会计电算化的内部控制

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摘 要 ：内部控制制度是指企业行政领导和各个管理部门的有关人员,在处理生产经营业务活动时相互联系,相互制约的一种管理体系,它是社会经济发展到一定阶段的产物,是现代企业管理的重要手段.本文就会计电算化系统的应用对企业内部控制制度的影响及如何完善企业的内部控制制度进行阐述.

关 键 词 ：会计电算化；内部控制；现状；建议

一、当前我国会计电算化的发展现状

我国的会计电算化工作起步较晚,从20世纪70年代末才开始,经历了尝试阶段、自发发展阶段和有组织、有计划地稳步发展阶段,到目前的管理型会计软件发展阶段.在这近20年的发展过程中,已取得了长足的进步,商品化、通用化的财务软件得到了广泛的应用.已经通过财政部认可的软件就有40多种,加上各省财政部门认可并使用的,总计达200多种,再加上各企事业单位自行开发的,更是不胜枚举.许多会计软件的开发已经走向专业化、商品化、社会化的轨道.

会计电算化的产生和发展对企业内部控制制度的影响从内部控制关系到企业财产物资的安全完整,关系到会计系统对企业经济活动反映的正确性和可靠性.企业为实现既定的管理目标,必需建立起一整套内部控制制度,以保证企业有序、健康地发展.会计电算化使传统的会计系统组织机构,会计核算形式及内部控制制度等发生了很大变化,其中对企业内部控制制度的影响最为明显.主要表现在以下几个方面：

1.数据安全性差

手工系统中数据的处理和存储均分散于各个部门和人员,而计算机系统的突出特点就是其处理和存储的集中化,使得其处理结果一旦发生错误,就往往在短时间内迅速蔓延,由此对数据安全带来一定的威胁.另外,数据大量集中存储于磁、光介质中,一旦发生火灾、水灾、被盗之类的事件,就可能使全部数据丢失或者毁损,从而增加了数据的脆弱性.

2.对不合理的业务缺乏识别能力

尽管计算机运行速度快、精度高,但以其代的手工操作的同时也使系统丧失了人类所具有的对不合逻辑,不合理的及例外事项的判断和处理能力,因此要求在数据处理过程中增加多种检查控制.

3.输入差错的严重性

在信息处理过程中如果输入数据出错,以后的处理环节再正确,也只能输出错误的信息.另外,计算机会计信息系统的输入过程较手工系统多了一道程序,即需将人类可读的数据转换为机器可读的代码形式,这一环节无论采用联机系统还是采用批处理系统都可能产生一定的错误,由此使得计算机会计信息系统输入方面的补偿控制更加必要.

4.计算机的使用提高了控制舞弊、犯罪的难度

数据处理的电算化为会计核算带来了客观的效益,但同时电子计算机舞弊的危害也是十分惊人的,根据美国《电子计算机世界》杂志统计,电子计算机舞弊每年将造成数十亿美元的损失.1979年美国《新闻周刊》曾报导,计算机专家S.M.里夫肯通过计算机系统,把他人的存款转到自己的账户上,骗走公司1000万美元.在我国也发生过此类案件.深圳国际投资基金部副经理罗某虚设股东账户,利用网卡在潮洲信托投资公司深圳证券营业部黄某的账户上虚增资金,罗某利用虚设的账户采用低价吸进股票,随即按市价抛出的手法,仅两天时间便非法获利1.94万元.我国的计算机舞弊还没有西方国家那么严重和普遍,但已经发现的多起舞弊案件也给人们敲响了警钟.

二、加强会计电算化内部控制的几点建议

1.提高数据的安全性

(1)加强会计电算化人员素质的提高

有效实施内部控制人是制度的实施主体,再完善的制度,如果得不到人有效地实施,仍然只是形式,发挥不了其应有的作用.因此企业建立了良好的内部控制制度后,应充分重视人在内部控制中的主导作用,坚持以人为本的原则,有效实施内部控制.一方面,会计电算化人员要精通本专业,同时要熟练地应用计算机,具有上机处理基本业务核算的工作能力,掌握一般性故障排除方法和纠错方法,电算化专业人员要不断地学习和掌握日新月异的计算机知识和应用技术,不断满足会计电算化进一步发展的需要,成为高层次的复合型人才,另一方面,单位和部门要注重电算化专业人员的培养,增加这方面的投入,为电算化人员素质的提高创造条件.

(2)加强系统安全控制

这项控制是为了保证计算机系统的运行安全,避免由于外部环境因素导致系统运行错误的不安全隐患.首先,必须保证计算机操作系统的安全,操作系统的安全是软件安全的核心,系统管理员应严格管理用户,应将系统数据与公用数据相分离,控制用户访问权限,不允许任意删改系统文件,建立操作系统的基本防御体系；其次,财务软件投入使用前应对软件运行期间数据的合法性进行检查,加强对数据和程序读、删、改的管理,不允许使用工具软件对数据库进行直接操作,防止因技术故障和人为因素构成对数据的威协.再次,财务软件的开发维护人员和操作人员必须分离,建立财务软件操作人员权限分级制度,操作人员应经常更换自己的.最后,要防范计算机病毒的破坏,加强安全意识教育, 建立并严格执行防范计算机病毒的管理制度,对数据要定期作出备份,防止乱拷贝软盘,确保财务数据的安全.

2.检查控制到位——加强制度的规范化

要保证会计电算化健康发展,除有必要的物质条件外,还需要有严格的制度.按照财政部《会计电算化工作规范》的要求和有关会计制度的规定,一是要制订《会计电算化账务处理规则》,对会计科目的设置、填制凭证的标准、报表格式的设计以及计算机会计档案的保管要做出具体的规定,二是要制订《会计电算化操作管理制度》,明确操作职责和权限,并对上机运行系统的操作规程做统一规定,三是要制订《会计电算化岗位分工和工作职责》,明确手工与电算化衔接过程中每个岗位职责范围,切实做到人人有专职,办事有要求,工作有检查,四是要制订《计算机设备管理制度》,明确计算机软硬件的使用、保养以及维护的责任.

3.减少输入差错——加强程序操作控制

这项控制就是针对会计电算化提出的新要求之一.为了保证信息处理质量,减少产生差错和事故的概率,应制定上机守则与操作规程的办法,这是操作控制制度化的具体体现.上机守则主要是对电脑机房内工作所作的一般性规定.操作规程则是提出了计算机业务处理过程的具体操作步骤和具体要求,包括各种操作命令、各种设备的使用说明以及非常情况的处理等.

4.加强防止舞弊、犯罪措施

(1)加强人员职能控制

由于会计电算化知识与功能的相对集中,我们必须制定相应的组织和管理控制,明确职责分工,加强组织控制.所谓组织控制,就是将系统中不相容的职责进行分离,即在系统中的各类人员之间进行分工,并以相应的管理规章与之配套.其目的在于通过设立一种相互稽核、相互监督和相互制约的机制来保障会计信息的真实、可靠,减少发生错误和舞弊的可能性.

(2)加强内部审计制度的完善

内部审计制度是保障内部控制的重要手段之一.为监督并促进系统运行质量的提高,企业应设立独立的内部审计部门,在审计委员会或高层决策机构领导下工作.内部审计应包括：

①对会计资料定期进行审计,会计电算化系统账务处理是否正确,是否遵照《会计法》及有关法律、法规的规定；②监督数据保存方式的安全、合法性,防止发生非法修改历史数据的现象,③对系统运行各环节进行审查,防止存在漏洞.

通过内部审计可以了解现有的一些内部控制措施是否能满足和保证为系统提供准确可靠信息的需要,以及这此控制能否有效的运作达到预期的目的.在电算化运行过程中,审计人员对业务处理等进行评价和检验,有利于检测财务软件的可靠性,提高财务核算质量和管理水平.

三、结语

完善、有效的计算机系统及管理制度是会计电算化安全之本,提高会计电算化人员素质,规范和完善会计电算化操作和管理水平,重视内部审计,增强数据安全意识,是当前电算化管理的关健问题之一.只有切实加强软件控制功能,充分发挥规章制度的作用,调动人的积极性,才能保证电算化会计管理系统的安全和可靠,才能不断提高财务核算与管理水平.