加强档案管理现代化,促进高速公路现代化养护管理

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摘 要：高速公路建成通行后要进行有效管理,必须建立高质量的长期的高速公路建设与管理的档案.高速公路的档案管理成为企业现代化管理的重中之重.本文结合实际经验,谈谈加强档案管理的若干问题.认为加强档案管理应注重资料的收集与整理；注重管理人员素质的提高,从促进管理功能利用性、管理手段科技化和服务手段多样化出发,做好档案管理工作,更好的为高速公路企业的发展服务.

关 键 词 ：档案管理；促进现代化管理

改革开放以来,高速公路的建设对社会经济的发展起到了极大的推动作用.高速公路项目投资额大、交通流量大、车速快、安全要求和质量要求严格,而后期养护管理成本较高,在制定养护计划中要对建设期和前期养护形成的科技档案材料多次反复利用,公路的档案管理在企业的发展中的作用绝对不可轻视.随着现代企业发展模式的不断转变,对于企业的档案发展提出了更多新的要求.档案管理与企业管理的现代化、科学化相辅相成.加强档案管理是促进企业发展的重要手段,本文从高速公路的建设和养护管理的实际出发,谈谈加强档案管理的若干思路.

1.档案管理在高速公路管理中的重要意义

1 档案管理是企业管理的基础和保证.企业经营要借鉴历史以确保企业发展的连续性,档案管理部门保存着企业的各门类档案,能够为养护管理、为企业的发展提供数字依据.

高速公路养护管理的质量影响着道路通行的质量,影响企业的形象,进而影响企业的效益.好的路,交通畅顺,为大家赞扬,车主乐于选择；差的路,被老百姓骂为豆腐渣工程,被社会唾弃,通行效率低下.而要保持好路,则要不断进行养护和改造,而好的措施,必须精确地了解和掌握高速公路在建设期的情况和高速公路前期养护的情况,高速公路的线路走向、各路段、路层路基的结构的情况,使用的材料,施工机械和方式、特别是对特殊地段、特殊结构物的特点、技术特点等情况,要做到心中有数；对于以计算机技术为基础的交通工程改造和养护,也要充分了解掌握情况,做到有的放矢,制定和实施有效的措施,方可节省每期的养护成本、提高效率.而项目建设的情况与养护的变更等信息资料的建立和更新,这些工作需要档案部门在项目初期至以后的时期,都要跟踪和建立完整的、长期的基础资料和信息资源,以保证上述工作及其他企业管理工作顺利进行.

2 档案是企业实力的体现.档案工作是一项系统、全面的工作,它是企业管理系统中的重要组成部分.企业档案包括企业生产经营活动中的各类凭证、报表、图纸、文件和原始记录等,记录着项目的实施、延续和发展、见证了企业发展的历史,是企业重要的信息资源；档案还能帮助企业解决各类疑难问题,如分析桥梁病害、路面裂缝、路基下沉产生的原因,提出解决的办法.另外技术人员的使用培训、干部的提拔,都需要从档案中查找其以往的资料提供佐证.企业历年取得的业绩、奖励的记载,也成了企业树立自身形象、激励职工向上的动力证明.所以,资料齐全、记载全面、查阅方便、形象清新、使人一目了然,是企业自信和具有实力的表现.

3 作为一种信息资源,档案能直接和间接为企业创造效益.高速公路建设和运营后,由于时间的推移,材料老化,车辆车辙、公路的病害将不断增加；也由于人们对公路安全性、舒适性的不断提高,需要对高速公路进行更新改造,以适应社会的需要.利用档案资料能系统地分析公路病害产生的原因,提出最可靠和有效的解决的办法,避免造成资料浪费；利用档案资料能对症下药,合理地开发和推广使用各种相关的新技术、新产品、新材料、新设备,以提高公路养护的手段和效率,提高高速公路路面性能.所以档案能直接或间接为企业创造社会经济效益.

2.对管理人员的要求

高速公路在社会经济发展和市民出行中要求较高,前面已经谈过高速公路档案管理的质量影响着道路通行的质量,影响企业的形象,进而影响企业的效益.而档案人员业务素质和能力水平的高低,决定着企业档案管理的优劣.因此档案管理人员应加强自身的素质修养,提高自身水平,从而推进档案管理的质量.提高档案管理对人员素质具体可从以下方面进行：

2.1 注重理论知识与操作技能的学习

目前我们处在信息时代,企业档案工作的主要内容和服务对象较广,需要知识更新.高速公路档案管理涉及力学、材料、机械、气象、水文、电子技术、企业管理等多学科,档案管理人员应有良好的档案专业知识和技能,应掌握自然科学、社会科学,公路专业、企业管理等多学科的知识,掌握网路信息技术及操作技能,不断调整知识结构、扩大自己的知识面,提高专业化、现代化水平,提高档案管理水平.档案管理人员还应向他人学习,学习他人的好经验好方法,取长补短,拓宽视觉,提高自己的专业水平,做好档案管理工作.以适应高速公路养护及企业管理工作众多专业的需求.

2.2 了解并关注企业的主要工作内容和发展趋势

档案为企业的生存和发展提供信息依据,档案管理人员对于企业的生产经营和科研活动应及时关注,了解并熟悉企业的基本业务内容和需求,弄清企业的发展方向和趋势,了解并关注高速公路相关专业技术的发展,主动提供相关的档案信息服务.

2.3 了解并关注档案专业技术的发展趋势

档案工作要有的放矢,档案管理人员要针对本单位的实际,通过不断学习、研究、创新档案管理的新技术、新设备、新方法,提高管理水平,使本单位人员能更多、更好、更便捷地利用档案的资料,以提高档案信息的资源开发和利用能力.

3.强化档案管理的方式

3.1 加强档案管理人员素质的提高

通过培训、引进、出省出国进修、座谈交流等多方面的手段,提高档案管理人员的基础知识、业务知识和管理水平,使本单位档案管理的设备水平和技术水平与国际接轨,从而提高档案的现代化管理水平.

3.2 促进管理功能向利用型转变

建好、管好档案,保证档案安全是档案工作的基本要求.档案管理的目的是为了利用,在利用中才能体现其价值.档案管理应善于从“死档案”中找到有利用价值的信息资源,充分挖掘其潜在价值,推动其在企业发展中的积极作用.如档案管理应围绕推动科学发展、技术进步、企业文化大发展、大繁荣发挥自身优势,积极提供文化资源服务.主动参与到有关企业专项技术研究、课题讲座、文化项目建设、文化展览活动等活动中,当好主力军. 3.3 促进管理手段向科技型转变

随着科学技术发展,企业管理正在向现代化和科学化的发展,档案管理技术也从传统的实体、纸质档案管理向数字化档案管理发展,从而将面对面的服务,转变成以网络化服务为主.因此,企业档案管理必须强化科技意识,重视档案管理的数字化、信息化建设,改变传统的工作模式和载体手段,运用现代信息技术提高档案管理的科技含量.加强数字信息资源建设,坚持“以开发保服务,以服务促利用”的原则,围绕方便查询,提高利用效果的目标,积极探索并推进管理技术的创新,注重相关软件的开发和应用,建立技术先进、功能完备的档案信息综合管理系统、服务系统和检索系统.要将网络建设安全管理与新技术同时进行,积极维护网络信息安全,做到安全保密与方便利用的统一.要开发和应用新技术、新设备,强化档案的收集整理、编纂、保管、查阅、使用,要从传统手工方式向数字化、网络化转化；从一维向多维转化,从低效的简单人为方式向标准化、程序化和高质量、高效率的管理与服务发展,从而提高使用的质量和效率.

3.4 促进档案服务手段的多样化

档案服务应围绕着企业生产经营、改革发展等重大问题,主动有针对性地提供服务,可以采用超前服务、跟踪服务和现场服务等方式.档案工作者应随时了解企业档案需求者的需求趋势,将他们所需的档案材料及时送递过去,做到服务的针对性和超前性；根据企业发展的需要和年度专项工程的计划,主动接触相关人员,进行信息沟通,有针对性的搜集、提供相关的技术和经济资料等.要加强档案的深层开发工作,为企业的领导决策提供可靠依据.要积极参与高速公路项目活动的交流,搜集高速公路建设、管理、养护中的最新的新技术、新设备、新材料,建立新的档案资料,更好地为本企业提供优质服务.

4.档案管理现代化对高速公路的现代化管理的重要性

路通财通,高速公路在社会经济发展中举足轻重；随着社会经济发展,市民出行要求更高,需要更舒适、更安全的通行条件；高速公路项目投资额大、交通流量大、技术要求高,后期养护成本较高；高速公路在建设中,特别是桥梁、隧道、路基,大量的数据埋藏在地表以下,交通工程三大组成部份的收费-通讯-监控系统更是以计算机技术为基础的隐蔽工程,其底层数据和编码系统深不可测；这些都需要对建设期和营运期养护管理的档案材料需要多次反复地使用,没有档案资料的支撑,要做好高速公路的现代化管理几无可能.从广深、广佛、广珠东、虎门等多个效益较好的高速公路项目中证明,档案管理好的,高速公路的管理就好,效益就高；反之,一些对档案管理不重视、手段落后的企业,效益就比较差.高速公路档案管理的质量影响着道路通行的质量,影响企业的形象,进而影响企业的效益.档案管理与企业管理的现代化、科学化相辅相成.加强档案管理是促进企业发展的重要手段,档案管理在高速公路的发展中的作用是重中之重.一条高速公路的建设和发展的经验与教训对以后的项目建设发展也有重要的借鉴作用.因此,有好的档案管理,会有好的高速公路现代化管理.档案管理现代化对高速公路的现代化管理有十分重要的作用.

5.小结

高速公路管理与一般企业管理明显不同,高速公路在建成后,大量的数据埋藏在人们的视线以下；高速公路后期的养护管理任务繁重,费用较高,档案管理能直接或间接为企业创造效益,档案管理突显其重要性.因而加强档案现代化管理,注重基础资料的收集整理,注重档案管理人员的培养使用、注重档案管理新技术开发利用,对实现高速公路管理的现代化管理,对推动企业的发展中有着十分重要的作用.