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[关 键 词 ]档案管理基础工作；问题；重要性
一、档案管理基础工作存在的主要问题分析
我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢
哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢?芽总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面.主要问题集中反映在以下几个方面：
一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多.
二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍.
三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用.
四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现.
五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的.
二、实行标准化、规范化,提高档案管理基础工作水平
从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作.
(一)全面普查案卷,去糟取精
这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作.因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况.
(二)重新组合案卷实现案卷规范化
将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷.重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起.在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范.重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率.
(三)统一分类号保证检索查全率
计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要.为了确保检索的完整性我们在分类过程中,首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则.例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“Ｊ”类然后再根据每一文件具体特征辅以关 键 词 标识加以区分.另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误.并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理.
(四)规范题名保证检索查准率
档案的分类号保证了检索查全率,题名准确才能保证检索的查准率.但仅保证查全率是不行的,还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名.我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生.如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素.我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种,必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整.如果题名要素不完整.则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词.还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率.所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用.
三、加快数据准备推进档案现代化管理进程
在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度.在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果.
(一)分清轻重缓急,循序渐进
档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率.综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理.这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率.
(二)分级次著录,省时省力
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录.这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率.
（编辑/惠霞）