档案信息电子化管理

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作者简介：孙燃,男,汉族,大专学历,铜山区传染病医院,助理馆员

摘 要：随着社会信息化程度的提高、网络技术的发展,电子文件大量产生,传统的档案管理工作模式已经逐渐被电子信息技术模式所取代.电子档案信息管理以其操作方便、存储空间小、信息容量大等特点,具有传统管理模式无法比拟的优势.如何做好电子信息技术条件下的档案管理工作,保障电子档案有效利用,已经成为当今社会人们所关注的一个重要问题.

关 键 词 ：档案信息；电子化；管理

一、档案信息电子化基本现状

1.1 缺乏通用性信息管理功能的档案软件.目前,多数基层档案馆（室）对计算机的应用单一,开发功能简单,使现代化设备不能尽其用,档案部门各自开发的软件不能互用,这制约了档案信息电子化的进程.

1.2 标准化、规范化工作有待提高.档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化.但由于多种原因,目前档案业务基础差,案卷质量不高,特别是各类档案的著录细则相容性不强,系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准.

1.3 档案信息电子化经费投入不足.档案信息电子化,目前乃至今后一个相当长的时期内,企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的,依靠自身解决也不是件容易的事,信息成果就无法扩大社会影响,更好服务社会.

1.4 档案的技术标准和工作程序标准滞后.由于现行的档案管理标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑,越来越多的归档文件是磁盘、光盘,现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应.档案信息电子化,需要超前拿出对策,使档案工作适应这一客观形势的变化和要求,使现在的劳动电子化,为将来信息高速公路中有一档信息打下基础.

1.5 档案信息管理人员素质尚需提高.实现档案信息电子化,要求管理人员有较高的知识层次和先进技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作.目前,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术水平偏低.尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就谈不上档案信息电子化了.

二、档案信息电子化对策探讨

2.1 建立合理的归档方法

2.1.1 是建立电子文件网络归档专用系统.利用计算机网络系统,建立电子文件归档专用子系统,将所有上网与未上网的、具有保存价值的电子文件通过专用系统传递给档案部门.同时,档案部门与信息管理部门通力合作,选择具有通用性的电子文件格式,实行统一管理.

2.1.2 是由计算机与信息管理部门负责电子文件归档管理业务.由于计算机与信息管理部门具有一定的技术优势和方便条件,可将电子文件归档任务交由计算机与信息管理部门负责.由计算机与信息管理部门具体实行规划、统筹电子文件归档管理活动,开发集中统一的信息管理系统,提高档案管理质量.

无论采取何种电子文件归档方式,都必须关注电子文件的真实性、完整性、有效性与安全性.档案部门都必须积极参与其中,承担业务指导与监督职能,保障电子文件的有效管理与科学利用.

2.2 建立归档管理质量体系

2.2.1 是保障电子文件的真实性.无论电子文件的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同与否,都必须能够准确地表现原来生成、发送或者接收的内容；保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类凭证信息真实、可靠；对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控,保证管理工作的连续性；能够识别电子文件的发送、接收人员与时间.

2.2.2是保障电子文件的完整性.确保应归档的电子文件全部归档.同时存在电子文件及相应的纸质或者其他载体形式的文件时,电子文件与纸质或者其他载体形式的文件应一并归档,并切实保证其在内容、格式以及相关说明与描述上的完全一致.

2.2.3是保障电子文件的有效性.必须有效地表现电子文件中所记载的内容,并保证其可以随时调用；保证存储归档电子文件的载体长期有效,并确保能够随着软、硬件的升级换代而及时进行有关电子文件的迁移作业.

2.3做好电子档案保密工作

电子文件与纸质文件相比,所涉及的问题更为广泛、受到的制约因素更多,仅仅依靠档案部门是难以完成的.电子信息档案保存管理相对方便,便于调阅和使用.但由于电子信息档案传输速度较快,资料上传、下载、传输管理过程便捷,在提高档案管理工作服务社会的能力的同时,一些涉密信息也容易流失.由于电子信息技术自身特点,涉密类档案一旦泄密,其传播速度快、传播内容丰富等特点会给档案管理工作和经济社会发展带来巨大危害.电子信息技术传受主体多样性的特点决定了电子信息档案泄密后,其损失难以在短时间内弥补.因此,要多部门协同,共同做好电子档案保密工作.

2.4提高电子档案管理人员综合素质

电子文件归档管理问题是档案管理工作中的一个新课题,需要掌握新的知识理论与技术手段.而现有的档案工作人员档案信息化知识匮乏,年龄偏大,知识结构老化,尚不能很好地胜任电子文件归档管理工作的需要.因此,必须通过组织业务学习与技术培训等活动,尽快提高档案工作人员对电子文件管理基本知识、实践技能的掌握与应用能力,使其尽早担负起电子文件归档管理工作的重任.档案管理人员首先要掌握丰富的档案专业知识,如归档文件整理方法、电子文件归档方法等知识,用丰富的档案专业知识指导和失去电子文件归档工作.其次,要掌握档案信息化、数字化知识及电子计算机应用技术,并要具有较强的写作、阅读、制图能力,从而提高电子档案的管理水平.（作者单位：铜山区传染病医院）