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摘 要：近年来,计算机网络和信息管理在已税务机关中得到广泛应用,它对税务机关的科学管理发挥了不可忽视的作用,如金税工程等,都是税收信息化建设和深化税收征管改革的具体实践.然而,当前各地对征管档案的管理大多数还处于手工状态,没有建立一套科学、严谨的电子化管理,导致征收、会统、稽查、审理、办公、综合等档案资料采集、整理、归档标准不一致,各自为政、各行其是,没有形成管理上的合力,加之纳税人户籍、征管信息变动较为频繁,大量的经济税源处于一种流失状态.因此,加快建立税收征管档案电子化管理,使“死资料”变为“活信息”显得尤为迫切.
关 键 词 ：税务机关 税收征管档案 电子化管理
1.当前税收征管档案管理中存在的问题
1.1数字化程度不高,费时费力.目前,大多数税务系统税收征管档案归档方式主要是分类序时归档.虽然便于整理、装订和排列,但它没有遵循税收征管档案形成的规律,破坏了它们之间的有机联系,不利于档案查阅利用,在此种方式下归档,着想了解某个纳税人的纳税情况,就得查遍几卷、甚至几十卷档案,然后还要把有关内容综合在一起,工作量可想而知,结果还有可能漏检.
1.2档案管理分散,归档质量无法保证.不同的档案,分散在不同的部门、不同的人员管理,造成档案散落,查询极其不便,致使档案利用率低,档案管理没有充分体现全过程记录的原则.
1.3档案分类归档标准不统一.现行征管资料归集,一般只对纳税户的申报资料的归档时限,审核要求作了规定,对登记类、认定类、核定类及其他涉税文书的归档时限没有明确,以致造成当前的征管资料盒中大多数只归集到纳税申报资料和登记资料,其它资料收集到了,也较为零散.
1.4手工操作与电子信息不对称.手工归集后,纸质资料与计算机中的电子信息内容很容易出现不一致的现象,因为当前归集资料的人基本上不可能将纸质资料逐户逐份与业务系统中的信息逐项核对.
1.5缺乏税收征管档案电子化管理理念.虽然各级税务部门普遍意识到税收信息化对于税收征管的重要作用,投入了大量的人力、物力、财力,开发建设各种税源监控、纳税服务、税务检查系统及软件,但在制定信息化建设发展规划时,并未将档案管理纳入其中,使得档案管理电子化无法真正介入信息化方面规划和系统实施中,造成电子档案管理制度、管理方式、服务层次上的滞后,盲目和无序状态.
2.建立税收征管档案电子化管理的必要性
所谓“征管电子档案”,就是指税收征管过程中形成的各种档案资料经过扫描仪、采集卡等进行数字化处理,转化为存储于计算机数据库中的电子信息.通过数据库管理系统、计算机网络以及相应的管理软件,统一对电子数据进行分类、编目、归档,实现征管资料电子数据的高密度存储、快速传输和无地域、无时限资源共享以及查询利用.其内容包括基础管理类、征收报表类、稽查文书类、使用类、其他类等文书资料,基本上涵盖了税收征管的全过程,处在地税系统局域网覆盖下的任何一台计算机经合理授权,只需输入即可对企业日常征管、申报、征收以及领购、使用、缴销等情况进行查询和统计.
2.1征管档案电子化管理是税收征管改革的必然要求.按照传统的做法,征管档案属于管理服务范畴,其业务归属于管理局看上去比较合适.然而,根据新一轮税收征管改革的要求是：在税收信息化、网络化条件下,在地级市乃至省级范围内实现集中征收和一级稽查,各县区局成立专业管理分局.在这样的管理模式下,按照传统的档案管理办法,征管档案就面临被分割的可能,纳税人的资料需要分别放置三个部门,无法保证纳税人征管档案的完整性和全面性.因此,有必要对征管档案实行电子化管理,充分利用网络资源保证纳税人基本信息的全面性和完整性.
2.2征管档案电子化管理是强化税收征管工作的需要.税收征管档案管理是税务机关实现科学化、规范化、信息化管理的基础和手段,是开发征管档案资源,提高档案利用率的基础,是监控征纳双方税收行为,考核征管质量好坏的重要手段和依据.根据税收管理发展新趋势的要求,只有对纳税人基本信息和履行纳税义务情况进行科学、有效的分析监控,才能进一步提高税收征管质量.
2.3征管档案电子化管理是是开展纳税评估工作的需要.实行税收征管档案电子化管理,有利于评估人员通过电子档案,对纳税人当期履行纳税义务情况和扣缴义务人当期履行代扣代缴义务情况的真实性、准确性和合法性进行综合评定,查找申报错误和分析具有普遍性、规律性的异常申报问题,及时纠正和处理纳税人纳税行为中的错误,同时为稽查环节提供案源信息,并为评定纳税信誉等级提供依据确定纳税评估对象,保证纳税评估工作的成效.
3.实现税收征管档案电子化管理的作用
3.1有利于档案管理的规范化.将征管资料档案的范围、分类、收集、立卷、归档、使用等要求以软件的形式在税收征管档案电子管理系统中进行规范,不按规定流程整理便无法归档,解决了目前纸质征管档案资料管理中的标准不统一、内容不齐全,整理质量不高,整理的规格不统一等问题.
3.2有利于提高征管档案的归档率和完整率.实行电子档案管理可以在纳税人涉税事宜时立即扫描录入微机,解决了有些单位平时不注意征管资料的收集整理,造成资料散失遗漏的问题.另外,电子档案不需要装订,因此可随时编号归档,解决了纸质资料平时无法归档,必须等到年底才能整理归档的问题,保证了征管档案的归档率和完整率.
3.3有利于档案的日常管理.一是电子档案以电子数据的形式存储纸质档案资料,几百甚至几千本纸质资料用一张光盘便可轻而易举地容纳下,而无需固定的库房、档案架、防霉防虫等设施,节约了人力和财力,管理起来十分方便；二是凡是经过授权的微机,都可以方便、快捷地查阅自己想要的各类征管资料,提升了税务机关的征管基础信息管理水平,提高了征管资料档案利用价值；三是纸质资料一旦按某种分类方法归档装订后,就很难再改变,而运用数据编程技术却可任意地对电子档案进行排序、组合和检索,轻而易举地实现了“一户式”与“分类式”档案管理模式的结合.
3.4有利于提高工作效率和服务水平.一是实行税收征管档案资料的电子化采集和管理,可以在不同单位对同一纳税人的资料进行分别采集,实现一次采集、反复利用、信息共享,从根本上解决纳税人重复报送资料的问题,提高纳税人的满意度；二是传统审批工作需要层层上报纸质材料,在各个中间环节往往耽误不少时间.而运用电子档案管理系统后,只需前台窗口将纸质资料进行扫描归档,后面的各个审批环节便能方便快捷地调用电子资料进行审核审批,大大节省时间,提高工作效率和服务水平.
3.5有利于日常监督和考核.征管资料管理系统与税收业务系统之间实现了有效衔接,数字信息涉及纳税人的相关数据来源于税收业务系统.实施征管资料数字化管理后,对采集的征管资料信息与税收业务系统导入的征管数据进行比对,可以及时监控各单位征管资料的管理情况,实现了税收执法权的全程监控和有效监督.同时,数字信息一经产生,就不可更改,征管环节的执法行为所形成的记载为日后的征管检查、执法检查和案件查处提供了最详尽、最真实、最完整的原始资料,对于增强干部的执法意识,防范和打击涉税违法行为具有积极的现实意义.