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摘 要：随着电信企业ERP的应用,传统的会计流程已不适应企业发展的需要.分析了电信企业传统的会计流程的弊端,以电信企业费用报销流程为案例,阐述了电信企业ERP下会计流程重组的内容及应用效果.
关 键 词 ：ERP 会计流程；信息技术；流程重组
中图分类号：F275.2 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2012）04-0092-02
引言
随着信息通信技术的飞速发展,电信企业用户数量增长势头不减,同时电信企业新业务层出不穷,以云南联通昆明分公司2010年收入为例,非语音收入已占到全部收入的30%,同时新业务种类众多,以云南联通2010年数据为例,一年内新增的非语音业务种类占到整个非语音业务种类的23%.新业务的结算形式多样复杂、数据量大、时间要求紧,这给电信企业会计核算工作带来了前所未有的挑战.如果延用以前的会计电算化形式进行会计核算,不仅不能保证会计信息的可靠性与及时性,更无法满足决策者对决策信息在时间上和内容上的决策要求.
电信企业的ERP无疑为这一问题的解决提供了一个有效的途径,ERP（Enterprise Resources Planning）即企业资源计划,是指建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台.ERP 的用户通过系统的公用数据结构和集中数据库,可以从世界任何地方进入并获取数据,ERP 系统实现了系统集成和数据集成.ERP通过财务业务一体化,实现财务数据与业务数据同时采集,满足信息使用者的需要.
中国从20世纪90年代引进ERP,从ERP的应用的经验中,我们不难发现,要让ERP充分发挥其作用,就必须利用现代IT技术和手段,通过理顺管理流程、整合信息共享,最终达到对企业资源的有效管理与控制.所以电信企业实施ERP首先就要实现信息化下的业务流程重组,其中会计流程重组是其中非常重要的一环,因为财务会计系统是ERP中最重要的、核心系统,整个企业70%的决策信息来自于财务会计系统.
一、电信企业原会计流程存在的缺陷
1.基于传统分工理论的会计流程效率低下.电信企业传统的会计业务流程是建立在劳动分工理论下的一种顺序化业务流程.劳动分工就是将一定的过程分解为个别作业,管理活动的重点是努力提高个别作业的效率.在这种理论指导下电信企业的会计流程分解为工资核算、原材料核算、工程建设及固定资产核算等相对独立的工作,各部门依照部门工作职责处理财务信息,财务信息在各部门之间传递,增长了财务流程链条,形成重复作业,同时各个子系统彼此独立,形成信息“孤岛”,既降低了工作效率又增加了企业运营的成本.
2.会计核算与监督的滞后性.电信企业新业务开展前,往往都要经过财务部门的审核,即事前控制.但新业务开展过程中的数据都集中在业务数据库中,财务人员对新业务的会计数据采集工作是在业务发生后,并经过多道环节进行加工处理才能提供给管理决策者使用,从而导致财务控制主要是事后控制.控制的滞后性,使得电信企业无法从效益的角度对生产经营活动进行实时控制,决策者得不到及时有效的信息,无法在瞬息万变的竞争环境中及时调整经营策略,实现企业价值最大化.
3.无法满足信息使用者多元化的需求.在电信企业传统的会计工作中,会计流程只关注业务流程中会计数据的收集,即业务活动产生的大量信息保留在业务部门,财务人员只采集其中影响企业财务报表的数据,却忽视了财务数据背后大量的管理信息,这些信息仍保留在业务部门,这就可能出现会计信息系统与其他业务系统中的数据不一致或冗余.在信息社会,信用使用者的信息需求是多元化的,在传统的会计流程下,电信企业的财务人员却面临着对会计信息背后的大量管理信息知其存在而无法及时提供的局面.
二、ERP下电信企业会计流程的重组内容
在ERP下,如果延用以前的会计流程,不仅无法发挥ERP高度的信息集成作用,促进电信企业整体竞争力的提升,反而会成为电信企业快速发展的瓶颈.所以,电信企业实施ERP必须首先对原电算化下的会计流程进行重组,以适应新系统的要求.ERP下电信企业会计流程重组的主要内容如下:
1.观念重组.业务流程重组就是从根本上对原来的业务流程做彻底地重新设计.要实现从根据上彻底的重新设计,首先要从观念进行重组,会计人员要对会计工作的职能进行重新认识,会计工作的主要职能要从核算职能向监督职能转变,并进一步发展预测经济前景、参与经济决策、评价经营业绩等职能,只有对会计职能的重新认识才能让会计工作者抛弃传统的不合时宜的观念,重新树立适合ERP环境下的新会计观念.要树立价值创造的观念,会计工作不仅仅是被动地执行工作,而是应主动地与其他业务活动相配合,形成良好的协调、互动机制,为实现企业价值最大化的目标出谋划策；要树立网络系统观念,重组后的电信企业会计信息系统应极大地利用了网络技术,充分发挥电信企业业务数据库中的信息优势,实现网络环境下的不同系统间信息交流的双向性.
2.流程重组.流程重组则是实施会计流程重组的核心过程,要求对企业现有的会计业务流程进行调研分析,针对ERP下收集到的采集于各业务部门的信息内容、关联关系、信息流的方向等特点,考虑舍弃冗余的、不合理的流程,充分利用ERP数据库实现信息的共享,消除多头采集信息带来的信息冗余、不一致性等问题,设计出一套适合新系统的新流程.充分发挥电信各业务系统海量信息的特点,将之充分应用于ERP系统中,通过信息的自动采集、处理,将会计人员从数据的采集、日常核算处理中解脱出来,将更多的精力投入到对数据的深度分析、挖掘中,通过对业务及财务相关数据的分析为企业的经营决策提供有利的支持
3.会计组织重组.在完成观念重组、流程重组后,还要建立一套与之相配套的会计组织机构.组织重组则是为了保证会计业务流程重组实施的有效性和永久性,会计组织结构重组就是把目前的直线职能型的结构转变成面向流程的项目型结构和基于客户/服务器（C/S）的扁平化组织结构,从结构层次上提高企业管理系统的效率和柔性.在ERP 环境下,电信企业会计部门在流程重组后要增设专职岗位完成业务数据与会计核算数据的映射关系的维护工作.
三、电信企业在ERP下实施会计流程重组的案例及实施效果
联通云南分公司有员工近千人,由于业务的需要,员工经常出差,传统的费用报销会计流程：报账员工手工填写费用报销单→业务部门报账员审核→部门经理审核→归口管理部门经理审核→部门报账员定期将审核通过的费用报销单集中送交财务部门→财务部门初核→财务经理审核→公司领导审核→财务部门制单员根据费用报销单在用友系统中录入相关凭证→审核人员审核凭证→出纳转账给部门报账员→部门报账员转账给报账员工,同时部门报账员要登记部门台账并定期与财务账进行核对.
从上述流程中我们可以看出,员工手工填写的费用报销单通过人工传递方式在各审批部门及领导中传递,同时各部门要单独设立报账员实施统一报账并建立费用报销台账,并要定时与财务系统中的数据进行核对,不仅增加了工作量且人为降低了处理效率.整个报账过程需一周的时间.而这些工作完全可以通过ERP中对信息流的实时处理来解决,所以云南联通决定重构费用报销流程.
ERP下新的费用报销流程既要考虑数据采集的自动化,又要考虑ERP核心系统的安全性.所以联通云南分公司决定在原有的OA系统中实施电子报账,由报账员工在OA系统中录入电子报账单并将相关原始单据扫描进系统,各审批部门人员在OA系统中实施审批,财务初核完成原始单据的人工审核,并通过事先定义好的业务、费用与会计凭证映射关关系,由财务审核人员完成实时触发,将OA中的费用报销数据自动生成ERP中的会计凭证.这样既分离了核心数据与大量业务数据,又实现了会计信息的自动采集与处理.
通过上述业务流程的重组,费用报销可实现由原来的部门报账员定期收集统一报账到现在的实时分散报账,报账周期由过去的一周提升至现在的两小时,极大的提高了报账效率,同时业务部门报账不用手工登记台账,系统可自动生成业务部门报销台账,省去了业务部门费用报销台账与财务账的人工核对工作,系统自动完成核对工作,因为是一套数据,又保证了数据的一致性.
联通云南分公司实现ERP一年多来,通过会计流程重组,不仅提高了会计核算的准确性与效率,有效地保证了资金的安全性,同时通过会计组织重组,将很多财务人员从原有的核算、对账等事务性工作中解放出来,更多地参与到企业的经营决策、市场营销策略分析、顾务中,取得了良好的经济效益与社会效益.
结束语
通过以上案例我们不难看出,ERP实施的关键是要根据信息的特点和技术支撑的可能性,进行业务流程重组,尤其是是ERP核心模块——财务会计模块的会计流程重组,从根本上建立起适应信息技术的会计流程,而不是停留在对手工工作的“模拟”.通过重组,将电信企业的会计流程由职能管理转变为过程管理,以事前管理代替事后监督,以计算机协同处理为基础的并行过程取代串行和反馈控制的管理过程.只有这样,才能真正实现整个系统的全局最优,才能保证ERP的成功实施,才能全面提升电信企业的核心竞争力.