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摘 要 ：会计档案对发展社会主义经济具有非常重要的作用,会计档案的管理工作好坏与否,都可能会直接影响到国民经济的运行、公正经济秩序的确立,甚至还会影响到各项财政政策的贯彻和实行.本文就会计档案的科学管理及利用给出了几点建议,供参考.
关 键 词 ：会计档案 科学管理 科学利用
一、会计档案的概念界定
会计档案是由会计的凭证、账簿及报表等组成的专业的会计核算的材料,它记录并反映了经济业务来往的过程,并为其提供佐证.每个企事业、机关等单位在会计核算中,都无时无刻的产生着经济的活动往来及财务的收与支的变化.经济活动的往来与财务账目的收支变化,都需要通过会计工作来记录和反映,这是个由凭证到账簿、再从账簿到报表的连续的过程,也是一项复杂且要求细致严谨的工作.会计档案是会计工作所产生的专业的材料,是由会计核算总结出的会计资料,也是单位、企业等阶段的会计工作过程的客观体现.它由会计凭证、账簿、财务报告及其他的专业资料组成,但不包含单位的财务的预算、制度等文件材料.近年来,因为我国一直没有确立统一的会计档案管理制度,同时也未明确国家档案由哪些部分构成.所以,国家财政部及档案局在1984年联合公布了《会计档案的管理办法》.这一《办法》的制定,不仅加强了对档案的科学化管理,还确立了统一的会计档案管理工作制度,最终对发展社会主义经济做出了贡献.由于计算机不断在会计核算中被广泛运用,纸质记录的方式作为重要的媒介在《办法》里有所规定,但并未禁止采用磁带、磁盘等其它的具有磁性的介质记录会计档案.
由于会计档案的管理工作是会计工作重要的组成部分,所以必须遵循会计工作的相关管理制度.因为档案的管理办法是由国家统一制定的,而档案的行政管理部门又是会计档案的主管部门.所以应该依据《办法》的规定,并结合当地的实际,对会计档案实行统一领导、分级管理,并负责对各地的下级主管部门进行业务指导,同时对其进行监督和检查.而那些持有会计档案资料的单位,则需要对会计档案的管理负责.通过增强对管理工作的领导,建立起对会计档案收集、立卷、归档等相关的管理制度,从而做到科学化的管理.尽量做到会计档案能被妥善的保管、有序的存放；避免其受到毁损、散失及泄密.
二、会计档案的作用
会计档案对发展社会主义经济具有非常重要的作用.第一,从微观方面,增强对基层的企事业单位内部的管理,不仅可以提升经济水平的发展,还可为社会效益的发展提供大量的原始数据作为依据；第二,它为国家的经济建设制定计划及做出决策,并从宏观上,为国民经济的管理及监督,提供稳定真实的会计数据为依据；第三,它还为打击各种经济领域的不法现象提供了有力的证据,因而保护了国家财产不至于流失；第四,成为财政、经济的发展历史的可靠的研究史料.所以,会计档案的管理工作好坏与否,都可能会直接影响到国民经济的运行、公正经济秩序的确立,甚至还会影响到各项财政政策的贯彻和实行.
三、会计档案的管理现状
(一)忽视收集与管理
当前,我国的会计行业开始意识到要对会计凭证、帐簿、报表等资料要进行妥善保管,因而开始依据国家相关法律规定着手建立档案,但是像经费的申请报告、财会活动情况的分析等其他和会计工作息息相关的资料却被忽视,得不到完善的管理.文书的管理部门通常在接到这种文件资料时,都是转交给财务部门,而又由于财务部门认为这些只是些文书的档案材料,忽视了对它们收集和管理,最后当领导需要调阅或利用时,却怎么也找不到.
(二)档案整理不规范
国家的财政部门及档案的管理机构都明确做出这样的规定:财务会计部门每年要依照档案管理制度将各单位积累的会计材料完整、规范的整理分类入档.而之前,有很多单位的会计档案是由财务部门来管理的.所以经常出现整理的不标准、编排编号不科学等问题.而在对活页的帐簿进行处理时,也是各行其事,处理方式不能完全统一.甚至,有的单位将会计资料用麻袋装上捆绑好,就丢弃到一边,常年不过问.这些都对档案的管理与利用产生了不利的影响,更不能促进实现档案整理的标准化及规范化.
(三)档案管理制度不健全
一些单位不按照国家的相关规定,不结合实际建立并完善有关会计档案管理的各项规章制度.而有些单位则制定了规章制度,却不能严格的照章办事.不移交过期的会计档案,不按时鉴定清理到期的档案,不对应销毁的档案进行报批,借阅手续不完备等等.因而造成档案数量的与日俱增,使有利用价值和没利用价值的档案混淆,不仅加大了人力、物力等方面的负担,还为查找和利用带来了不便.
(四)财会人员缺少职业道德
会计档案中,会计信息要以国家法律、法规为依据来进行管理,起着可以作为凭证的作用,并具有法律效力.会计的核算记录必须真实可靠,如果核算信息不准确,也就失去了会计档案所起到的真实凭据的作用,从而造成企业利润的虚涨,财政收入的虚增,国民经济则会被过度分配,最终影响到国家宏观调控政策制定的准确性.当前,某些财务会计工作人员,不能坚守工作原则和遵循相关的制度,导致了财务的管理出现混乱.更有缺乏职业道德的从业人员,甚至采取一些不法手段,故意伪造、篡改记录的凭证、开具、建立假帐等,从中套取,谋取私利；也有的通过加大开支,虚列条目,达到偷税、漏税的目的.这不仅破坏了我国正常的经济秩序,也使我国的经济发展的真实面貌难以体现.
三、会计档案的科学管理
(一)收集齐全,统一管理
会计主管部门应将与会计业务相关的会计资料收集并整理齐全,妥善保管起来,以利于工作的开展.这些财会工作的资料主要包括：方针、政策、预决算、工作总结等,在与文书部门的相互配合下,集中的对材料进行保管.除了可依据归档制度来收集,还可在历任的会计那进行资料的收集,包括已经离职的人员.资料被档案部门接收后,要将凭证、帐册等同报表一同编目存放在指定的地方,同时要排列整齐,方便调阅.尤其要在财会档案的数量很多的部门,更要让专人负责保管.
(二)健全制度,加强监督
每个单位都要建立起与会计档案管理相关的整套制度,包括了对其的收集、保管、鉴定、借阅及利用.以便让工作人员做到有章可依.而档案管理部门则要做到定时监查、鉴定会计档案,销毁去除那些超过保管期、没有保存价值的会计档案,对那些有价值的进行妥善保管,以保证会计档案的完整及安全.
(三)提高业务人员素质
由于财会工作的专业性、政策性非常强,而财会人员又受到商品经济主导的市场经济的影响,经受了各种腐蚀和诱惑的考验.所以,为了维护我国的经济的正常的发展记录的完整,会计人员及档案管理者应该具备良好的职业道德素质.坚持履行自己的职责,坚守党的原则,并且遵纪守法,规范的执行会计档案工作的各项制度,做到廉洁与公正.会计人员及档案管理者,应该不断提高自身的修养,各级领导更要对其反复进行思想道德、纪津责任等方面的教育,还可以通过将岗位职责的考核与奖惩制度挂钩,最终促使从业人员的政治思想素质及职业道德修养得到提升.
四、会计档案的利用
会计档案应该既可以为本单位所利用,也可以为上级单位所利用.但在调阅时,要严格遵照程序办理相关手续.当本单位的人员调阅时,要获得会计主管人员的同意；而外单位的人员借阅时,则要由调阅单位先开具正式的介绍信,然后注明要调阅的会计档案的内容,最后得到单位领导及会计主管的批准后,才可办理调阅的手续.调阅时,只能浏览与所调阅的内容相关的资料,而不能浏览与所调阅的内容无关的资料.而且,档案的原件禁止被借出,更不能拆掉原卷（宗）册.当外单位来调阅会计档案时,对于其想抄录及复制的内容,都要让会计主管来签署意见,最后得到本单位的领导批准同意即可.特殊情况下,只要得到本单位的负责人的批准,即可为其提供查阅及复制,并办理登记手续.所以,各个单位应该建立起规范的有关会计档案的查阅、复制的登记制度,从而为合理利用会计档案提供依据.