高校档案精细化管理探究

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【摘 要】高校档案管理重要性不言而喻,如何在市场竞争加强高校档案管理工作而立于不败之地,是我们高校档案管理要重视的问题.高校档案精细化管理借用了企业精细化管理理念而应用于高校档案管理实践活动,对高校档案管理工作具有现实意义.本文从高校档案精细化管理的内容、高校档案精细化管理流程、高校档案精细化管理对策进行了详细的论述,旨在抛砖引玉,以求金言.

【关 键 词 】精细化管理 高校档案 管理工作

一、前言

随着现在社会的发展和信息化的突飞猛进,管理模式、管理方法、管理技术都被人们所熟知,企业与企业之间竞争日趋白热化,要想击败对手,必须要采取更加有效的管理方法,由此精细化管理应运而生.从管理的概念上来说,精细化管理是相对于粗狂性管理而言的集约化、规范化管理方式；从内涵上面说,它具有“精、准、细、严”的特点.所谓“精”,简单的释义就是“精益求精”；“准”就是“准确无误”；“细”就是“细心细致”；“严”就是“严肃严谨”.目前精细化管理已经渗透到各个行业当中来,对行业的管理效益、效率、能动性有极大的提升,那么针对于高校档案管理来说,精细化管理应该把握哪些要点呢?

二、高校档案精细化管理内容

(一)精益求精

档案工作追求的是尽善尽美,无论从工作的性质、工作的重要性都要求我们力求完美；从高校档案工作的实际情况出发,笔者认为要重点专注于档案资源在整合上,从不同的角度去挖掘档案工作的实际意义；换而言之,我们要从高校档案工作的目的性上去加以分析,及时扩充档案工作的作用,充分履行档案工作管理的职能,在档案工作中发挥最大的效能.

(二)准确无误

现在档案工作有另外一个预测的职能；而档案工作用通俗的话来说,本身就是历史信息的记录；预测职能的发挥,讲求实效性,有利于人才及时的挖掘和培养.预测职能是建立在历史的记录之上,采取论证、推断的手段来进行的,如成绩、技能技巧、特长、信用等等.如果历史信息的记录出现偏差,那么预测的职能就将丧失；从这个方面来说,高校档案工作肩负着培养祖国未来所需人才的重任,一旦发生失误,那么后果不堪设想.

(三)细心细致

高校档案工作包含的内容很多,不仅仅是学生的数量众多而且还涵盖了大量的信息,对信息的及时、正确的处理需要我们档案工作者付出艰辛的劳动,每一条信息我们都要进行综合归类,避免出现“张冠李戴”错误,因此,细心细致必不可少.

(四)严肃严谨

高校档案工作来不得半点虚假,在对待工作的态度上,管理者必须严肃认真；缺乏务实严谨的工作作风,必然对档案工作带来不利的影响,有可能造成巨大的损失；事实求是、脚踏实地的工作作风是每一个高校档案工作管理者必须要遵循的准则,采取弄虚作假必然会触及法律的红线,同时也丧失了自身的伦理道德.

三、高校档案精细化管理流程、对策

(一)高校档案精细化管理流程

高校档案精细化管理要遵循一定的流程和步骤,从笔者的经验上来看,首先,高校档案工作者树立正确的管理思想,从档案管理精细化的内容上进行自身的批评与自我批评,从思想意识上重视高校档案工作,时刻警惕轻视、怠慢档案工作消极思想的侵入,保持良好的工作作风和工作态度.其次,要善于在高校档案工作的实践中及时总结经验和教训,运用正确的工作方法做好高校档案的管理；在自身档案工作管理能力上要加大学习力度,可以借鉴相关的参考文献研究成果进行工作能力上的培养和推进.第三,进行高校档案精细化管理的查漏补缺,针对于工作上的短板进行及时的弥补,发现问题及时处理,提高档案工作的能力和效率.第四,培养档案管理工作宏观和微观相结合的工作方法,站在不同的角度去分析工作中的疑难问题,换位思考疑难问题有可能带来的后果,细致全面的对问题进行剖析,不遗漏掉任何一个微小的细节.第五,加强高校档案工作之间的交流,与同行进行坦诚的讨论,借鉴他人身上成功的经验,用哲学发展的思想和实事求是的态度看待高校档案管理工作的新问题、新思路、新方法,以适应当今飞速发展的社会,更好地为高校档案工作作出贡献.

(二)高校档案精细化管理对策

目前高校档案管理工作大多数仍然处于粗放式管理阶段,也存在着不少管理上的漏洞和方法上的问题.每一个学校档案管理工作具有一定的特殊性,不能用“概而全”或者急于求成的思想彻底解决这些不足.作为管理者,首先也要进行精细化管理与过去粗放式管理的比较研究,首先要意识到两者的差异性,差异的点在什么地方必须要弄清楚.两者之间的转变依靠的是循序渐进改革方式,而不是急于冒进冲锋式.在明确这个态度的基础上,我们要坚持实事求是的态度,以自我改善、自我修正、自我检讨、自我批评的方式持续不断的更新观念和管理方法,进而不断地取得进步.同时,要加大高校档案工作管理人的思想和水平的教育培训,树立居安思危、不进则退的竞争意识,培养高校档案管理工作质量的概念,竞竞业业、扎扎实实从自身岗位做好细心细致的档案工作.高校档案工作管理者,一定要以身作则、突出表率作用,并协同相关人员制定出行之有效的档案管理制度,不断加大档案的收集力度和分类,利用科学技术手段简化档案的收集、管理和利用,使得高校档案精细化管理形成科学化、规范化、现代化、有效化的管理体系.

四、结语

时代的潮流不可阻挡,在新形势下,高校档案工作精细化管理势在必行；我们要善于发现高校档案工作中存在的矛盾,并针对矛盾找出可实施的方法,利用精益求精、准确无误、细致细心、严肃严谨精细化理念引导我们的思想,以期更好地为高校档案工作作出贡献.