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[摘 要]以信息化和网络化为代表的新形势给档案管理工作带来了新的挑战,也为档案管理人员素质提出了新的要求.本文在认识面临挑战的基础上,归纳了档案管理人员基本素质要求,并提出提升档案管理人员素质的对策与建议.
[关 键 词]档案管理,人员素质,对策,新形势
随着改革发展的不断深入和信息技术的不断革新,档案管理工作在经济社会发展中的作用日益突出,档案管理专业化、技术化不断增强,这就要求档案管理人员具备更新、更高、更强的能力和素质.
一、档案管理人员面临的挑战
档案管理工作的突出特点是技术更先进、内容更丰富、分工更专业.技术更先进集中体现在档案管理中普遍采用计算机和网络技术,极大地提高了档案管理的效率和效果,内容更丰富主要是由于知识爆炸时代衍生出更多的信息,许多重要信息都纳入了档案管理范围之内,分工更专业意味着档案管理作为一门专业化管理工作,已经在众多单位中得到重视和普及.然而,的档案管理也必然伴随着其自身固有的缺陷和弱点,即保真、保密、保存、保读取等难题.
二、档案管理人员基本素质
1.档案专业工作人员的政治素质.档案专业工作人员必须具备社会上各类专业工作人员所应共同具备的基本政治素质,即坚持四项基本原则,热爱党,热爱社会主义,热爱祖国和人民,坚决执行党和国家的各项法律和各项方针政策,讲道德,守纪律,不为名,不为利,不计较个人利益,有献身精神.由于档案工作具有一定的机密性和较强的政治性,因此,档案专业工作人员尤应具备守口如瓶、严守国家秘密的政治素质.同时,档案工作的服务性特点还特别要求档案专业工作人员应具有良好的为人民服务的精神.
2.档案专业工作人员的专业素质.档案专业工作人员应该安心本职工作,热爱档案事业,有较强的事业心,懂得文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业基本知识,熟悉党和国家有关档案工作的各项法规和方针政策,熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定,熟悉自己所从事的业务工作,能把档案专业法规、政策和档案专业基本知识以及其他专业知识灵活运用于自己的工作实际,熟练完成自己的业务工作.
3.档案专业工作人员的知识素质.档案工作人员必须具有中等以上文化水平,除了掌握档案学基本知识以外,还要掌握与自己所从事的专业工作相近的其他专业知识,例如,档案管理人员应该掌握一定的历史知识、古汉语知识和与档案内容有关的其他专业知识或与业务工作有关的科学技术知识,档案行政管理人员应该掌握一定的领导学、管理学、图书馆学、情报学等知识.只有掌握具备了相关的专业知识,才能更好地从事档案工作.
对档案专业人员的素质要求是由档案工作的性质、任务、目的和内容所决定的.目前,我国有着庞大的档案工作人员队伍,其中不少人还停留在传统的专业知识和观念上,不能运用现代高新技术工具,缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识,这一现状极大地制约了档案工作的创新与发展.因此,如何提高档案工作者的综合素质已成为我们要解决的重要课题.
三、档案管理人员素质提升
档案管理工作整体水平的提高关键在于人才素质的提升,这既是当前档案管理工作的重点,也是实践中的难点,提升档案管理人员素质具体需要从以下几个方面着手.
1.营造良性竞争氛围.以往档案管理工作中最突出的问题就是缺乏竞争,档案管理部门与单位其他部门之间没有对比,档案管理部门内部人员之间没有竞争,这极大地制约了档案管理人员整体素质的提升.因此,必须营造良好的竞争氛围.首先,单位要改变对档案管理部门的认识,树立“档案管理也能出效益”的理念,将其置于与其他部门同等重要的地位,其次,部门内部要建立以“竞争、激励”为核心的文化氛围,引导档案管理人员的思想行为,最后,要制定一系列相关的政策和措施,落实和保障竞争理念的实施.
2.建立完善的激励体系.理论上,激励包含正激励和负激励两个方面,即奖励和惩罚.实践中,激励机制的运行可以极大地促进档案管理人员素质能力的提高.
(1)奖励措施.针对档案管理工作人员的表现,可以制定一系列的奖励措施.例如,对作出创新贡献、业务能力突出等相关人员给予一定的奖励.奖励可采取物质和精神相结合的方式,并充分利用提拔晋升、发放奖金、精神鼓励等具体方法.
(2)惩罚措施.建立以“末位淘汰制”为核心的惩罚体系,对工作不思进取、成绩落后的档案管理人员采取待岗培训、停职停薪、辞退等处罚措施,切实改变以往那种“大锅饭”的平均主义和“鞭打快牛”的错误思想.
3.健全考核评估制度.激励机制的实施必须以公开、公平、客观的考核评估结果作为依据,这就要求健全考核评估制度.
(1)制定考核标准.考核标准从意识、能力、精神三个方面考虑,评价内容细化为服务态度、服务效率、创新成果、安全保密、业务操作、管理水平、学习成效、工作作风等多个项目,广泛征求群众意见,设立相应的评分标准,进行定量和定性评分.
(2)客观的考核.考核过程中,可以考虑采取360度考核策略,即从服务对象、领导、档案管理内部员工、其他部门员工多个角度进行测评,确保评估结果的公正、客观和公平.
4.加强培训学习.培训和学习是提升档案管理人员素质的直接途径,在培训方面:第一,促进培训的经常化、制度化.实践中,许多单位对于档案管理人员缺乏培训,或采取随机培训的方式,这实际上不利于档案管理人员素质的提高.可以考虑将培训工作纳入单位发展规划或年度工作计划,有针对性地开展培训工作,确保实效.第二,培训方式多样化.以往大多采取听报告、讲座的方式,内容枯燥无味,应用性不强.如果能够结合参观访问、实习交流等多种形式,培训的效果将会更加突出.第三,及时检验培训成果.以往都是重视培训组织,轻视效果检查,这难以调动档案管理人员的积极性,因此,必须建立培训后的考试、考察制度,及时巩固培训成果.
在学习方面,要积极营造学习氛围,打造学习型组织.一是要以终身学习为目标,倡导经常学习、时刻学习,二是要全员学习,带动全员参与,提高整体素质,三是要全过程学习,对档案管理工作的整个流程进行深入学习改造,四是要团队学习,促进成员间的互帮互助.此外,单位或部门应该创造一定的学习条件,例如,保证档案管理人员的学习时间,报销一定比例的书费等.同时,还要开展一系列的活动,包括知识竞赛、技能比赛等,调动档案管理人员学习的主动性和积极性.
总之,档案管理工作存在着新的挑战,也对档案管理人员提出了新的素质要求.提高档案管理人员整体素质需要借助于创造良好的竞争氛围,建立科学的激励体系,健全公开、公平的考核评估机制,并加大对员工的培训力度,倡导员工自我学习.□(编辑/刘佳)