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摘 要 法院诉讼档案电子化管理是法院信息化建设和司法改革的必然要求,本文结合诉讼档案自身特点,试对诉讼档案电子化管理的现状、存在问题、发展趋势作粗浅探析,以期探索适合电子诉讼档案的管理模式.
关 键 词 法院 诉讼档案 电子化管理
作者简介：金萍,江苏省江阴市人民法院综合档案室.
中图分类号：D920.4文献标识码：A文章编号：1009-0592（2012）11-192-02
加拿大著名档案学家特里·库克提出：“档案工作者由实体保管员向知识提供者的过渡,正是档案界为应答电子时代的挑战,由保管时代向后保管时代过渡的要求”.作为一种专业性极强的专门档案,法院诉讼档案在“后保管时代”的大背景下,其管理模式的选择既要适应社会对档案管理的需求,又要兼顾自身的专业性特点,在由实体管理向知识管理过渡过程中,诉讼档案的电子化管理无疑是“重头戏”.本文试图对后保管时代法院诉讼档案电子化管理作粗浅探析.
一、法院诉讼档案电子化管理现状
在信息时代的大背景下,全国各地法院都加快了信息化建设进程,许多法院纷纷与高校、软件开发商等合作,开发出以《法院综合信息管理系统》（以下简称《法综系统》）等为代表的信息管理系统,“法综系统”通常集OA,审判管理,综合管理为一体,使法院能够进行档案管理、案件管理、流程管理、后勤管理、信访管理、立案分配管理、人力资源管理、执行管理等方面的计划与控制,并进行分析处理,成为各地法院办案及内部管理的方法和工具,为规范审判工作程序,提高工作效率,促进司法公正提供了有力保障.“法综系统”的使用,优化了诉讼档案立卷、归档、检索、统计等工作环节,所有案件从立案到归档,均通过计算机网络系统进行控制管理,提高了工作质量和效率.但是,从全国范围来看,由于没有统一设计开发,各地法院的信息管理系统各不相同,档案电子化管理这种“各自为政”的状态,不利于实现跨地区的诉讼档案信息共享.另外,各地档案数字化工作进程差异较大,很多法院尤其是基层法院还未实现诉讼档案的全面数字化处理,卷宗调阅仍基本停留在实体利用阶段.由于诉讼档案的利用率很高,办案人员查阅卷宗时,不得不频繁到档案室调取卷宗,既占用了时间,又不利于档案实体的保护.因此,今后一段时期内,诉讼档案全文数字化工作是法院档案电子化管理的重要工作内容.
二、法院诉讼档案电子化管理面临的问题及对策
(一)电子诉讼档案管理标准问题
诉讼档案电子化管理的基础是标准化,由于各地法院的信息管理系统各不相同,在设计档案管理项目软件时,也没有遵循统一的指导思想.由于诉讼档案的专业性,一些普通的电子文件标准并不能完全满足未来诉讼档案信息化的系统整合和数据共享需求,如数据著录、设备兼容、应用软件推广、信息联网等,都必须尽快制定与诉讼档案需求相匹配的、统一的设备标准、参数标准、接口标准.制定一套专门的电子诉讼档案管理标准迫在眉睫.建议由最高法院牵头,在广泛调研的基础上,制定出一套符合法院电子诉讼档案的管理标准.
(二)电子诉讼档案的长期保存问题
计算机技术日新月异,软硬件升级换代加快,如何确保读取以前形成的电子文件,是解决电子诉讼档案长期保存问题的关键.由于法院诉讼档案产生方式和来源的特殊性,绝大部分诉讼档案如当事人提交的各种证据材料,、检察机关形成的侦查、鉴定材料等,是以纸质、照片等形态存在,因此必须通过数字化扫描转化为以图像形式存在的电子诉讼档案.确保扫描图像的长期可读性是一个必须解决的重要问题.国家档案局2001年6月5日发布的《档案管理软件功能要求暂行规定》第十四条,推荐JPEG和TIFF作为档案数据文件的通用文件格式.但是,JPEG的压缩功能为有损压缩,每打开、编辑和再保存一次,图像就被重复压缩一次,数据也会被重复损害一次,最终将导致数据被损坏而无法运行使用.TIFF的压缩功能为无损伤压缩,但它的图像格式占用存储空间大,极易导致设备和资金投入的恶性上升,使数据在系统中的的传递速度越来越慢,给档案数据保存和利用带来挑战.近年来,档案学者和档案工作者纷纷对档案数字化图像格式的选择作了分析探讨,如阎朝科认为,MDI是一种优于JPEG和TIFF格式的一种图像格式,它是Office 2003工具软件中扫描管理软件“Microsoft Office Document Image”所产生的数据格式,它“将JPEG体积小和TIFF高质量保真、图片页面不能被人破坏和更改的优点集于一身”①.并认为可以将MDI的应用程序打造为档案界的专用和通用浏览器.笔者认为,诉讼档案电子化格式选择上,至少应满足以下几方面：被多种操作系统和应用软件支持；支持多种存储技术,或与存储技术无关；当用户不能使用指定产品软件时,可使用已有的插件读取；使用与设备无关的颜色规范实现准确打印和再现,不必考虑软硬件平台；支持无损压缩；维持固定的文件页面、章节、段落的逻辑组织结构,不因软硬件平台和阅读器变化而变化.
(三)网络安全问题
随着网络化的发展,诉讼档案信息的网络化管理及其安全性、可靠性没有充分保障,加密技术、防火墙技术、监控技术等至今没有得到妥善解决.随着攻击、窃取的手段不断提高,网络的不安全性也随之增加.在目前网络安全技术和保密措施无法杜绝攻击的情况下,如何保证诉讼档案在网络中的安全,已成为制约诉讼档案电子化管理的一大障碍.诉讼档案涉及到许多国家机密、商业秘密、个人隐私等,一旦保密信息泄露,将造成不可预估的损失.为确保电子诉讼档案的安全管理,法院档案人员及其它工作人员在使用档案管理系统软件时,应做到：不将装有诉讼档案管理系统的计算机接入互联网及其他公共信息网络；不交叉使用优盘等移动存储介质；不在计算机上擅自安装软件,尤其是安装从互联网下载的软件；计算机系统出现问题需维修时,应在单位内部进行维修,现场有专门人员监督；不使用具有无线互联功能的计算机.
三、诉讼档案电子化管理的发展趋势
诉讼档案电子化管理,将大大降低非电子化材料的使用频率,保护实体档案材料的安全,提高诉讼档案利用效率.随着社会信息化的持续发展和法院信息化建设的不断深入,法院档案工作的载体对象发生了变化,传统档案的载体形态开始向数字化形态过渡,档案管理的主要环境逐渐向数字环境迁移,诉讼档案电子化管理必然向更纵深的层次发展,因而诉讼档案工作的管理理念、管理方法、管理流程等多方面都将发生明显的变化,法院档案部门的角色也从原来的较封闭的保管者向较开放的知识、信息的提供者过渡.笔者认为,法院诉讼档案电子化管理将有以下几方面发展趋势.一是各级法院通过利用先进的数字化技术手段,有步骤地开展包括纸质、照片、庭审录像等各类传统载体诉讼档案的全面数字化工作,建立本单位或本辖区的纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库；二是由最高院牵头,通过统一组织,统一规划,利用技术手段,采用统一标准,最终实现全国四级法院诉讼档案数据库联网,使全国法院系统内部人员在自身权限范围内,能够方便快捷地进行网络调阅；三是诉讼当事人及其代理人通过各级法院的对外门户网站,按身份、权限查阅案件相关内容；四是与、检察部门的档案管理系统对接,在设定查询权限的前提下,实现公、检、法档案信息资源共享,完善工作衔接,提高办案效率.
注释：
①阎朝科．MDI,新的图像格式．中国档案．2006（4）．