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中图分类号：C96文献标识码：A文章编号：1009-914x（2014）09-01-01
迄今为止的社会现实表明：档案是一种最真实、最可靠、最具权威性与凭证性的原生性固化信息,从根本上体现着信息的确定性与可靠性.档案具有社会性、历史性、确定性和原始记录性,而原始记录性是档案的本质特征.高校档案是学校历史的真实记录,是高校教育工作的重要环节,同时也是国家档案事业的重要组成部分,在学校发展中起着重要作用.国家教委文件指出：“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一.”“必须加强对档案工作的领导,把档案工作纳入学校的整体发展规划之中.”广播电视大学（以下简称“电大”）作为一种通过远程教育为手段的成人高校,其档案的管理又有着与全日制高校不尽相同方式方法,这就要求电大系统档案管理员有着特殊的素质.
电大自成立以来主要经历了三个不同的时期.在第一个五年的创立时期中,电大以开展成人学历补偿教育为主要任务,开办电大成人班,为在“”十年间失去接受高等教育机会的大批知识青年,提供了宝贵的学习机会.第二、三个五年的发展初级阶段,主要举办成人高等专科教育,发展为既举办高等专科教育,又举办广播电视中专教育,还开展以岗位培训为主的大学后继续教育、职业教育、行业培训等等.在随后的改革探索时期（第四个五年）,电大进行了“注册视听生”教育试点.因为电大发展经历的曲折,其档案的管理有着相当的难度,亟待规范化管理.
一、目前电大系统档案管理工作中存在的主要问题
1、思想观念陈旧,管理意识淡薄,对档案管理的认识不足.当前电大系统档案管理部门普遍对于档案管理工作的重要性认识不足,缺乏系统的认识和理性的思考,忽视了档案信息资源的开发和利用.许多珍贵的、利用价值很高的档案材料常年被束之高阁、无人问津,不能发挥其应有的作用,这就造成了资源的极大浪费.其实,成人教育作为高等教育的一种尝试,在各种教学、教研、学生活动中,形成了许多有价值的文件资料.
2、机构设置不够健全,人员专业化程度不高.大多数电大的系、部、处室没有专职档案资料管理人员,多数是教学秘书或行政秘书兼任,他们既有日常教学行政事务性工作,又要收集、整理、归档、保存档案等.有的甚至是归档时才随便抓人或频繁换人,由于这些人员业务不熟悉,给各类档案的收集、整理、归档带来了不良影响.有的虽然建立了档案室或资料室,配有专职或档案员,但档案管理职责不明确,导致实际工作中出现集中管理档案难、归档难、开发利用难等被动局面,也影响了整个学校的档案管理.
3、档案信息缺少开放性,缺乏服务功能.成人高等教育在整个高等教育甚至是国民经济发展中所占的地位日渐提高.高校档案开放式的网络化管理和服务便日渐成为广大利用者的强烈要求.然而一些电大由于对档案信息的开发利用价值认识不足,档案管理归类工作常常在半封闭的系统中进行,形成了与高校其他部门相对隔绝的状态,这就失去了互相借鉴与交流的机会.缺乏对信息资源的开发和利用,不能把握信息开发和服务的实效性,这就难以形成信息资源开发和服务功能的多元化,也就没有档案管理者和信息需求者之间的良好互动.
二、加强电大系统教育档案管理工作的基本对策.
1、提高成人教育工作者的档案意识,是做好档案管理工作的基础.为使成人高校教学档案管理主动适应新形势的发展,必须树立正确的教学档案管理理念.首先要大力宣传和贯彻《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》,增强档案工作者的档案意识.其次要明确档案开发和利用工作的服务方向和服务思想,明确教学档案管理工作的内容,充分认识到搞好教学档案管理工作对提高教学质量、促进教学改革的重要地位和作用,重视教学文件资料的平时积累,杜绝敷衍了事做表面文章应付检查等错误做法.同时,教学档案资源的收集整理、建档、归档、合理开发与利用是一个滚动发展、循序渐进的过程,需要学校上至领导下至各处室、各教学点、各教职工的共同支持和配合.如果大家都有强烈的档案意识,能自觉积极、主动地将在教学及教学管理过程中形成的文件材料按时上交归档,就为管好用好教学档案打下良好的基础.
2、档案管理人员必须加强自身修养,不断提高自身业务水平.随着数字化、网络化的不断深入,档案本身也发生了转变.首先档案本身在数字化的冲击下,其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型（电子档案）.档案管理模式也从传统手工模式不断发展,历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式,并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化.以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整,档案管理人员要努力成为新型的复合型人才：一方面,熟悉档案业务工作的各个环节和各门类档案、各种载体档案的管理方法；另一方面,能掌握档案网络化的新知识,熟练运用计算机技术,并将之运用到实际的档案管理工作中去；再一方面,不仅懂得社会科学知识,而且懂得自然科学知识,既具有较高的人文素养,又具有较高的创新意识和能力.这是档案管理工作本身的需要,也是时代、社会发展对档案管理工作从业人员的特殊要求.每一位高校的档案管理人员都要朝着这一目标而努力.
【参考文献】
冯惠玲、张缉哲主编：《档案学概论》,北京：中国人民大学出版社,2001年.
孔月吹：《成人高校档案管理存在的主要问题及对策》,《成人教育》,2002年,第189期.
任国玲：《成人高校教学档案管理存在的问题及建议》,《黑龙江省政法管理干部学院学报》,2007年,第4期.
任赞峰：《怎样提高高校档案管理人员素质》,《档案管理》,2006年,第6期.