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ERP即企业资源计划,是将物流、资金流和信息流集成一体化管理的企业信息管理系统.ERP整合企业内所有资源,对采购、生产、成本、库存、分销、运输、财务、人力资源等进行规划,从而实现整个系统工作绩效最优.在ERP环境下的会计处理比手工环境中的会计处理更为严谨.ERP环境下的委托代销业务,因为代销方式不同,其确认销售收入的时间也不同.另外,根据《增值税暂行条例实施细则》(以下简称《暂行条例》)确认的增值税纳税义务发生时间与按照企业会计准则确认收入时间存在差异,使得目前ERP环境下委托代销业务的处理更加复杂.
一、委托代销业务的处理
委托代销业务是指企业将商品委托他人进行销售,但商品所有权仍归本企业所有的销售方式.代销商品销售后,受托方与企业进行结算,并开具正式的,商品所有权转移.
(一)视同买断方式下的业务处理该方式又分两种情况.
第一,受托方和委托方之间的协议明确标明,受托方在取得代销商品后,无论是否能够卖出、是否获利,均与委托方无关.
这种方式下的委托代销业务和直接销售没有本质区别,可以在商品交付符合收入确认条件时即确认销售商品收入并计算应交所得税,和正常销售业务的业务处理流程一致.ERP环境下,销售人员在销售管理系统中根据销售订单生成或录入销售发货单,该发货单经有关负责人审核后传递到库存系统,客户提货后库房管理员在销售发货单上签字,然后该出库单随即传递到存货核算系统.存货系统记账后,存货系统的权属会计人员调用自动转账模块生成确认结转销售成本的凭证,自动转账凭证生成后自动发送到总账系统.同时,销售人员根据销售发货单生成销售专用,传递到应收款管理系统,会计人员审核后依据自动转账模块制单,确认收入和应缴纳的增值税.
第二,受托方和委托方之间的协议明确标明,将来受托方没有将商品售出时可以将商品退回给委托方,或受托方因代销商品出现亏损时可以要求委托方补偿.
这种方式下的委托代销业务,在委托方将商品交付给受托方时,商品的风险并没有转移.这时,委托方不应确认收入,只有在受托方将商品销售并向委托方开具代销清单后,委托方才可以确认收入.另外,依据《暂行条例》,委托代销方式下,增值税纳税义务为收到代销清单的当天.这种情况下,收入和增值税纳税义务在同一天予以确认.ERP环境下会计处理如图1.
销售人员在销售管理系统中根据填制委托代销订单,并依此生成委托代销发货单,经有关负责人审核后传递到库存系统自动生成销售出库单,客户提货后库房管理员审核销售出库单,然后该出库单传递到存货核算系统.存货系统根据委托代销发货单记账后,权属会计人员调用自动转账模块生成确认结转销售成本的凭证,自动转账凭证生成后自动发送到总账系统.待商品销售并收到代销清单后,销售人员根据委托代销发货单生成委托代销结算单,审核后生成销售专用,传递到应收款管理系统,会计人员审核后依据自动转账模块制单,确认收入和应缴纳的增值税,生成的凭证自动发送至总账.同时,在存货核算系统中对发出商品的销售专用记账并调用模块结转委托代销商品成本.
(二)收取手续费方式下的业务处理这种方式下的业务处理与视同买断方式第二种情况相同,都是在收到代销清单时确认收入及应交所得税,业务处理相同.
从以上业务处理流程可以看出.上述业务都是针对收入与增值税纳税义务确认时间相同的情况所做的处理.但是,《暂行条例》还规定了两类特殊情况的增值税确认时间：一是企业如果在收到代销清单前已收到全部或部分货款,其纳税义务发生时间为收到货款的当天.二是对于发出代销商品超过180天仍未收到代销清单及货款的,应视同销售实现,一律征收增值税,其纳税义务发生时间为发出代销商品满180天的当天.此时收入确认与增值税纳税义务确认时间产生了差异,不能在收入确认时计算并确认增值税.
二、两种特殊情况下的处理办法
目前的ERP系统对收入与增值税确认时间的差异采取了回避态度,只针对收到代销清单的当天同时确认收入与应交所得税业务设计业务处理流程,没有涉及两种特殊情况.这将导致增值税确认时间错误,不利于增值税的缴纳和征收.为解决这一问题,应按委托销售发货单上的发货日期设置报警单.在销售管理系统“业务”中的“委托代销”下设置“委托代销发货单报警单”,并将其与“委托代销商品”科目建立连接.报警单起始日期设为“委托代销发货单发货日期”,报警日期设为“≥委托代销发货单发货日期+180天”,由系统自动计算日期.“委托代销发货单报警单”如图2：
(一)在发货后180天内收到代销清单设置“委托代销结算单报警单”后,如果在发货后180天内收到代销清单,销售管理人员按照代销清单填制“委托代销结算单”并生成销售专用,传至应收款管理系统进行制单,确认收入及应交增值税,同时在存货核算系统中结转成本.做完上述业务处理后,该笔发货单从“委托代销发货单报警单”中消失,且结转成本后,该笔成本从“委托代销商品”科目减少,在发货日后180天系统不报警.
(二)发货后第180天仍未收到代销清单在发货日后第180天,如果委托企业仍未收到代销清单,系统自动弹出“委托代销结算单报警单”,警示已到“应交税费――应交增值税”确认日期,并自动调出该笔尚未收到代销清单的发货单.根据该发货单生成委托代销结算单并生成销售专用,在“备注”栏注明“代销清单尚未收到,仅确认应交增值税”.将其传递到应收款系统,会计人员审核该后依据自动转账模块制单.确认应交税费――应交增值税,不确认收入,也不结转成本.做完该笔业务后,由于未结转成本,“委托代销商品”科目中的数额不变,为防止当天重复结算,“委托代销发货单报警单”后专设一栏为“已确认”栏.销售人员根据报警单生成增值税后,在此栏内打“√”表示已确认应交增值税.待收到代销清单后,销售人员将代销清单与报警单内容核对,得知已确认应交增值税,根据代销清单填制“委托代销确认单”,内容与“委托代销结算单”相同,指示表头名称不同,在备注栏注明“已确认增值税”,传至应收款系统,不再生成销售专用.在应收款系统中“制单处理”下“制单查询”中增加“确认单制单”,会计人员根据该确认单确认收入,生成凭证.同时在库存管理系统审核出库单,在存货管理系统结转成本.结转完成本后,“委托代销商品”科目中已结转部分被确认为“主营业务成本”,该笔成本从“委托代销发货单报警单”中消失,系统不再报警.
(三)发货后180&内收到部分商品代销清单发货后180天内,受托方开出发货单上部分商品的代销清单,另一部分商品由于尚未销售,未开出代销清单.这种情况为前两种情况的集合.ERP系统中根据开出的部分商品代销清单填制“委托代销结算单”并生成,在应收款系统中确认该部分商品的收入及应交所得税,并在存货核算系统中结转成本.结转后,该部分商品从“委托代销结算单报警单”中消失.而未收到代销清单的那部分商品仍在报警单中,在报警日自动弹出报警单,单据上对应的该笔业务中“受托代销商品”一栏数额即为还未被转销的委托代销商品总额,销售人员根据自动调出的委托代销发货单填制委托代销结算单,按报警单上的数额更改结算数量并生成销售专用,在备注栏注明“代销清单尚未收到,仅确认应交增值税”,传至应收款管理系统生成凭证,同时在“已确认”栏打“√”.待收到代销清单后,参照情况(二)确认收入及结转成本.
(四)企业在收到代销清单前已收到全部或部分货款该种情况下,按《暂行条例》规定,企业应在收到货款时确认应交增值税.但按照会计准则,不应确认收人及结转成本.若收到货款的时间为发货后180天内,则在收到货款时调出该笔发货单生成委托代销结算单,审核后生成专用,在备注栏注明“代销清单尚未收到,仅确认应交增值税”,在应收款系统中确认应交增值税,不确认收入,不结转成本.收到代销清单后参照情况(二)处理即可.若收到货款的时间为发货后180天以后,参照情况(二)和情况(三)进行相应业务处理.