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1.档案管理现代化过程中存在的问题分析
一是档案管理理念滞后.虽然已经看到信息时代档案管理现代化的重要性和迫切性,但难以将理念的改变转变为实际的举动,“重藏轻用”、封闭狭隘的管理方法仍普遍存在,管理理念严重滞后.伴随着各种信息技术的广泛和充分利用,档案管理工作内容发生了巨大变化,呈现出许多不同于传统档案管理的新特点,如档案信息载体的多样化及档案信息的数字化等,对档案管理工作提出了更高的要求.
二是档案管理人员队伍建设缓慢,专业技术人员整体素质不高,直接影响档案管理现代化的实现.档案管理技术和手法落后,管理效率低.
2.推进档案管理现代化的对策分析
2.1 重视档案管理的现代化.从档案管理自身发展的角度来看,档案管理的现代化是我国档案事业当前及未来较长一段时间的必然趋势和实现档案事业持续健康发展的需求；从组织发展的角度来看,档案管理的现代化不仅大大拓宽了档案工作原有的服务领域,信息存储量得以大大提升,对全面有效把握国际国内变化情况,了解过去、现在及有效预测未来能够提供更为及时、全面、真实及准确的信息资料.同时,也更有助于档案信息的开发和综合利用,为组织的发展提供良好的信息支持.因此,在重新审视档案工作的同时,要提高对档案管理现代化建设的重视程度.
2.2 夯实档案管理基础性工作.档案管理现代化的集中表现为现代档案管理手段与工具的科学与广泛应用.但另一方面信息技术在档案管理中的高效率是基于标准、规范的档案管理的基础性工作,只有进一步夯实基础,实现档案工作的标准化和规范化运作,才能为先进管理技术的应用奠定良好的基础,从而真正地实现档案管理现代化.参照国家档案管理规定,结合组织内部实际情况,科学地制定、贯彻与修订、完善档案工作的各项标准,使档案工作有科学的统一标准和依据.进一步完善档案管理工作的一整套规范化和科学化的工作程序与方法的管理体系,保证档案管理工作的开展有据可依、有章可循.
2.3 档案管理理念的现代化.档案管理本身经历了从简单到复杂的过程,从其自身发展的规律来看,档案管理的现代化既是管理技术的现代化,更是管理理念的现代化及管理机制的现代化.因此,要准确定位档案管理的现代化建设目标,即以先进的管理理念、机制及技术为支持的管理环境,从而更能有效地发挥档案管理的经济效益与社会效益.
2.4 档案管理技术手段的现代化.档案管理的自动化建设已经取得了一定的成效,但要特别关注几个方面.一是,在档案管理中加大和提高对先进技术设备的使用力度,实现档案载体的新型化和现代化.如利用计算机技术进行辅助立卷,实现传统档案信息的搜集、处理、存储、发布和利用等各个环节的数字化操作.二是,档案管理的最终目的在于为相关人员提供信息服务,因此,在进一步完善档案目录数据库和内容数据库的同时,加大档案网络建设、MIS开发等档案基础平台的建设,并最终形成和实现档案信息共享的技术支撑平台,从而真正有效地提高档案信息服务与利用的社会化、网络化程度,方便档案服务对象对于信息咨询、检索查询和使用等,以更好发挥档案管理工作的实质效果.
2.5 档案管理人员的现代化.档案管理人员要积极承担起促进档案管理现代化工作的角色和责任,尤其是对于档案管理新技术、手段的认识与掌握,努力创新提高工作质量.从组织层面来看,要更加重视档案人员队伍的建设,包括建立健全激励机制；加大人才引进力度；加大培训投入,做好培训的整体规划等.
2.6 档案保护的现代化.当前随着档案管理现代化,尤其是档案管理的现代化和自动化的实现,对于档案保护提出了新要求,除继续加强档案库房、设施设备、档案载体等的保护,要针对新型载体档案的保护,档案信息内容的安全性、完整性等的保护,加大研究与创新的力度,形成有效保护和保管档案载体的方法与手段,进一步强化档案管理现代化的成果.
（作者单位：郑州市农林科学研究所 来稿日期：2012-02-13）