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摘 要 ：本文立足工程总承包角度,立足现场管理,在档案管理过程中,通过全过程管理、中间检查,及时发现档案管理问题,采取科学、合理的纠偏措施,确保档案管理处于一种受控状态.
关 键 词 ：工程总承包 档案管理 档案人员管理
对于EPC项目管理而言,设计院主要负责项目设计.随着项目管理的不断发展,设计院拓展了项目勘察、项目承包、项目施工、项目管理与项目咨询等业务.而业务活动不断变化,随之出现各类行政文件、技术资料、承包合同,若采取传统档案管理系统,与当前档案管理需求不相符合,导致某些档案流失.而且,这些资料、档案保存与管理,均需依靠档案管理人员.因此,要想提高档案管理水平,必须加强档案人员管理,促进档案管理规范化、科学化.
一、工程总承包档案人员管理的问题因素
对于工程总承包项目而言,属于一个系统化、复杂化的工程,竣工档案作为国家知识财富,是项目质量鉴定的重要凭证.在项目投产后,竣工档案是运行管理与技改的重要参考.对于工程档案管理,档案人员管理主要存在如下问题.
首先,档案意识薄弱.对于项目文件资料,因档案整理琐碎,不会产生任何经济效益,在施工时,项目现场十分繁忙,而各分包商领导仅注重项目进度、项目形象,许多施工人员在施工现场集中,对于文件资料、档案管理处于一种被动应付状态,进而导致大量档案缺失,未实现生产同步管理.
其次,档案人员业务素质不高.对于一个项目工程建设而言,参建单位较多,分包商几乎缺乏专业档案管理人员.参建单位许多档案人员未接受档案专业知识培训,针对文件资料,无法实现系统、科学分类,不熟悉档案编制要求,使得某些文件内容缺乏规范性、完整性.需后续填补文件资料,使得档案缺乏真实性.
第三,文件编号编写过于笼统.在项目施工现场,因技术文件种类繁杂众多,对于每个文件资料,未编写正确、具体的编号,使得分包单位不知道从何下手,或者凭主管意识编写编号.
二、工程总承包档案管理中的档案管理人员
在工程总承包的档案管理中,档案人员业务水平、业务能力是重要保障,若要做好档案工作,需选拔、培养一批科技型、素质型的档案队伍,加强人才队伍建设,确保档案人员的开拓精神.
首先,档案人员需具备基本档案管理知识,熟悉相关法律法规与行业规准.档案人员必须提升自身理论修养,掌握档案工作相关方法、原则,了解相关法律法规与行业标准,这是档案人员的基础条件.
其次,档案人员必须具备专业知识与技术知识.在项目工程现场,档案人员必须熟悉生产流程、设计知识、施工知识与安装知识.对于电厂生产,如果档案人员不熟悉生产过程,不了解设备性能、工作原理,就不了解建造电厂包含哪几个环节,在各阶段会有哪些文件.如此,我们就无法获取准确与完整资料,所提供信息资源更加不全面.
第三,掌握软件网络知识、计算机操作技能.针对工程总承包档案人员而言,需掌握档案专业知识,精通计算机知识.如果档案人员不了解计算机知识,档案软件开发人员不熟悉档案工作知识,必然导致重复开发,严重浪费时间,造成经济损失,也势必影响工程质量,延长工程工期,增加工程造价,不能造成良好经济效益.
第四,掌握科技英语知识.不管哪一个企业、哪一个公司,都想成为国际性公司.工程企业在发展历程中,所涉及的外包工程逐渐增多,外文图纸、外文资料、外文投标书也势必增多.若档案人员不熟悉基本科技英语,不可能会编制、整理外文档案文件,也不能有效利用外文档案资源.所以,处于新形势下,档案人员必须掌握科技英语知识,与时展步伐相适应.
第五,学习公共关系、市场经济等学科知识.档案管理人员必须具备市场意识,提升自身公关能力,加强预测档案市场能力,调查、了解市场需求,对市场未来进行预测.
第六,提升主动服务意识.对于总承包工程而言,在档案工作中,如果仅局限于资料保存、文件接收,必然落后于市场经济发展.在新历史条件下,需提升档案利用水平与档案社会价值.所以,档案人员需提升主动服务意识,根据用户实际需求,认识到项目档案使用价值,按照相关法律程序与法规,认真做好登记与记录工作.对于项目密级档案,禁止外借阅览.同时,对于管理人员而言,必须熟悉电子技术与信息数据库利用,使项目资料有效完善,确保档案资料的完整性、真实性.
综上所述,要想创建规模型工程公司,打入国际市场,就必须抓住机遇,使档案管理基础性、主动性作用得以充分发挥,构建创新型档案人员管理机制,通过有效管理方法、手段,提升档案人员的档案工作水平,促进档案人员的科学化、合理化管理.