础工作的科学管理水平,逐一解决上述问题.
2.采用规范化和标准化的档案工作方法、程序,提升档案
管理的基础水平
根据多年工作检验和科学的观念中可知,必须从工作程序和方法的规范化、标准化来逐步提高我国的档案管理水平,我们今后也应严格遵循科学方法和规范的程序执行档案的整理的收集、整理和鉴定、著录以及保管等环节档案管理工作.
2.1实行案卷的全面普查,精益求精
进行案卷的全面普查,去其糟粕,取其精华,这是档案管理规范化和标准化首要步骤.通常由于综合性档案馆长期未进行档案全面清查、移交单位对保管期限划分不准,因此常会有无查考价值和重份文件存在.我们要将这些无用文件剔出才能避免计算机管理低效率和重复现象的出现,提高档案管理的有效性、提升档案管理工作质量和效率.
2.2案卷的重新组合、及其规范化
对于内容过于混杂和组卷过重的案卷,重新进行档案整理、组卷.尽可量的坚持将那些存在相互联系的文件组合起来,这是案卷重新组卷应坚持的原则.并且对于那些无案卷目录、页码、标题不清或无标题的案卷进行重新整理、填写,使卷宗更加规范.优化馆藏、实现对档案的科学化保管、进一步提升档案计算机管理利用效率.
2.3将著录工作与本馆实际相结合
为了实现现代化的档案管理,案卷著录比不可少,同时著录工作也是计算机管理中的一项重要基础工作,它将会直接影响到计算机信息和数据输入的准确性,它是档案管理重要的前期工作.我国1986年所颁布的《档案著录规则》就是使著录工作规范的根本依据.在条件各不相同的档案馆自身条件的限制下、且技术要求不断提高的情况下,档案馆应按照相关《规则》来规范自身档案管理,并将其与自身实际情况和计算机技术管理要求相结合,制定出适宜本馆的著录细则.
2.4保障档案检索查全率、统一分类号
建立计算机档案检索的主要目的就是为了人们的档案检索需求,这也是实行计算机档案管理的优势.为了确保完整性的档案检索,我们应当根据我国的档案分类法制定出适宜的档案检索实施细则.加强档案分类过程中的校审力度,及时校验纠正档案分类人员错误.统一档案人员工作标准和认识,实现档案的规范化、标准化管理.
2.5提高检索查准率、规范题名
只有完善档案分类号才能使检索查全率得到保证,进一步保证档案检索查全率.而单单依靠检索查全率是远远不够的,同时还应保证检索查准率.所以必须在著录时进行档案的统一规范题名.而规范题名必须要抓住题名的要点和原则,也就是要避免出现文不对题、内容混淆以及计算机识别不清等情况的发生.例如将要题名的文种、事由和责任者等填写完整.若无完整的题名要素,就应将其补齐,而对于题名冗长的就应删除多余赘词.同时也应将影响检索准确率的文种统一文种.并利用计算机的独特功能将关 键 词 项中的时间、地点和人名实行分别著录,为日后的检索工具的制作奠定基础.
3.加快现代化档案管理建设进程,做好数据准备
计算机的数据准备工作是档案基础工作中一项重要工程,而建馆历史悠久综合性档案馆,其馆藏较为丰富,案卷著录工作量较大、工作极为复杂.因此必要要建立一套完整、科学且规范的工作方法及程序,避免因数据准备不足而造成的现代化档案管理工作进程缓慢、计算机数据无法录入的现象.抓好档案管理著录“多”、“快”、“好”工作要点.
3.1明确工作重心
为了充分发挥档案对社会作用,使其为社会所用,这就是实施档案管理的目的之一,而利用计算机进行管理档案则可以有效提高档案利用率.在综合性档案馆中推进计算机管理则应按照卷宗内容价值大小、重要程度、开放程度和利用率的高低,对于那些社会利用率较高、核心档案实施优先整理.从而促进现代化档案管理工作的社会利用率和计算机化进程.
3.2实施分级次著录整理
按照三个层次实施档案著录整理,对于一些查考价值不高或反映问题单一的档案实行著录整理,对组合级文件等实施分级著录.以准确完整的揭示档案特征和主题内容,节省档案管理工作人力、财力和时间.
3.3对档案进行分门别类,利用原基础档案
档案基础好的案卷,只要在此基础上对案卷实施分门别类的管理、著录,并利用计算机程序进行案卷目录的直接录入、给予其统一分类号,从而减少档案著录的速度.
结束语
良好的档案管理基础,是建设现代化档案管理的基础.只有做好档案的收集、整理、著录等基础性工作,才有建设现代化档案管理的必要,才能更好的实现档案管理,充分发挥档案作用,为社会提供更好的服务.