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摘 要：档案是人类的宝贵财富,为了让档案更好的服务于人类,就要延长档案的寿命,对档案采取一系列保护措施.
关 键 词：档案保护管理
科学规范的档案具有丰富而珍贵的内容,具体地记录着中华民族的历史足迹,详实地反映了不同历史时期的重要活动,是国家的重要文化财富.为了能完好无损的保存这些传世珍宝,就要对档案采取一系列措施,妥善的保护.做好档案保护,首先要了解档案的制成材料,档案的种类,档案的特性以及档案的损坏规律,最主要的是要掌握科学保护档案的技术和方法,这样才能最大限度的延长档案的寿命,使其更好地为人类和社会服务,为经济发展和社会进步做出应有的贡献.
1.档案保护工作要点
1.1首先要了解档案的制成材料.档案的制成材料是由载体材料和记录材料组成,现存的档案多数是以纸张为载体材料的,随着科学的进步和社会的发展,胶片,磁带,光盘等将逐步代替纸张成为档案新的载体材料；档案的记录材料除传统的墨、墨水、油墨、印台油、印泥外,还有感光、磁性、激光等新型材料.
1.2了解档案的种类.档案的种类不同,保存的时间和方法也就不同,哪些档案需长久保存,哪些需暂时保存,哪些需特殊保存,掌握了档案的种类,才能按照需要妥善安全的保存起来.
1.3也要了解档案的特性.纸质档案具有物理性能、化学性能、光学性能、机械性能,而新型载体的档案是以感光材料、磁性材料和其它合成材料制成的,它的化学成分比纸张的还要复杂,更容易损坏和变质,只有准确了解档案的特性,才能有真对性地做好保管工作.
1.4更要了解档案的损坏规律.纸质档案首先要考虑纸张的老化.纸张的主要化学成分是纤维素,半纤维素和木质素,这些成分会发生化学反应,使纸张变脆、让纸张卷曲,纸张的颜色改变等.其次是字迹的变化,高温对字迹的损害很大,油墨耐热性很差,会发生油透扩散现象,使字迹变得模糊不清；湿度能增加有害气体对字迹的破坏；强光的辐射、酸、碱度过高会使字迹颜色变浅、甚至褪色；灰尘能黏附在档案上,会将字迹覆盖,可视度下降；氧化剂能与字迹色素中的某些发色团发生作用,从而使色素中的发色团遭到破坏使字迹变色；霉菌不仅能污染纸质档案,还遮盖了字迹,甚至使档案完全损坏.档案在利用的过程中损害也很大,因为档案的利用是一个极为复杂的过程,必须使之离开它原本最适合的环境,受外界环境的干扰,使纸质档案受到一定的损坏；复制次数过多也会对纸质档案造成不利.随着现代科技的高速发展,新材料新技术的出现,档案的载体也出现了变化,形成了大量有别于纸质档案的特殊载体档案,比如光盘、磁带、磁盘、胶片等,在保护技术上与传统纸质档案有很大的差别,因此档案工作人员在保护档案时根据不同载体的档案采取不同的保护措施.
2.档案保护,要采取一系列科学的技术和方法
2.1纸质档案除了避光、防潮、防尘、防氧化以外,还要减少档案原件的利用率,一般采取复制件代替原件的做法,这样不仅能减少了原件的利用次数,减轻了原件的负担,又能使档案充分利用服务于社会,也做到了更好地保护档案,使之能保存的更久远一些.纸质档案的表现和存储形式直观、简单、明了,并具有方便保存、阅读等特点,纸张记录材料的稳定性更是电子档案一时不能取代的.因此在纸质档案保护过程中,注意排除各种不利因素,就能使纸质档案保存上百年甚至上千年.
2.2电子档案是社会进步的表现形式,具有方便,快捷,占地空间小,文件的利用不受时间,地点和距离的限制,能与世界各地共享等特点,正被人们广泛应用,但在保护方法上与纸质档案有所不同,比如不同种类的胶片,制成材料和化学成分不同,应分开保管以避免产生化学反应；照相底片是一种化学感光材料,极易引起化学变化和自毁,因此对温度和湿度的要求极高；磁带要防止粘连与生霉,录制孔应打开,以防错误操作抹掉信息；光盘的稳定性能比磁盘要好得多,应用率也高,在保护时应着重预防划伤、预防受热、受挤压变形和老化；软磁盘是以聚酯薄膜做盘基,并经过压光、冲裁、热处理等工序制作而成的,因其具有成本低,价格便宜,结构简单,体积小,便于携带等特点普遍应用,但保存时又极易受环境的影响而变形,发生存取错误,因此在保存时要立放,防止挤压变形,写保护口置于写保护状态等等.由于新型载体档案的自身特点,为安全的保护和利用它们,在计算机档案业务管理系统的使用中,要时刻注意安全保护问题.应用计算机进行编目、著录、检索、统计等工作时,应设定不同操作人员对不同内容的访问权限,如检索统计工作中,不允许对档案目录进行登录、修改等操作,防止外来借档、查档人员直接操作计算机修改文件；对不同密级的档案也应设置不同的保护措施；对于长期保存不需要修改变动的档案,可以刻录在一次性写入的只读光盘上,以保证其不被修改.为了保护计算机系统中数据的安全系统,数据应定期进行备份,重要数据应有两个以上的备份并分开保存.另外采取一定的防计算机病毒措施是非常必要的,故应从建立计算机安全使用制度等方面来预防,不允许随便使用外来磁盘、光盘等,必须使用时应严格进行病毒检测,在确认无病毒后方可使用.
2.3不论是纸质档案还是电子档案在保存时都应注重保护方法与技术.除了不同载体的档案采取不同的保护措施外,修复技术也是档案保护中不可缺少的一部分,通过人为的后天修补,延长档案的使用寿命.比如把在使用过程中已被污染的档案采用去污技术,恢复本来面貌；把纸张发黄、变脆、字迹褪色、扩散、渗透、模糊的档案,使用一些化学方法进行加固；把本已破损的档案进行修补和托裱以恢复原貌；给胶片档案和磁性档案去尘、去污、恢复褪色的影像等等,都是保护档案的技术方法.这样就能使档案更好的服务于社会,服务于人类.
3.结语
国家发展的每一个足迹,能完好无损的保存着,是各级领导和档案工作者重视档案保护的结果.档案馆作为档案事业的主体,是永久保存档案的基地,是提供档案信息为社会服务的中心.档案管理人员要恪守职业道德,坚持学习科学文化知识,注重各项技能培训,强化人员管理,提高档案利用人员素质,注重利用者对档案保护意识的培养和宣传,在传播利用档案时,要提醒利用人员注意档案的保护,小心使用,注重细节,使我们国家的财富世代传承下去,为我们国家的进步发展发挥出档案应有的作用.