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【摘 要 】21世纪最显著、最重要的特征就是伴随着全球化发展的信息化.信息化已成为时展首要的、不可或缺的一部分.档案管理作为信息资源的重要渠道就更应紧跟时代步伐,加快信息化发展.这不仅有利于我们档案工作者自身素质的提高,而且更有利于档案信息有效充分地利用.因此加快档案管理信息化,是档案管理工作适应时代和社会发展,应对全球科学技术迅猛发展的必然选择,是加速档案管理现代化的客观要求,是提高档案管理工作和档案服务水平的必由之路.
【关 键 词 】新时代；档案管理；信息化
【中图分类号】G271 【文献标识码】A
【文章编号】1007―4309（2010）10―0099―1.5
一、新时代档案管理信息化的必然性
在人类历史发展的进程中,档案是一种非常重要的信息资源,是开展社会各项事业的前提条件.信息时代到来,作为国民经济和社会发展战略资源的档案信息资源,其重要性不言而喻.因此我们必须要加强档案管理的信息化,充分挖掘档案潜在的经济效益和社会效益,使档案信息的服务和利用水平得以提高,使档案实现信息资源共享.
大量电子文档出现在新时代的政务信息化体系中,随着管理科学化的趋势和政府决策的影响,档案实现信息化这一要求十分迫切.信息技术和网络经济是生产力的发展和社会进步的必然趋势,是当今世界新兴的社会生产力.为了更好地完成时代赋予我们的新任务,须适时地加强档案管理的信息化进程.
中国第十六次代表大报告指出：“应大力推进信息化进程,加快建设现代化,优先发展信息产业,在经济和社会领域广泛应用信息技术”.如今我们已经进入信息技术时代,因此我们有必要增进档案管理的信息化的进度,迅速推进档案管理的现代化进程,合理配置档案信息资源,科学地管理档案,从而有效地为社会服务.
众所周知,档案部门拥有大量的信息资源,而目前我国绝大部分允许开放的信息仍处于封闭状态,从而导致蕴藏在档案中丰富的信息不能被有效、充分地挖掘和利用,档案管理的信息性、资源性价值也就无法实现.通过信息技术转变的档案信息可以直接服务于各部门、各单位以及社会公众,这样才能有效地实现档案信息的价值.
二、档案管理的信息化进程
档案管理的信息化有其自身的规律和特点,人们在处理时,应审慎待之.在这过程中,须严守三条基本原则：归档双轨制原则、文档一体化原则和确保网络安全的原则.
第一,办公自动化系统包括档案管理的信息化系统,涉及大量的国家机密,为防止国家机密被不法分子窃取,必须将它们与公共信息网实行物理隔离,采取彻底的防范措施,以确保办公局域网、档案信息和档案管理信息的安全.在档案管理信息化的过程中,加快建设档案的目录数据库和必要全文数据库是一个难点.提高档案管理的现代化水平和方便利用者是档案管理者进行档案管理的立足点和出发点,不能止步于有规可循、有目可查,而应适应信息化、管理现代化、提高利用效率的需要,确保快速、准确、全面地查阅.首先,要努力建立科学的检索机制,建立原有档案文件级目录数据库,特别是机读目录数据库,以使手工检索向计算机检索转变,方便利用档案；其次,档案管理者要积极将重要的、珍贵的、容易受损的、利用频率高的纸质或其他类型载体的档案转成电子文档,利用计算机扫描、数码照相等现代化手段,实现档案的全文数字化转化和保存.
第二,文档一体化是档案管理信息化的前提.随着办公自动化的发展,档案管理中的文档一体化被提上议事日程,在办公自动化的过程中,应把档案管理现代化纳入其中,做到全面细致地思忖,使档案管理工作与其办公自动化的发展保持一致的步调.
档案部门应将单位办公自动化系统的设计提上日程,并且亲自参与,做好参谋,根据实际情况对办公自动化系统的规划与建设提出合理建议；对那些有重要保存价值的电子文档,为了防止意外情况的发生,应做好纸质文件的归档保存,各单位应按其记录信息的保存价值将在工作过程中形成的电子文档进行物理归档,将其转化为电子档案,并根据相关规定进行保管；在那些已经实现自动化办公的单位,为确保档案的安全,均应实行电子文件和纸质文件的归档双套制.
第三,从优化并推广应用档案管理软件的角度出发,以可靠、先进的应用系统作为有力支持,促进档案管理信息化.
档案信息的安全管理包括检测、预防、抑制与恢复等几个方面, 还要在档案信息的具体应用过程中防冒充、防篡改、防泄露、防抵赖.同时,为确保档案信息的安全,要加强对与网络无关档案信息的安全管理、提高信息加密技术.采用多种技术手段和科学的管理方法做好新生成的电子档案的管理,从而有效保护档案信息.在档案信息资源和网络系统的开发利用工作中,要依靠先进的技术手段、完善的规章制度、严格的管理措施使档案信息安全保险体系得到完善,同时还要提高信息安全意识,避免发生失密、泄密的现象.档案的信息化程度越高,越要注意档案的信息安全和实体安全.严格审查档案,利用合适的档案.同时还要严格审查面向公众的网上信息,确保信息的正确和健康.
三、档案管理信息化的人力资源
人力资源是促进经济、社会发展,科技进步的最宝贵的资源之一.档案管理信息化人力资源的开发,能够为档案管理信息化建设和持续发展提供可靠的保证.
第一,各级档案管理部门要重点打造一支现代化知识型的档案干部队伍.坚持以马列主义、思想和理论、“三个代表”重要思想为指导,坚持科学发展观,使社会主义制度的优势得到充分发挥,从宏观上对人力资源开发进行管理,发挥市场对人才资源配置的基础性作用,遵循人才的成长规律,在观念和体制上不断创新,培养实用型的一批人才.
第二,正确地看待人力资源开发的重要性,并且毫不犹豫地予以落实.基于维护队伍的稳定性,应在现有人员的基础上拓宽视野,不拘一格降人才,正视现有人才与引进人才的关系,为他们提供良好的工作环境和充足的工作经费,同时要创造良好的竞争氛围和机制,勇于探索新路径来培养优秀青年档案管理信息化人才；创建网络平台培养档案管理信息化人才.注重观念的更新,树立档案是第一财富、人才是第一资源的意识；加强业务培训,尤其是加强网络技术和基本技能、计算机知识与技术和信息开发技术的培训.
第三,通过开发档案管理信息化人力资源,培养一批加工与管理档案数字化、开发与维护系统、使用与研究相关技术以及档案信息化建设运营与管理等方面的新型人才.在新时期,探索新思路,以加快档案管理信息化人才骨干队伍的建设,打造档案管理信息化建设的良性发展空间.
【收稿日期】2010年9月8日
【作者简介】邹淑琴：通化市二道江区政府办公室.王丽娜：通化市二道江区财政局.