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摘 要 ：会计电算化是通过电子计算机会计信息系统实现的,是集计算机学、信息学、管理学、会计学等学科知识为一体的一门综合性边缘学科.会计电算化取代传统手工会计,它将大大加快利用现代信息技术,按照会计核算的要求进行变革的进程.会计电算化的普及对传统的会计理论和实务都提出了新的问题和要求,对会计工作产生重大影响,需要我们根据这些影响研究和采取相应的对策,以达到提高工作效率的目的,切实有效地做好会计工作.
关 键 词 ：会计电算化；传统手工会计；对会计工作的意义；存在的问题；积极开展会计电算化
近几年,随着社会经济的稳步快速发展,会计发展史上更需要一次创新,这就是会计工作必须要实行电算化,它的影响直接渗透到工作实践的方方面面.随着电子计算机、信息技术的飞速发展和会计改革的不断深化,传统的手工会计已经不能满足会计在数据的处理、核算、记账等方面的要求,手工会计即将被现代化的电算化会计所代替.我国虽然采用会计电算化的企业也有很多,但是仍存在很多问题,还有一大部分企业仍在用手工记账,有的即使采用了,也存在许多衔接问题或认识不上去.如何推广会计电算化和完善会计电算化是企业财务管理关注的焦点.因此,研究会计电算化的必要性及其推广途径具有十分重要的现实意义.鉴于此,笔者对如何推广会计电算化和完善会计电算化进行了初步探讨.
一、电算化会计取代传统手工会计的必要性
电算化会计取代传统手工会计的必要性,主要体现在四个方面,分别是电算化会计查询速度快、存储密度高；计算机处理数据差错的概率小；避免了会计工作周期长,速度慢,效率低；符合现代会计应用的历史潮流,其具体内容如下.
1.电算化会计查询速度快,存储密度高
电算化会计查询速度快,存储密度高是会计电算化的优势功能之一,与传统的会计工作相比,传统会计档案包括原始凭证、记账凭证、日记账、明细账、总账以及报表.而在每个会计期间,这些会计档案都需要按要求排列、装订,不仅耗费了财务人员大量的时间还占用大量的办公空间.随着计算机在会计中的运用,会计档案都存放在软盘或硬盘等设备中,这些设备的存贮密度,是以往任何一种会计档案所不能比拟的,查询速度快、检索能力强,可以快速传递会计信息,特别是节省了审计工作时间.
2.计算机处理数据差错的概率小
计算机处理数据差错的概率小,也体现出会计电算化取代传统手工会计的必要性.在传统会计中,针对企业的生产规模、经营方式和管理方式形成的特征, 必须采用与之适应的不同的账簿组织形式、记账程序和记账方法.而在电算化会计中,由于数据处理的精度高和速度快,可以采用一种统一的核算形式.而且由于计算机处理数据差错的概率小,在数据处理过程中,进行各种核对,如账账核对、账证核对、账表核对.
3.避免了会计工作周期长,速度慢,效率低
避免会计工作周期长,速度慢,效率低,是会计电算化有别于传统手工会计的又一显著特点.手工条件下,记账指明细账、日记账、总账由不同人员按照不同的科目,分别在不同的账册上加以记录.这种重复而繁琐的抄抄写写造成会计工作周期长,速度慢,效率低.电算化后,记账仅是一个数据处理过程,通过记账这一数据处理步骤,使被审核过的记账凭证成为正式会计档案,轻轻的一点鼠标就完成了总账、明细账、日记账的登记过程,而真正的账册,只要在需要时临时在屏幕上显示或在打印机上打印出来即可.
4.符合现代会计应用的历史潮流
世界经济的快速发展,计算机技术的广泛应用,使会计电算化已成为现实并广泛应用.在我国,目前虽然没有完成普及会计电算化,但是,由于计算机可以大量存储信息并容易调用,不仅可以提高会计信息处理的及时性和准确性,而且从广度上还大大扩展了会计数据的领域.
二、我国现有企业电算化会计存在的问题
由于会计电算化工作,在我国起步较晚,目前还处于完善期.因而在当前的会计电算化工作中还存在着一些不可忽视的问题,这些问题主要表现在对会计电算化工作作用认识不到位、会计电算化所用财务软件存在问题、自信开发或委托开发的软件考虑不全面、会计电算化的具体操作者未能按照一定的程序操作、以及未能采取有效的措施防范病毒和“”的侵入五个方面,下文将逐一进行分析：
第一,对会计电算化工作作用认识不到位.一些单位的领导认为计算机还是靠不住,不知什么时候会出问题,出了问题不好处理.这些观念和认识制约了我国企业会计电算化的发展.
第二,会计电算化所用财务软件存在问题.一是财务软件市场秩序不规范,电算化所用财务软件混乱.目前企业所使用的会计电算化软件品种繁多,质量参差不齐.二是技术、工具和平台参差不齐,有的电算化系统数据兼容性和安全性差,会计系统仍然是一个封闭的系统.
第三,自行开发或委托开发的软件在开发和设计时未能全面科学地设计考虑,结果所设计的财务软件与实际会计工作相脱节,导致常常出现差错.
第四,会计电算化的具体操作者未能按照一定程序操作,导致会计资料的丢失和差错.
第五,几乎所有的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度大伤脑筋,实行会计电算化的单位财务人员对计算机病毒的防范意识不强,未能采取有效措施防范病毒和“”的侵入.
三、积极开展会计电算化
积极开展会计电算化,推动会计改革和发展,可以从以下几个方面入手：
第一,会计电算化是会计工作的发展方向,应该得到应有的重视,并要加强会计电算化意识.虽然有些企业已经采用会计电算化,但还存在不足之处,需在工作中不断改进和完善.
第二,各单位要把会计电算化作为建立现代企业制度和提高会计工作质量的一项重要工作来抓.
第三,会计电算化是一项系统工程,涉及单位内部各个方面,各单位负责人或总会计师应当亲自组织领导会计电算化工作,主持拟定本单位会计电算化工作规划,协调单位内各部门共同搞好会计电算化工作.各单位的财务会计部门,是会计电算化工作的主要承担者,在各部门的配合下,财务会计部门负责和承担会计电算化的具体组织实施工作,负责提出实现本单位会计电算化的具体方案. 第四,优化财务人员的自身素质对推广会计电算化至关重要.各单位要积极支持和组织本单位会计人员分期分批进行会计电算化知识培训,逐步使多数会计人员掌握会计软件的基本操作技能；具备条件的单位,使一部分会计人员能够负责会计软件的维护,并培养部分会计人员逐步掌握会计电算化系统分析和系统设计工作.对于积极钻研电算化业务,技术水平高的会计人员,应该给予物质和精神奖励.
第五,会计电算化工作取得一定成果的单位,要研究并逐步开展其它管理工作电算化或与其它管理信息系统联网工作,逐步建立以会计电算化为核心的单位计算机管理信息系统,做到单位内部信息资源共享,充分发挥会计电算化在单位经营管理中的作用,逐步向网络化方向发展.
综上所述,会计电算化工作的完善和推广是一项综合的系统工程,具有长期性和复杂性.在完善和推广会计电算化工作的过程中,应结合企业发展的实际情况,意识到会计电算化的重要性,站在战略发展的角度,把会计电算化作为建立现代企业制度的工作来抓,并结合具体的实施方案,优化企业财务人员的自身素质,在市场经济的高速发展的时代,需要普及会计电算化技术,会计人员应当与时俱进,不断的学习,及时掌握会计电算化的有关知识,发挥电算化在企业经营管理中的作用.这样才能做好会计工作,适应形势的需要,进而促进企业又好又快地发展.