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【摘 要】目前,电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带,为了做好这项工作,应按档案种类分别整理组盘.本文论述了电子档案的整理,档案信息电子化的现状及发展趋势,档案的利用实际效益.
【关 键 词 】档案；信息电子化；电子文件
一、电子档案的整理方面
目前,电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带,为了做好这项工作,应按档案种类分别整理组盘.
1、文书电子档案整理 一是内部文件.以年度、组织机构、保管期限进行组盘.第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管,便于按不同年代、不同期限定期拷贝,以延长归档电子文件的保管寿命.将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用.为了确保文书电子文件组盘统一规范,应由档案部门在接收归档文件时集中完成,组盘后,档案人员应以统一的数据库结构和规范命题,并建立文书档案盘内文件目录,便于计算机对盘内文件查找.二是外来文件.通过文书室处理,扫描成影像文件进入网络,各类公文的传递、批办、督办均在网上操作.电子文件的归档工作由业务部门掌握,处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性,确定密级和保管期限,按归档键转入档案部门,档案人员审查后,加上档案管理信息,如：分类号、档号等,然后进入档案数据库.如要查询,则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询.
2、科技电子文件归档 科技电子文件档案种类较多,可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理,然后再按项目归档.A、基建档案.基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的,所以,数据信息整理时就按档案管理要求进行输入,对纸质文件的实体进行扫描,并按案卷号、图号、序号连接起来,使终端用户直接检索到每一张图纸资料.B、设备档案.企业引进技术和购置各种设备时,外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展,国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计,而且企业的总图管理也采用了电子化.所以,在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件,如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等.在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时,应该附上电子文件内容说明和注意事项.
3、会计电子文件整理 A、工资单.工资以光盘形式归档时,应附有纸质的每月工资汇总表,并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等,同时还应附移交清单,作为财务和档案部门双方交接时的凭证.B、账簿.企业会计账簿内容已进入计算机管理系统,现在看到的实物实际上是计算机的打印件,计算机账簿的格式比较统-,其内容也可以光盘形式保存.但光盘归档时必须启用账簿交接表,填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期,负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名,以增强账簿的真实性和凭证作用.
二、档案信息电子化的现状
1、档案软件没有信息管理功能,缺乏通用性.档案部门使用的计算机型号不一,规格各异,各自开发的软件不能互用,并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统,由于不能互调,就不能利用电脑完成信息管理工作,不能快捷地出版信息编辑成果,这制约了档案信息电子化的进程.
2、在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统,档案信息系统和网络建设形式各行其是,层次不一,规范性、开发性、服务性、共享性较差,不能适应档案信息资源共享的要求.
3、标准化、规范化工作有待提高.档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化.但由于历史原因,馆室 藏档案业务基础差,案卷质量不高,特别是各类档案的著录细则相容性不强,系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准,仅着眼于某一个馆或某个专业系统,无法全面实施、推广统一标准,这也制约了档案信息工作电子化.
4、档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑,越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘,现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应.
5、档案信息管理人员的素质有待提高.实现档案信息电子化,首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作.从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术水平偏低,甚至有现代文盲现象.尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就谈不上档案信息电子化了.
三、档案信息电子化的发展趋势
办公自动化、无纸化等事物的出现,使档案的生成方式发生很大变化,诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行,这样档案的前身必须以机读文件为主要形态,那么档案也自然以机读形式存在,这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异.这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案.广大信息检索者关心的是信息的内容,这些信息可能来自不同的机读形式的档案中,把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任.不失时机地提供有价值的档案信息,必须有一个“去粗取精,去伪存真”的过程,使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性,用户才能获得更为完善的服务.由此看来,档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势.
四、档案馆应在了解和掌握档案利用实际效益上下功夫
档案馆查阅利用情况需要了解和统计,但更重要的要从了解和掌握档案利用实际效益上下功夫,即了解其查阅利用目的和所产生的社会效益和经济效益.要想取得成果,除了要求利用者主动反馈信息外,档案馆亦可进行.调查收集档案利用实际效益,主要有以下六大作用：
1、有利于了解档案的价值和作用.档案是否具有保存价值,最重要的一点是要提供利用.如果档案不再利用,最有价值的档案也就失去保存的意义.而只有通过档案的利用和开发,才能了解档案的价值.过去不少单位和领导,为什么对档案工作不够重视和支持,主要一个原因是档案部门长期处在“封闭”状态,单位和领导也认为档案不能给本单位出效益、出成果.其实无数事例证明,这完全是一种偏见和误解.有保存价值的档案,一般都具有利用价值,但其价值的大小,必须通过利用,一旦利用一定会产生一定的社会效益和经济效益.
2、有利于档案的鉴定工作.档案的价值是鉴定时必须考虑的一个重要因素.档案利用频率高、周期长,即使已到规定的保管期限,也应继续延长其保管期限；反之,档案利用率较低,保存价值不大,即使未到规定的保管期限,亦应降低其保管期限.通过调查收集档案利用的实际效益,大大有利档案的鉴定工作.
3、有利于了解和掌握档案利用信息,进一步拓宽档案利用工作的渠道,最大限度地发挥档案的价值和作用.通过实际效益的调查和收集,可以进一步了解社会和市场对档案利用的需求和利用者的心理,从而改进我们的服务形式,拓宽利用渠道,使更多的利用者了解档案,熟档案,利用档案,为社会主义现代化建设服务.如果我们不重视调查和收集档案利用的实际效益,档案利用渠道就无法拓宽,亦影响档案价值作用的充分发挥.