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【摘 要】现代科学技术的飞速发展,对档案管理工作产生重大影响,这既是挑战,也是机遇,档案管理现代化势在必行,我们要迎接挑战,抓住机遇,在现有基础上,积极采用先进的科学技术手段,努力实现档案管理现代化.
【关 键 词 】档案,管理,现代化
档案管理现代化是档案事业不断发展、不断创新、不断实现的过程,是新时期档案事业发展的必然趋势,也是档案事业快速发展的必由之路.推动档案管理现代化,必须建立新的管理机制和管理体系,以适应持续、全面发展的需要.现阶段档案管理现代化的内涵应包括：档案管理观念现代化、档案瓷源信息化、档案管理标准化、档案利用现代化、档案干部队伍现代化等方面.
1．档案管理观念现代化
档案管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂.没有档案管理观念现代化,即使有一流的档案保护和管理设施,也无法解决档案管理观念滞后性与档案管理发展的先进性之间的矛盾,更不可能在根深蒂固的传统档案管理观念的基础上构筑档案管理现代化的大厦.
现代化的档案管理,必须以创新的思想和观念来开展.与档案管理现代化相对应的是传统手工管理模式.两者的不同在于：一是管理对象及其特点不同,纸质档案是传统档案管理的主体,其信息与载体不可分割；而档案管理现代化,其对象更多的是数据化形式的档案,具有可共享、动态、易控、可变、依赖等新型载体的特征.二是管理模式的不同,传统的档案管理是手工管理模式,包括收集、整理、鉴定、编目、排架、统计和提供利用等环节；现代化的档案管理以智能化的计算机管理为主,工作环节以监控信息为核心.实现档案管理现代化,就是要改变档案管理模式,改变保守的思想观念,对档案利用手段进行变革,促进馆藏档案信息资源的开发利用,树立档案馆对外服务的新形象,使档案馆工作由传统管理向现代化管理迈进,提高档案现代化管理的整体水平.
2．档案资源信息化
档案资源信息化作为信息技术在档案管理领域的创新实践,是档案资源和档案各项管理过程,通过信息系统加工和计算机网络的传输,实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用,实现档案信息资源的社会共享.
档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行,档案中蕴藏的丰富信息将在各个领域中发挥不可替代的作用．因此,加强档案信息化建设,是新时期档案管理现代化的核心内容,是档案事业适应时代和社会发展,加速档案管理现代化的客观要求.一是档案信息资源建设,将现行的电子文件通过逻辑归档方式收集和处理,将现行的纸质文件通过扫描电子化,将传统馆藏档案进行全文数字化处理,通过数字化、网络化技术手段,按照档案分类原则,建立起各级各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库.二是档案基础平台建设,包括档案网络建设和管理系统开发利用,建立档案信息资源共事的技术支撑平台,对档案信息资源进行数字化管理和提供利用,使档案管理模式发生转变,从以档案实体保管和利用为重点,转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心,从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化,实现档案信息资源传输的共享化.
3．档案管理标准化
档案管理标准化,是实现档案管理现代化的重要前提.积极推行档案管理标准化,是档案馆的重点工作,档案管理现代化,是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的.在信息时代,信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准与规范.如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资料的共享等,都需要通过制定和建立各类档案管理标准,并形成档案管理标准体系.国家已颁布的标准《CDA电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》是CDA电子文件收集、归档与利用的统一规范,《电子文件归档与管理规范》是电子文件归档、管理及安全有效利用的规范．
档案著录标引工作,是实现档案管理现代化的必备条件.档案的著录标引是应用计算机技术的前期处理工作,著录标引的质量和数量,直接影响计算机管理系统是否实用．因此,在著录标引工作中,要坚持著录与标引的标准化,为档案检索的自动化打下扎实的基础.档案管理现代化,对档案管理提出了更高的要求,加强传统技术的改造和手工操作的规范化、标准化,有利于加速档案管理现代化.因此,我们既要积极引进现代化新技术,也要重视传统技术的研究和改造,对其不断改进,使传统技术与现代化技术有机地结合起来,既要抓紧开展档案现代化管理工作,也要大力做好档案管理各个环节手工操作的规范化、标准化,以顺利实现向档案现代化管理的转变,确保档案管理现代化各项工作的有效实现.
4.档案利用现代化
保管档案的目的在于利用.随着档案管理信息化的发展,以数字化、网络化手段提供优质高效的档案信息服务,已经成为档案工作的方向和重点,在实现档案管理现代化的情况下,电子计算机技术、现代通讯和网络技术的应用,将逐步突破档案馆与利用者之间的严格界限,改变档案馆坐等上门,被动提供利用服务的现状.利用档案网站宣传档案界的最新动态,公布已开放档案的全文数据、目录索引及政府公开的现行文件,使网上查阅档案变为现实,提供多层次、全方位的服务,使档案馆的利用者范围不断扩大．未来的档案馆是一种以电子计算机和通讯网络联系起来的档案馆的集合.使档案馆走出自我封闭,从有限开放到全面开放,为社会各界提供快捷、准确的档案信息服务.同时档案网站也将成为宣传档案、认识档案的一个窗口,增强全社会的档案意识.可见档案利用现代化将是档案管理现代化的最终目的.
5．档案干部队伍现代化
现代化的管理需要现代化的人才,现代科学技术手段和先进科学管理方法的掌握和应用,人是决定因素.在档案管理现代化的进程中,档案人员不仅具备吃苦耐劳、甘于奉献、全心全意为人民服务的优良品质,还应具备工作所需的智力、知识结构及现代化管理能力.
档案管理现代化,既要有”硬件”的投入及及“软件”的开发,更重要的是要有一支多方面专业人才组成的现代化干部队伍.随着计算机等现代技术的应用,提高档案干部现代化素质已成为档案管理现代化的重要内容.为逐步实现档案管理现代化,贮备具有现代化科学理论和操作技能的专业人才,在业务知识、科技知识和管理能力等方面都对档案工作人员提出了新的更高的要求.因此我们应从档案馆工作的实际情况出发,采取有力措施,尽快培养和建立起一支适应现代化管理的档案干部队伍,一方面,要使广大档案工作人员通过学习现代化技术的实践进行知识更新；另一方面,要引进掌握现代科技人才,充实档案干部队伍,加强对档案现代化管理问题的研究和探索,以加快现代化管理队伍的建设.
档案工作的性质决定了档案工作者既是专业型人才,又是管理型人才,只有拥有一批具有高素质的新型档寨人才队伍,档案事业才能不断兴旺发达.因此,培养一批具有较高综合业务素质的人才是十分重要的.