会计电算化的内部控制

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［摘 要］会计信息系统的广泛使用,使很多企业会计工作效率得到很大的提高,但由于内部控制制度的不适应,使企业会计工作又出现了一些新问题,在一定程度上制约了企业的发展.为此,提出了会计信息系统内部控制策略.应加强业务人员组织控制、会计电算化内部控制和会计人员的职业道德建设等,以期保证企业会计工作健康有序发展.

［关 键 词］会计信息系统；内部控制

［中图分类号］F232［文献标识码］B［文章编号］1002-2880(2011)03-0150-02

会计信息系统的使用是会计工作发展的必然趋势,内部控制制度是企业受托者实现经营管理目标、完成受托责任的一种手段.因此现代企业要充分利用信息技术加强内部控制,改善内部控制程序,提高控制水平,防范经营风险使企业内部控制达到规范企业经营行为、规避风险的作用.因此,必须加强会计电算化系统的内部控制以保证财务实行电算化后的系统正常、安全、有效地运行.

一、电算化会计信息系统内部控制存在的问题

1.会计电算化系统设计开发不够完善

由于企业性质、规模的不同可能一些企业无法直接使用通用会计电算化系统,则需要开发针对本企业的会计软件.在研发之前要对企业财务工作的特点进行分析,但由于现阶段具有所需计算机水平和会计水平的高级技术人员有限,因此在软件设计过程中就会出现对需求分析和可行性评价进行得不够全面、充分,对未来业务发展的预估不够,考虑实际情况不够实际深入,不能满足会计业务需要变化,结果造成与企业的业务管理系统不能完全接口.

2.数据集中处理削减传统内控制度

会计电算化信息系统打破了原有的手工做账处理程序,传统账务处理会计人员联系是直接的,可以根据岗位的不同自然形成一种相互制约、相互监督的内控体系.而在会计电算化信息系统中,部分联系便转化为人与计算机的联系,使犯罪更具隐蔽性.

3.会计电算化系统的安全和保密性差

在会计电算化信息系统中,几乎所有数据处理都由软件自动完成,不仅会计人员甚至外部人员都可从计算机上浏览到会计信息,甚至对会计信息进行篡改,这无疑给数据的安全带来一定的威胁.虽对每位操作员都设置了权限和口令,但总会有些企业对权限管理比较松懈,以至于一个会计人员可以以不同的身份进入系统进行不同的操作.

4.会计电算化系统授权存在的安全隐患

在传统手工会计授权下,对于每一项业务的每个环节都有相应工作人员的签名和印章.而在使用会计电算化信息系统之后签名和印章会运行特定程序进行业务处理,可能会给企业带来经济损失.

二、加强和完善会计电算化系统内部控制的对策

1.加强业务人员组织控制

实施会计电算化信息系统后,由于会计工作环境发生了变化,因此要充分利用会计电算化环境的特点,按照权、责、利相结合的原则对手工系统环境下的组织结构进行重新调整,制定出相应的组织和管理控制,明确职责分工,加强组织控制.其目的在于通过设立一种相互稽核、相互监督和相互制约的机制来保障会计信息的真实、可靠,减少发生错误和舞弊的可能性.

2.加强系统操作、控制与维护

会计电算化信息系统的操作与维护要通过制定一套完整而严格的操作规程来实现.这样才能保证软件操作的规范化,保证程序安全有效运行,防止非法人员的恶意修改或删除.同时以网络为支撑建立中心库,加强数据处理的集中控制管理,从而进一步强化企业监管力度,有效防范和化解经营风险,降低经营成本.

3.加强档案管理

会计信息系统档案主要是指打印输出的各种账簿、报表、凭证、存储会计数据和程序的软盘及其他存储介质.磁性介质必须及时进行备份,并做好防病毒侵袭工作.同在不同的地点要存放纸质档案进行备份.所有财务档案均应做好防火、防潮、防尘、防盗等工作,并定期盘点整理.磁性介质还要进行防磁工作.另外,系统文件由专人负责保管,使用和修改必须经过有关领导审批,与系统无关人员不得接触系统文件,从源头上控制会计数据信息的操作.

4.加强会计工作人员的职业道德建设

要将道德规范、行为准则、能力素质的建设直接纳入内部控制结构中.企业管理者应当重视对会计工作人员的选用与培养,增强会计工作人员的职业道德水平和业务水平,达到会计电算化系统的主体诚信.使用会计信息系统的实践证明,计算机本身处理过程出错几乎为零,而人为原因造成的错误和舞弊现象则普遍存在,且一(下转第158页)