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摘 要 ：通过对荣誉档案电子化管理的意义、优势、方法和管理中的注意事项的阐述,指出了荣誉档案只有实现电子化管理才能适应信息化时展的要求,才是迅速提高荣誉档案利用的快捷服务方式.
荣誉档案在档案中占据着独特而重要的地位,它的价值不容忽视.随着改革开放和企业对外宣传力度的加大,实体荣誉档案的管理和利用方式已明显滞后.在荣誉档案的管理和利用上,如何运用先进的电子技术,已经成为摆在我们面前亟待解决的新课题.这必将促使档案工作从管理方式和管理手段上进行一次彻底革命.荣誉档案电子化管理将成为实体荣誉档案的延伸,这种延伸是利用者的需要决定的,也是信息时代赋予档案部门和档案工作者的历史使命.
一、荣誉档案电子化管理的意义
在新的历史时期,档案工作要抓住历史机遇,不断开发档案新资源,努力拓宽档案新领域,寓创新于开拓之中.以科学发展观为指导,搞好档案资源的开发利用.面对信息化时代的发展,档案工作只有跟上时展的步伐,才能实现创新.荣誉档案电子化管理,就是使荣誉档案尽早进入“信息高速公路”,实现办公自动化、档案管理数字化、利用网络化、开发程序化的第一步,从而增强了档案事业的活力,为实现档案资源的充分利用提供了方便、快捷的服务手段.
二、荣誉档案电子化管理势在必行
(一)实体荣誉档案保管的弊端
荣誉档案分为集体荣誉档案和个人荣誉档案.我们这里所说的主要是指集体荣誉档案.
每个企业和部门经过顽强的拼搏和开创性的建设都收获了很多荣誉,都有着自己辉煌的历史,那装满密集架的荣誉就是她的见证.这些荣誉主要载体就是奖杯、奖牌、奖状、锦旗等.随着时间的迁移,这些荣誉越来越多.长期下去,既不便于长期保管,又给档案库房的容量增大了压力.随着企业对外宣传力度的加大,每个单位、部门到档案室查阅、借阅荣誉档案的特别多,现拍照既浪费了大部分的时间,又为档案工作人员增加了劳动强度.
(二)荣誉档案电子化管理优点
荣誉档案电子化是指用数码照相机或其它设备将荣誉实体档案转换成以数码形式存储于磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理,并可在通信网络上传送的静态图像,并按照电子档案要求进行的归档图像文件.
1、查阅快.荣誉档案电子化管理是经过整理、加工,暂存在计算机中的,检索起来非常方便,只要轻点鼠标,随时都可以找到需要的荣誉档案.
2、传输快.从利用这个角度看,只要有通讯网络,电子荣誉档案不但可以直接拷贝,还可以邮件形式迅速传出.
3、成像快.电子荣誉档案是以图片的形式存储在计算机当中,若有需要荣誉照片,可以直接传送或输出,充分实现档案资源共享.
4、保存更加安全方便.传统的荣誉档案是以纸、布、铁、木等材料为载体,对环境的要求高,耐久性差.无论是奖状、奖牌,还是奖杯,均会随着时间的推移出现褪色、发黄、生锈、字迹模糊等现象,从而影响荣誉档案的再次利用.荣誉档案电子化管理,使得荣誉档案的载体变成光盘、磁盘等.这些载体不仅容量大、占用空间小、存放方便,而且保存与复制不存在变质、褪色等问题.
所以说荣誉档案实体管理方法已经严重影响了档案利效率,这种滞后的,严重妨碍档案利用的解决方法就是尽早实现荣誉档案电子化管理.只有荣誉档案电子化管理才能迅速提高荣誉档案的利用效率,从而解决了重复的查阅、拍照带来的不必要的无效劳动.
三、荣誉档案电子化管理的方法
(一)荣誉实体档案转换成电子档案的方法和步骤
1.方法
可利用数码相机、网e拍、扫描仪等设备将荣誉档案逐件拍照,按照档案归档要求进行整理,以电子图片形式保存,这样实体荣誉档案就完成了向电子档案的转换.
2.具体步骤
(1)利用数码相机将荣誉档案逐一拍照.我们在接收荣誉档案时都有接收登记,拍照时最好按照登记顺序进行拍照,这样既提高了编辑速度,也提高了荣誉档案的查阅速度.
(2)将拍完的数码照片拷贝到计算机里.数码相机相当于一个移动硬盘,只有把存放在相机里的照片拷贝到计算机里,才能进行编辑.
(3)利用图像编辑软件进行编缉.我们所说的编辑就是将照片内容以外的部分剪下去.现在的图片处理软件非常多,大家选一种自己比较熟悉的一种就行,其方法和步骤基本是一致的(好一点的扫描仪也可以直接对照片进行编辑).
以我用的图像处理软件为例(photoshop7.0).
①打开图片编辑软件；
②获取照片(点菜单中的文件―打开―选―编辑对象)；
③裁剪／调整大小(点工具栏中的剪刀将编辑对象中多余的部分剪掉)；
④保存.
值得注意的是：无论大家使用什么图像处理软件,我个人意见保存图片格式最好是jpeg格式,不要使用图像处理软件的专用格式,因为随着时代的发展,任何一种软件都将升级或被淘汰.
(二)荣誉电子档案存放的方法
为了提高查找电子荣誉档案的速度,可以结合本单位实际情况,按照省、总局档案归档要求,按照组织机构或年代进行归档.
(1)图片独立存在方式
就是把荣誉档案图片集中放在一个图片库内,每个图片都独立存在的方式.此种方法必须按照归档要求制定查阅目录,目录上的序号与图片的名称要一一对映.此种方式是最直接,也是最简单的,但此种方式是比较好的.
(2)超级链接方式
此方法就是先根据荣誉名称、授予时间、授予部门等实际情况编制查阅目录,然后再将实物与目录链接起来.(具体方法：在编制好的查阅目录上,选择要链接的项目―鼠标右键―选超级链接―浏览目标选文件―选自己要链接的图片确定)
值得注意的是查阅目录与电子档案文件夹要存放在同一张盘或者同一文件夹里,否则链接失败.
(3)幻灯片方式
此方法易于观赏,可以理解为一个单位对外宣传的荣誉展.但是计算机中如没有幻灯片编辑软件,既便是编辑好的文件也将无法打开,所以说此方式受到一定的限制.(具体方法：打开幻灯片编辑软件选空演示文稿确定选取适合制作内容的自动版式(选空版)―插入编辑后的荣誉图片―来自文件―插入的图片需要调整大小―一般与底面的白框一般大即可给图片加说明(我们发现说明在图片上很不美观,需要把它隐藏起来)―点鼠标右键叠放层次―置于顶层,这样说明在图片上就看不见了,按此方法,以此类推,一个崭新的荣誉电子档案就展现在我们眼前了.
四、荣誉档案电子管理的注意事项
(一)荣誉档案归档应该分为奖状、奖牌、奖杯、锦旗等部分分块管理,这样便于我们日常的存放和管理.与之相对应的荣誉档案电子化管理也是一样的.编制的归档目录,必须做到实体荣誉档案与电子荣誉档案一一对映.编制的检索目录最好有二套纸质目录.
(二)电子荣誉档案的保管要做到分套异地保管.为了工作方便,计算机中要保存一套,另外要复制一套存储在脱离计算机的移动硬盘里,作为短期保存.根据归档时间,可以按照时间段将电子荣誉档案刻制成光盘,作为长期保存.光盘保存最好放在防磁柜里,以免数据丢失.如果没有防磁柜,电子档案存储载体的保管要求要尽量达到以下三点：一是温湿度要求,环境温度选定范围：17-20℃；相对温度选定范围：35％45％.二是归档时应做防重写处理,避免擦、触摸、刻录、涂抹.三是归档时载体应直立存放,单片载体应当装盒,竖立存放,避免挤压,存放的装具应防光、防尘、防磁、防有害气体.对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验,如发现问题应及时采取恢复措施.
(三)荣誉档案利用中的安全.一是加强对利用活动的管理.荣誉档案入库载体不能外借,只能以拷贝的形式提供利用.二是坚持主管领导审批制度,严格把好查阅、利用手续关.
总之,档案信息化建设是档案工作适应社会信息化发展的必然趋势,是全面提升档案工作为社会服务能力的不可缺少的手段.实体档案进行档案数据电子化工作,实现实体档案室向数字档案室迁移是档案工作的发展方向,所以荣誉档案电子化管理势在必行,只有为样,才能冲破档案利用的种种局限,使档案的管理部门从封闭半封闭的状态走向开放,从而为社会提供更加高效、优质的服务.