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基建档案是指从工程项目从论证、决策、建设、验收、交付使用各个过程中所形成的,需要进行分类归档的文件材料,它包含了项目提出、可行性研究、评估决策、勘测设计、施工、竣工、交付使用等工作环节中所形成的声像、图表、图纸、文字等载体和形式的材料.基建档案不仅是评定工程项目质量、项目维护、项目使用的重要依据,也是一个单位基础设施建设活动最为真实的历史记录材料,是工程建设技术人员智慧和劳动结晶,是单位资源储备的一种表现形式.
一、我国基建档案管理存在的问题
基建档案不仅是一个工程项目在施工建设过程中最为真实的记录和反映,也是一个单位建设发展的重要依据和基础.随着我国各个单位基础设施建设数量的增多,基建档案管理的越来越复杂,难度越来越大,重要性也得以体现.但是,我国基建档案管理水平较为滞后的问题仍然比较突出,主要体现在以下三个方面：
第一,基建档案管理重视程度不够.一般而言,基建工程项目周期短则几个月,半年,长则几年.但是,对于基建工程管理而言,场所是临时租借、人员是临时抽调、班子是临时组合、机构是临时成立,所以,有些项目管理人员往往过于关注项目施工建设,而对于基建档案材料的搜集整理存在重视程度不够的问题,甚至片面认为基建档案管理浪费时间精力.在项目施工建设中,只注重施工进度而不注重工程资料；基建档案管理较为混乱,管理人员因为是临时抽调的,所以基建档案资料也是人走楼空；有的项目施工负责人员根本不重视对基建档案的搜集整理,用完即扔；在基建施工过程中,未能做到档案资料的同步搜集整理,造成档案资料的失实遗漏.
第二,基建档案管理缺少规范性.随着我国社会主义市场经济体制的转型建设,基础设施工程项目在建设、管理、投资等方面都发生了较大变化,例如,原有的基建项目建设用地基本上都是由国家划拨而来的,但是在市场经济体制下,基建项目更多是通过竞拍才能获得的,而且在项目建设过程中,监理单位和施工单位也必须要通过招投标程序才能够产生；在项目施工建设过程中,都经历了征地拆迁、融资、改造装修、代建、扩建等建设过程,在这些基建项目建设过程中,都离不开项目运作,这是基建档案管理所面临的一个新的重要变化,直接增加了基建档案管理的内容,使基建档案建设的程序更为复杂化.但是,应该说基建档案管理的每次改革和每个变化都是一个新的学习过程,都是一个新的尝试,而在这个学习尝试的过程中,我国基建档案管理缺乏规范性指导,对于基建档案的使用、归档、整理、搜集都缺少实施标准.
第三,缺少足够胜任新形势下基建档案管理人员.目前,我国基建档案管理在人员素质技能方面存在两类问题：首先,由于大部分基建档案管理人员基本上都是临时指派的,缺少系统性的档案管理培训,对于档案管理业务不熟悉,缺少档案管理专业知识,难以有效进行档案的搜集整理、归档、开发利用；其次,在基建工程施工过程中往往面临着人手缺少问题,档案管理人员往往也是的,其业务较为繁杂,工作量较大,对于档案工作往往也是出于疲惫应付状态,在档案管理方法和手段方面就更加落后,难以使用现代化管理手段进行编目、检索、开发、利用.
二、我国基建档案管理完善对策
第一,要不断增加基建档案管理部门的服务意识.基建档案管理利用不仅是档案管理工作的职责,也是档案管理工作的中心内容.但是,就基建档案管理的实际现状来看,基建档案的利用率较低,之所以出现这样的问题,其主要原因在于基建档案管理人员缺乏服务意识,档案管理的基础工作较为薄弱,直接制约着基建档案的查询利用.因此,基建档案管理部门的工作人员要能够不断提升服务意识,加大对馆藏内容的宣传.大多数员工对于档案管理部门的工作职责和工作内容缺乏清晰了解,认为档案管理是一个非常神秘的部门,不能轻易涉足,
针对基建档案管理存在的这种问题,需要不断加大对基建档案管理利用重要性的宣传,特别是要解决基建档案利用效率低下、利用方式单一、利用范围狭小等方面的问题.在对基建档案宣传的过程中,档案管理人员要能够强化服务意识,转变工作理念,变被动服务为主动服务,不断发挥基建档案作用的同时,促使档案管理水平的提高.
第二,要为基建档案管理创造良好的外部环境.要想不断提高基建档案管理工作水平和服务质量,除了强化档案管理工作人员的服务意识以外,还需提高相关部门和领导对此项工作的思想认识和重视程度,只有各个部门和领导充分认识到基建档案管理工作的重要性,才能够建立一个协调的工作机制,才能够使各个部门主动搜集整理基建档案材料,并及时整理归档.任何一个工作的完成都离不开一个良好的外部环境,只有为档案管理工作创造一个良好的、和谐的、积极的外部环境,才能不断提高基建档案管理水平和质量.
第三,要不断完善基建档案的各项管理制度.目前,我国各个单位的基建档案管理的依据是建设部的《城建档案管理规定》实施细则,虽然这样做有利于基建档案管理的规范性,但是从某种程度上来看,各个基建单位也要根据工程项目的实际情况,制定出符合自身工作需要的档案管理制度,唯有如此,才能不断减少基建档案管理工作难度,不断提升基建档案管理水平,提高基建档案利用率.
第四,不断提升档案管理人员的业务技能.为更好提高档案管理水平,提高高校基建档案管理水平,要不断加强对基建档案管理人员的业务技能培训.基建档案管理是一项细致而复杂的工作,需要档案管理人员有较高的职业道德和业务技能.为使基建档案管理人员既懂基建档案管理,又要能够不断提高其业务水平,确保基建档案的工作效率和质量,适应现代档案管理载体、方法、手段对于档案管理人员新要求,要不断加强对档案管理人员的培训.基建档案管理人员不仅要能够熟练掌握档案保护技术、档案管理学、档案学等方面的专业知识,而且还要掌握现代档案管理先进手段,促使基建档案从经验管理向现代化科学管理进行转变.
第五,要不断加大对基建档案的硬件建设.在我国传统高校基建档案管理中,档案主要是以实物和纸质为载体,不仅不便于管理和查阅,而且容易造成损害丢失问题.但是,在信息时代,基建档案可以通过现代化技术,将纸质档案通过技术转化,转变为数据性资料进行存储、检索、查阅,实现了现代化基建档案管理.因此,基建单位要能够不断加强档案管理的硬件投入,特别要能够不断更新设备、使用现代化管理技术,为基建档案的电子化、现代化提供物质基础.在信息化时代,基建档案管理所面临的一个重要问题就是如何将纸质档案电子化.对此,基建档案管理部门可以要求设计单位提供相应的电子版图纸,使工程设计更为系统完整的在图纸上进行反映.而对于那些具有较高保存价值的图纸,更是建立电子档案的建立进行永久性保存.
（作者单位：山东省济宁市拆迁中心）