高校档案管理人员的素质

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【摘 要】本文就目前高校档案队伍的现状进行分析,找出解决问题的方法,在实施过程中充分发挥人的主观能动性,对高校档案工作者提出了新的要求,提高档案人员的素质,培养档案人才途径作了阐述.

【关 键 词】高校档案管理；对策；综合素质；途径

在学校档案管理中它是记载、传承学校成长和发展的最原始的记录,记载着学校曾经的沧桑和现有的辉煌,是学校的历史、文化的再现,具有传承历史、规划未来,具有权威性价值,因此,在档案的管理中的服务质量及管理水平,完全取决于档案管理人员的素质,因此,对目前档案管理人员存在的问题做如下阐述.

1高校档案工作存在的问题分析

1.1高校档案管理人员队伍不稳定

档案管理是一门学科也是一门专业技术,许多重点大学设置了档案学专业.档案工作是一个多学科、多层次为学校教学、科研服务的学术性机构,但事实上,档案工作在许多人眼里就像库房保管员一样,没有技术含量,长期以来一直处在学校的边缘地带,没有引起重视,从事档案工作者大都是老、弱人员,由于高校人事制度不断改革,再加上档案工作中既复杂又琐碎,长期以来产生职业倦怠,导致不少从事档案工作者以各种理由跳到其他部门.新分来的本科生更不安心档案工作,档案管理人员的频繁更换,导致了档案管理队伍不稳定及综合素质降低.再加上有些领导对档案工作的不重视,使档案管理人员流动性大,业务水平不能提高.

1.2档案人员培训少,无法满足工作要求

在档案管理中由于学校经费问题,也由于领导的不够重视,档案工作管理人员几乎没有培训机会,由于学校对档案人员的培训工作重视不够,致使档案管理人员的业务素质、工作能力、知识面得不到提升.因此,不能适应新的工作要求,只有维持现状更谈不上创新工作,由专职档案管理人员由于缺乏专业素质,不能很好地履行档案管理工作的职责,档案专业水平较低,在观念和管理水平都无法跟上时代的需求,这样直接导致档案工作在管理严重滞后.

1.3档案管理人员业务素质不高

就目前来说,许多高校的领导把教学管理、科研、学生管理工作、招生就业及学校未来发展规划方面放在重中这重,对档案管理工作缺乏一定的认识,对档案管理中出现的问题也没有得到及时和有效的解决.档案管理人员的业务素质较低.目前档案管理人员学历上大都是大专或本科,缺少具有专业知识及档案学专业人员；具有中高级专业技术人员职称的人员相对减少,使得档案管理工作受到影响.

2加强档案管理工作的对策

2.1领导重视、稳定档案队伍

高校领导要认识到档案工作的重要性,档案工作是个系统的工程,它真实记录了高校的一切活动,如：教学、科研、招生还有一些重大历史性活动等,具有真实的性、可靠性有着重要真实的参考价值,通过档案的保存对一些声像、音频、文字、图表等不同的载体、记录传承学校的发展状况.因此,学院领导要高度重视人员队伍的稳定性,健全和完善激励机制,在晋升职称方面在同等条件下给予更多机会,学校领导应关心支持档案管理者在工作中需要解决的问题,使高校档案管理逐步走向人员规范化、管理科学化,健立健全一只稳定的队伍是目前档案工作要解决任务之一.只有这样才能促进档案工作的持续稳定发展.

2.2加大对档案人员的培训工作

在档案工作中要不断加强业务培训,提高综合素质和业务素质,对本馆现有的档案管理人员进行不同层次的分批、分期进行培训,培训方式多种多样,可参加本省档案系统组织的专职档案员的培训,也可组织档案人员到档案管理好的学校参观学习,同时学校也可聘请档案学专家到学校对全院所有的专、档案人员进行培训,每年对专档案员进行一次表彰大会,激励档案管理者,让从事档案工作者认识到档案工作的重要性,同时一年一次对档案人员进行专业、实践进行测试,对专职档案员考试应当有省一级档案馆出题测试,这样可以促进人们对档案管理工作的认识程度,也真正体现了学校对档案工作的重视.使档案管理工作更上一个台阶.

2.3培养档案人员创新精神

创新是人类特有的认识能力和实践能力,创新是一个民族进步的灵魂,是推动民族进步和社会发展的不竭动力.要想改变档案工作的这种被动局面,档案管理者的创新意识非常重要,高校档案管理人员要有这种创新精神和创新能力,要不断更新知识不断学习专业提高业务能力,在信息化管理模式中,面对不同信息资源的档案,提高鉴别能力和处理能力,完善工作中不足之处,对于工作的中出现的新问题、新情况、新特点要不断总结、不断完善,档案管理工作者在工作中要不断总结新经验,要努力学习业务知识,热爱档案事业,完善档案管理工作方法,提高管理能力,爱岗敬业,成为知识型的档案工作者和信息服务的引领者,使高校档案工作完整有序的传承下去.

3高校档案人员素质要求

3.1坚定的思想政治素质

在所有的档案管理工作中,档案管理具有一定的特性,具有高度的机密性和政治性,因此,档案工作必须具有良好的思想政治素质.做为高校的档案管理人员要有正确的人生观和价值观,要严格保守档案管理工作中的秘密,由于档案工作具有高度的机密性,在工作中严格遵守纪律,正确处理保密与服务的关系；要有历史意识和政治意识及文化意识,要有高度的工作责任感,档案管理工作人员要坚决拥护中国的领导,不断提高思想觉悟和政治水平,在工作中,增强档案工作的责任感,廉洁自律、坚持原则,确保档案的真实性、完整性、保密性,为高校的档案管理做好服务工作.

3.2高尚的职业道德

良好的职业道德素质是每个从事档案管理者应当具备的最基本的素质,高校档案管理员应自觉遵守《档案法》中的法律法规,自觉遵守《高校学校档案管理办法》中的规章制度,严格按照规章制度办事,自觉遵循档案职业所要求的“爱岗敬业、诚实守信、办事公道、服务群众、奉献社会”的道德规范和准则.档案管理员要保证所收集档案的真实、准确和完整,不得有损毁、涂改和伪造档案材料情况发生,要保持历史的原貌.3.3扎实的业务能力

在档案管理中来仅业务能力还表在沟通能力和心理素质的要求,业务能力表现在：学校档案是学校历史的真实记录,它在学校工作中起着承前启后的作用,是学校教育教学管理中是最重要的环节,扎实的业务素质和档案管理者专业知识是开展档案工作的基础,因此,档案工作者应当具备扎实的业务能力.业务能力具体包括了以下内容：（1）能较好地掌握档案专业知识；（2）有较强的专业技术操作能力；（3）熟练掌握数据库及信息化的使用技术；（4）具有一定教育学和教育心理学方面的知识.沟通能力表现在：由于档案工作人员要把分散在学校各部门各教学单位的档案收集到馆,这就要求档案管理工作者具备较好的沟通能力和协调能力,因为高校档案材料是在学校各部门的日常工作和各种活动中形成的,档案人员对各部门的工作程序要有所了解,发挥协调能力、积极沟通,获取他们对档案工作的理解和支持,同时要求档案人员对自己部门档案的归档收集,确保收集的档案资料质量高.心理素质在：档案管理是一项严谨、细致的工作,在各类档案管理中,高校档案用途最为广泛,主要是包括学生的学籍档案、成绩档案、招分档案、科研档案、教师的人事档案、后勤档案等,档案管理者要细心、细致,因为档案管理工作是一个服务性极强的工作,会面对众多的复杂的人群,要有耐心、爱心、责任心,因为档案是档案利用者和档案之间的桥梁和纽带,作为档案工作者承担的是信息的引领者和服务者.具有良好的心理素质是完成档案工作的必备条件.

4培养高校档案队伍素质途径

当前,高校档案专业人员队伍人才缺乏,正规本科档案学学历的人才数量缺乏,很少有硕士生、博士生人才在高校从事档案工作；人才结构单一,高校档案馆人才队伍的建设势在必行,因此,从下面两个方面提高档案队伍的专业素质途径.

4.1人才的培养

人才是档案事业赖以生存和发展的最基本的要求,要想推进档案事业的发展,就必须建立一支高素质、高质量档案管理队伍,选拔一批具有较高专业技能的专业人员,只有建立了高素质、高质量档案管理队伍,才能有档案事业的健康发展.高校在人才培养方面要做到：一是,对档案专业人才的引进；二是,对本校档案优秀人员的培养.在年龄、职称、专业结构上配备合理.

4.2档案专业人员建立合理的知识结构

档案专业人员知识结构建立包括以下几个内容：专业知识结构,档案管理者要掌握档案管理学的理论知识和专业能力,掌握档案工作的特点、基本原则和工作方法技术,包括：登记、整理、分类、立卷、编目、鉴定、统计、销毁等,对档案的编目著录格式要求,另外,由于档案信息资源的多样化,档案管理人员要熟悉计算机操作和英语方面也要提高.对高校档案的形成和立卷、归档的要求,还要有掌握档案文献编纂的专业知识,熟练掌握档案编研和文献加工的基本工作方法和技术能力.规范化、科学化保管好档案.综合知识结构：要有一定的写作能力,具有一定的信息素养,对信息有敏锐的洞察力,熟练信息的收集、对文献的收集、整理加工,能准确判断信息资源的作用和价值,有利于情报的收集和典藏.同时还要有语言学、法律法规、经济等方面的知识能力结构.档案管理者要不断吸取新的知识营养,建立合理的知识结构,以适应不断变化的档案管理工作的需要.

【参考文献】

[1]计佳.浅谈新时期高校档案管理人员应具备的素质[J].办公室业务,2013（5）.

[2]胡翠华.论高校档案管理人员应具备的素质[J].城建档案,2012,2.

[3]冯晶晶.高职院校档案管理存在的不足及解决策略[J].河南科技,2013,2.

[责任编辑：刘帅]