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1.目前我国高校建的概况
随着我国教育事业的发展,国家对教育事业的发展重视程度不断提高,目前我国高等教育已进入大众化阶段,我国高等教育毛入学率不断提高,在学总规模不扩大,有了国家政策对教育事业发展的倾斜,财政拔款、银行贷款等融资渠道较为畅通,高等院校的数量不断增长,已有高校的办学规模也不断扩大,一个个崭新校区拔地而起.有些高校领导为了工程尽快开工上马,抢抓进度,快出成效,简化程序,而对工程档案建设重视和要求的不够,甚至不作要求.意识上轻视必然导致建设与管理的不规范.在这种“重建设,轻资料”管理思想下,工程资料形成不规范、不完整、不及时、不准确；工程档案收集制度不严,不及时,造成文件散失,成套性和完整性存在缺陷；档案整理不规范,系统性不够,且存在各参建单位标准不一致现象；建设期档案保管条件差,保护意识弱,造成档案损毁、散失.这成了高校基建工程档案管理的通病.
2.高校基建工程档案通病产生的问题
这些通病使得各项工程验收困难、时间长甚至无法进行；工程结算工作困难甚至引起经济纠纷；工程的质量难以得到保证,综合验收通不过,房屋验收合格证无法取得,工程质量没有得到保障,严重的甚至会被列为违建、勒令拆除.
2.1工程建设的质量没法保证
工程的建设是一个连续、有序的施工过程,而且是一环扣一坏的,每道工序都需要有资料的支撑,下一个工序开展必须取得上一工序的检验合格证明文件,脱离了工程资料的保证,工程质量就没法得以保证.
2.1.1边勘察,边设计,边施工
在很多高校的工程建设过程中,为了节约时间,往往先不进行勘察工作,在没的勘察报告的情况下,就先开始进行施工图设计并组织施工,边施工边勘察.这样的“三边”工程,违反了建设程序,很容易造成施工过程中存大量的方案、图纸等各种各样变更,给施工管理,造价控制,工程资料管理增加了难度,且违反建设规范,直接影响到工程的质量安全.
2.1.2检测、检验报告未出结果,进行下一道工序施工
施工过程中,桩基础施工完成后,需取得检测报告后方可进行承台以上的结构施工.一此高校往往为了加快施工进行,允许施工单位一边进行上部结构施工,一边做检测.这种做法当出现检测不合格时,按规范必须进行加倍抽检,这时上部结构已施工,已无法进行加倍抽检.此时,有些高校铤而走险,通过做假等手段硬把工程建设搞下去,这会给工程质量带来极大的安全隐患,工程的质量完全得不保证.
可见,做好工程资料也是工程施工过程质量、安全控制的保障和依据.
2.2工程验收困难、时间长甚至无法进行
由于赶工期,高校基建管理工作的领导通常会向监理单位提出“狠抓工程进度,一切都要把进度放在工作的首位”的指导思想,对工程资料档案的管理工作重视不够.这会使用工程资料严重落后于工程建设的进度,工程的资料工作只能采取后补方式进行了.往往一个工程下来,各单位的管理人员常会发生变化,时间长后补充资料的难度会加大,甚至无法进行,工程资料的无法整理,竣工验收工作也因此变得困难、漫长甚至无法进行.
2.3工程结算工作困难或引起经济纠纷
受聘于业主的结算公司主要是根据业主提出的工程结算资料进行计算、审核,结算工作一切都建立在工程资料的基础上.结算的资料主要包括招投标文件、施工图纸、开工报告、设计变更、竣工报告、竣工图纸、工程签证单、罚款通知单、工作联系函、材料品牌的进行确认等涉及资金的相关函件.工程资料与工程建设脱节后,往往会造成上述工程结算资料的丢失,一旦丢失,补资料相当困难.因为多大数工程的结算都是在工程完工并通过竣工验收后才开展的,这往往需要很长时间,时间一长,很多东西都会被遗忘,如补工程设计变更,工程签证单等没有相关的证据材料,再要当事的管理人员签名确认,是十分困难的事情.这会给工程结算工作带来巨大的困难,涉及金额大的还会引起工程纠纷,需要进行仲栽或法院诉讼才能解决.
3.高校如何做好工程档案管理工作
3.1必须要高度重视工程档案管理工作
首先,高校领导要加强了解和学习工程档案的相关知识,认识工程档案管理的重要性,从学校层面高度重视工程档案工作,然后基建处领导要为工程档案管理工作专门成立工程档案管理室,档案管理室应符合文件档案的必要环境要求,而且位置相对稳定、独立,要配备专人负责工程档案管理工作,购置电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪等档案管理设备,购置了、档案皮、档案盒卷内目录、备考表等档案管理材料.最后,还应加大档案资料编制与管理的宣传力度,让各部门加强对该项工作的支持与理解,并积极配合开展工作.
3.2建立健全的管理制度是做好档案管理工作的前提和基础
工程档案管理工作任务重责任大、要求高,只有建立健全工程档案管理制度,才能明确工程档案管理的目的、内容和要求,切实提高档案管理人员的积极性和主动性,才能提高工程档案管理的质量,才能保证工程的档案资料管理有法可依,若发生任何问题都有证可循.
基建处应建立健全档案收集制度、文件收发制度,图纸签发制度、档案借阅制度、档案监督制度、责任追究制度、档案验收制度等档案管理各项规章制度,制定档案管理工作的各项具体实施细则和工程资料员工作守则,而且这样制度的内容详细、具体,明确到工作的每一个细节,才能让建设工程的档案资料管理具有实用性、操作性.
3.3加强从业人员素质培训是做好档案管理工作的保障
工程档案管理人员要不断地学习建设工程档案相关的法范制度,增强工程档案管理意识,深刻认识工程档案管理工作的重要性,不断加强业务学习,多与其他高校工程档案管理人员进行交流学习、定期进行培训学习,注重提高自己的业务素质,提高工作能力,增强责任心和荣誉感,在工作中注意遵循档案材料形成规律,保持材料之间的有机联系,使工程建设的档案管理达到高标准的管理水平.
同时,档案室人员应该对现场资料员加强指导.另外,档案室人员还应对监理单位、施工单位的现场资料员进行指导与培训.
4.结语
工程的资料是工程建设全过程的真实载录,是建设工程质量的直接反映,是工程质量确认、办理验收、结算的唯一的权威凭证和依据,也为及日后维修、扩建、改造等工作提供了重要依据.做好工程档案管理工作必须提高对档案管理的重视度,建设健全的管理制度,加强加强从业人员素质培训.