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[摘 要]现阶段档案管理信息化的制约因素主要表现在三个方面,其中最根本的问题是现阶段档案信息化管理的基础工作不牢靠,最核心的问题是档案管理工作的保密性极差,最亟待解决的问题是档案管理工作的工作人员素质普遍较低.针对这样的制约因素,我们一方面要夯实基础,另一方面要完善网络管理机制,同时还要加大对人才的培养力度.
[关 键 词 ]档案管理；信息化；制约因素；应对措施
前言
随着现阶段科技的发展和时代的进步,各个行业均已经开始采用信息化管理模式,档案管理工作也不例外.档案管理信息化具体是指在进行档案管理过程中,应用相应的信息化技术对档案资源进行合理的开发、利用、采集等等,最终实现档案资源的社会共享.但是追究现阶段档案管理的现状,却呈现出来管理现状不适应档案事业发展的特征,具体表现为档案业务的重心不合理.本文将系统分析现阶段档案信息化制约的因素,并针对这些制约因素提供具体应采纳的应对措施,具有一定的现实意义.
一、简析档案管理信息化的制约因素
现阶段档案管理信息化的制约因素主要表现在三个方面,其中最根本的问题是现阶段档案信息化管理的基础工作不牢靠,最核心的问题是档案管理工作的保密性极差,最亟待解决的问题是档案管理工作的工作人员素质普遍较低.事实上,制约档案管理信息化的因素有很多,但这三个因素为最需要解决的因素,只有从根本、核心和眼前的现状着手,才能够保证档案信息化管理的科学合理.
档案管理的信息化管理基础工作不牢靠方面,主要表现在硬件和软件两个方面.硬件方面存在的最主要问题为档案管理信息化的工具不健全,档案管理信息化原则上需要的工具有很多,包括光盘、打印机、扫描仪、相机、磁盘等等,这些硬件设施只有齐全了才能够保障档案管理工作的全面落实,保障工作时间和工作效率.由于资金的有限和档案管理信息化的配置有限,现阶段档案管理信息化的硬件设施一般都比较匮乏.软件方面存在的最主要问题为档案管理的各个操作环节没有一个标准化的流程管理,这样的要求不统一会使得工作效率差,增大工作强度,延缓工作进程.
档案管理的信息保密安全性差是现阶段档案信息化管理存在的最核心问题,具体表现为信息共享的保密性与共享性不能兼容.档案信息的共享是档案信息建设的基本要求之一,但是在共享的过程中,应用网络技术会使得病毒、、木马入侵到档案内部,这样一来很容易出现信息外漏的现象.而由于信息化管理下的档案载体与下载的信息并不是一体的,这样档案信息即使丢失,管理人员方面也极难发现,因此对于档案信息的信息丢失问题,也无从进行补救工作的开展.
档案信息化管理人员素质低方面,主要表现在管理人员的能力不足.合格的档案信息化管理工作者要求具备的理论知识和专业技能有很多,理论知识方面要求其掌握计算机方面的相应技能,技能方面要求对档案信息进行加工和转化,但是这样的专业人才往往不满于档案信息化管理给与的待遇,难以被聘用,这就导致了现阶段我国档案信息化管理人才的缺乏.
二、实现档案信息化管理的有效对策
上文中笔者已经详细概述了现阶段我国档案信息化管理存在的一些制约因素,本部分针对这些制约性因素,笔者提供具的解决措施以实现我国档案的真正意义上的信息化管理.
针对档案信息化管理中存在的最根本问题,我们首先要采取的措施是夯实档案信息化管理的基础,对档案信息化管理的软件和硬件均加以完善,一方面加强硬件的配置,另一方面完善软件方面的配置.硬件方面档案部门要争取领导的注意,加大对电子设备的投入,配备档案信息化管理需要的各种机器,并定期加以维护.软件方面要制定一个合理的标准化流程,要求档案实行电子文件的制度化、专业化和规范化,确保电子档案格式、大小、样式的一致,只有这样,才能在硬件和软件两个方面从根本上保障信息化管理的科学有效.
针对档案信息化管理中存在的核心问题,我们要依赖计算机的网络的安全,保障档案信息化管理的安全运行.具体可以从三个方面做起,首先要对储备信息建立一个层次分明、角色明确的安全机制,并且配备合理的流程；其次要建立一个信息管理的管理系统和检验机制,最重要的是设置防火墙,采取技术手段保障计算机上的不安全隐患被隔离和网络系统的安全运行.
针对档案管理信息化工作人员素质低的问题,我们可以采取的措施有两个.首先要对现有的工作人员进行培训和知识的普及,使其能够掌握相应的专业技能,其次要加大对人才聘用的投资力度,进行专业人员的招聘,使得更多的专业人才加入到档案信息化管理中来,在管理的同时更带动人才的发展.
三、结束语
这就是档案信息化管理的制约因素以及相应的解决措施,希望本文能够起到抛砖引玉的作用,为更多的档案管理工作者带来灵感,并推陈出新,发现更多档案信息化管理方面的不足,并及时加以补充,最终促使档案信息化管理向着科学的方向前进.