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摘 要： 教学秘书工作是学校教学管理工作的重要组成部分,教学秘书的素质直接关系高校教学质量的提高,关系高校的发展和人才的培养.本文就高校教学秘书的素质要求进行探讨.
关 键 词 ： 教学管理 教学秘书 素质要求
教学管理工作是高校各项工作的中心,教学秘书服务于教学管理工作,在高校教学管理中具有特别重要的作用,它是学校、院系与教师、学生沟通的桥梁和纽带,是上级教育思想、教育计划的执行者、实施者与管理者,教学秘书工作的质量高低直接影响学校的教学管理质量,随着高等教育改革的不断深化,高校管理对教学秘书的素质提出很高要求.我作为一名教学秘书,结合工作经验,对高校教学秘书应具有的素质提出几方面的看法：
一、政治思想素质方面
高校是培养和造就社会主义建设高级人才的基地.教学秘书工作处于全校教学管理工作的最基层,其优劣直接影响教学活动,因此,高校教学秘书要有高度的政治觉悟和高尚的思想情操,要认真贯彻党的教育方针政策,忠诚于党的教育事业,加强对高校教育理论的学习与研究,努力提高自己的政治思想和政策理论水平,提高政治鉴别力和敏锐性.教学秘书还要充分认识到自身工作的重要性,树立强烈的事业心和高度的责任感,热爱本职工作,兢兢业业,默默奉献,勇于吃苦,全身心投入到工作中,为人师表,用自己的行为引导、教育学生,全心全意为教学和育人服务,更好地履行管理职责.
二、职业道德素质方面
教学秘书从事的工作多是一些日常的、具体的、繁琐的事务,工作的政策性、业务性、服务性又强,做好教务工作,教学秘书必须具备强烈的责任感和敬业精神,工作中要爱岗敬业,认真负责,踏踏实实,尽职尽责.要坚持实事求是,坚持原则,严格遵守管理制度,严于律己,保持良好的职业道德,秉公办事,一视同仁,还要有良好的团队精神,团结同志,协调合作,一切教学管理工作都是为教学服务,为师生服务的,所以要有较强的服务意识,任劳任怨,不计得失,甘为人梯,乐于奉献,不断提高工作效率和工作水平.
三、业务知识素质方面
业务知识素质是教学秘书必须具备的重要素质,教学秘书的工作是高校教学工作重要的组成部分,工作对象是经验丰富的领导、学识渊博的教师、较高素养和才智的大学生,所以教学秘书首先要加强理论知识的学习,掌握新的理论知识,熟知高校教学管理工作的指导思想和任务,熟悉学科课程的设置,教学计划的制订和实施等知识；其次要丰富专业知识,由于各院系专业性强,科目课程众多,规格层次杂,有成人教育、普通本、专科教育、研究生教育,有学历和非学历教育等,这就要求教学秘书有一定的专业基础知识,了解本院系的教学特点和教学规律,只有这样才能协助领导制订不同规格、不同层次的教学计划.还要学习自然科学、心理学、教育学及与本职工作相关的专业知识,如学籍管理、考试管理、教务文书撰写、排课技巧、教材管理、教务工作现代化的办公自动化手段等,一边工作一边学习,不断提高知识水平、工作效率和管理水平.
四、工作能力素质方面
1.语言文字表达能力.在实际工作中,教学秘书向上级领导提供资料、报告、请示、教学动态信息和向下面人员传达上级指示、通知等,要起草清晰、简明的文件,同时应具有口头表达准确、生动、流畅的能力,如召开教学座谈会、调整课表、征订教材、处理学籍等工作中,需要与工作对象反复磋商、上传下达、解释原因、交涉等.因此,教学秘书应具有较强的口头语言表达能力和书面写作能力.
2.较强的信息处理能力.各项工作中会产生大量文件材料,如课堂教学材料：课程安排表、教案、试卷；学籍管理材料：新生报到注册、学籍卡、学生花名册、毕业生登记表、学生成绩,还有计划、总结、教研室活动、教研成果等,教学秘书应该在平时工作中迅速、准确地处理这些材料,注意积累收集、妥善保管,不但为今后工作提供依据、经验,同时提高教学秘书掌握信息、处理信息的能力.
3.沟通协调能力.因工作需要,教学秘书经常要和教务处、教师、学生及有关院系打交道,是学校、院系与教师、学生之间的桥梁和纽带,具有承上启下、协调左右、沟通内外的作用,因此,教学秘书必须具有较强的沟通协调能力,使教务管理工作与学生工作相协调、与直属领导和上级部门协调、与兄弟院系协调,等等.这种沟通协调能力要求教学秘书既保持原则,又在原则允许的情况下做出灵活处理,注意处理个人与领导和外界的关系,做到自觉服从上级,主动配合同级.
4.运用现公手段的能力.教学秘书工作时时都要与各种数据打交道,数据信息量大,且要求准确,利用现代化计算机技术,不仅可以帮助教学秘书解决一些问题,而且能提高工作效率,尤其计算机校园网的建立大大提高了办公室的教学管理水平.熟练使用电脑和充分利用互联网是教学秘书的基本技能,教学秘书应熟练使用计算机搞好文字编辑、信息收集、数据处理、资料统计、档案管理等工作.通过互联网积极收集、整理有关教学管理方面的信息；要熟悉教务管理系统的操作步骤和操作方法,如排课、排考、调停课处理、各类考试报名、学生成绩管理等,不断提高教学管理工作的信息化处理水平.
五、心理素质方面
人的心理素质,是指一个人是否具有健康的心理和健全的人格,每个人的行为都是其心理活动支配的外化表现.一名优秀的教学秘书必须具备良好的心理素质,特别是默默奉献、任劳任怨的心理品质素质.之所以这么说,因为一方面教学秘书工作千头万绪,没完没了,有可能花了很大精力,尽了最大努力去做,结果却不理想,甚至不被人理解.另一方面,教学秘书处在领导之间、领导和群众之间工作,由于种种复杂原因,他们经常会遇到各种各样的问题和矛盾.如果没有任劳任怨的心理品质素质,一天到晚总是怨天尤人、情绪低落,则是干不好工作的.这就要求教学秘书加强自身修养,树立正确的人生观,善于从辛劳中品味甘苦,从平凡中积极进取,正确认识和处理各种矛盾,经受各种压力、误解；要加强情绪修养,保持积极健康的心态和乐观向上的情绪,大公无私,全心全意为教学、为群众服务；善于加强自我调适,不断消除心理障碍,寻求心理平衡,坦然面对挫折和失败,以一种良好的心态对待工作.要培养和谐的人际关系,正确认识自己和评价自己,营造良好的工作氛围,在工作中表现主动性和积极性,不断改进工作方法,提高工作效率.
六、创新思维素质方面
在竞争日益激烈的社会,只有不断创新,高校才能生存和发展.学校工作虽然看似“周而复始,年年如是”,但事实上每所高校、每个学期、每一学年都会有不同程度的发展变化.例如：教育教学改革的深入发展、招生人数的增减、专业的设置、生源的变化、教师的引进和调离、学校内部制度的改革、人才培养方案的调整,等等,一个合格的教学秘书必须随着社会的发展和教学管理中具体工作情况的变化,不断加强学习,拓宽自己的知识面,不断提高知识水平,充分发挥自己的主动性、能动性和创造性,既要在思想上创新,更要强调在工作方式方法上创新,积极开动脑筋,探索管理的新途径、新方法和新手段,经常关注并收集各兄弟院校,甚至国外高校相关专业设置的信息、社会对人才需求信息及教学、管理的新措施等.除了向领导汇报外,还需进行综合分析,形成自己的思想和见解,为领导决策提供科学依据,不断改进和完善教务管理,从根本上提高工作效率,从而进一步提高教学管理水平,使教学管理制度做到更合理化、规范化.
总之,教学管理工作是提高教学质量的重要环节,一名合格的教学秘书必须充分认识到工作的重要性,加强学习,了解专业知识的发展趋势,充分掌握现代化的管理知识与技能,不断摸索,勇于创新,寻找工作规律和工作方法,不断总结经验,全面提高自身素质,增强自己的工作能力.只有具备以上几种基本素质,教学秘书才能完成自己肩负的任务,才能更好地提高教学管理水平,进而提高教学质量.