走进日本神户大学震灾档案库

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1995年（平成7年）1月17日,日本兵库县南部发生了阪神淡路特大地震.神户大学附属图书馆作为受灾中心地区的信息资料收集机构,一方面,为了抢救和保全地震灾区原有的档案资料,另一方面,也为了对震后复旧和复兴计划的实施以及今后开展地震研究、制定防震对策提供参考,于震后不久的5月,确定了收集、征集、整理和保存与震灾相关的档案资料的工作方针.同年10月30日,在附属图书馆的人文社会科学系图书馆（神户市滩区六甲台町）设立了震灾档案文库,同时,开设了“震灾档案文库主页”,并向社会各界和个人公开提供查阅和利用服务.①

1999年随着神户大学电子图书馆系统的导入和应用,作为其核心内容的震灾档案的数字化建设也得到了极大的推进,开始向日本国内和国外提供包括纸质档案、声像档案等在内的,静止或动态的多种载体形态的档案资料全文检索服务.②

2004年4月,震灾档案文库迁入新建成的综合研究楼内,拥有了独立的库房和查阅室.同年11月,神户大学在大地震发生十周年之际,作为纪念活动之一,举办了以《从档案资料追溯阪神淡路大地震的记录和记忆》为题的展览会和演讲会.

震灾档案文库建立伊始,即确立了全面收集、广泛公开、利用网络技术最大限度地提供利用的方针.

震灾档案文库的资料收集

震灾档案文库自设立以来至今已有13年,资料的收集与征集活动仍然很活跃,平均每月新接收200件档案资料入库,并以每年2000件至3000件的速度递增.截止到2008年7月,文库内收集的各类档案资料总数达43000余件,是1995年10月文库开放利用初的1034件的42倍.其中,在档案内容上,以文书类档案居多,达12000余件；在档案载体上,以杂志、报纸及广告宣传单居多,达25000余件.③

由于震灾档案文库收集的范围是载体不论,包括所有与抗震救灾相关联的资料.其收集的对象除了商业出版物、自费出版物以外,还包括各种团体和个人撰写和形成的研究报告、调查报告、统计资料、演讲稿、论文摘 要 、广告宣传品等.档案载体也是非常繁杂,包括印刷品、电子文档（CD－ROM等）、录像带、录音带、缩微胶片、照片以及地图等等,形成了档案资料载体的多样性、计量单位的多样性、内容和形态的多样性以及利用要求的多样性的特色,这就决定了它与通常的图书资料迥异的收集方式.

文库在筹备期间,为了使震灾档案资料的收集工作能够顺利地进行,组建者积极走访了神户市政府、阪神大地震当地民间救援组织（NGO）、新闻媒体等机构,得到了他们定期提供资料的协助.同时,设立了独立的网页,呼吁全社会捐赠有关震灾资料.档案收集人员日常工作的一项重要的任务就是每天仔细地查阅报纸和杂志,向有关团体和个人通过打或投递信件请求捐赠,文库中大半的资料都是通过这种方式收集到的.组建者还通过报纸、广播和电视媒体开展了各种宣传活动,提高了文库的知名度,主动寄赠的人次随即也增加了.另外,对于公开出版的图书和杂志,文库通过新书发行网站搜索相关信息,并以每年50万日元的预算购入震灾相关书籍.

震灾档案文库的分类

为了方便社会各界利用,震灾档案文库采用了主题分类法,全部档案资料不论图书,广告宣传单,或声像资料等档案资料存在的形式,按其内容划分为以下16大类.④

针对震灾文库档案载体、内容、形态多样的特点,档案文库采用了为不同形态的档案增设一个符号,与主题分类号并用的办法,使得同一形态的档案资料能够相对集中地存放,方便管理和查找.例如,图书类：无符号；杂志类：z；单页档案：s；重要章节及文摘等：v；NGO寄存的档案：n.如教育方面的第50件档案的文摘,其分类号即为：震灾－8－v 50.

震灾档案文库的利用

震灾档案文库的开馆时间为平日的11时至17时,利用者平均每日2人.过去,以来馆参观的人数为最多,近年来,事先通过震灾档案文库Web版搜索到所需资料,然后再来馆有目的地阅览的利用者显著增加了.档案文库工作人员还通过E-mail提供参考咨询服务.来馆利用的专业人士大部分是大、中学生和研究生,利用目的是进行地震的相关研究或撰写学习报告、毕业论文.非专业人士利用者也不少.震灾档案文库利用者统计数据见下表：⑤

震灾档案文库网页还设置了英文版,检索画面可以以日文、英文置换,以方便海外的利用者.

震灾档案文库的利用方针是一般公开,即不论身份与年龄,来馆的任何人都可以利用.但是,由于这些档案资料非常珍贵,再加上有不少远道而来的利用者,所以,只允许在馆内阅览,禁止外借.但是,如果需要,可以在著作权许可的范围内,使用馆内的复印机复印档案.

震灾档案文库的数字化建设

1999年,神户大学得到日本文部省的经费资助,着手进行电子图书馆信息系统的建设,而作为该信息系统核心内容的阪神淡路震灾档案资料的数字化建设也得到了极大的推进.

震灾档案文库投入了大量的人力和资金,一方面,把原始资料从最小的单位起进行数据处理,构筑数据库元数据,形成了利于检索的二次情报；另一方面,利用计算机等技术处理手段对原始纸质材料的全文、声像资料（一次情报）进行了数字化转换.截至2008年7月,一次情报的数字化达4700余件,其中,图书、杂志等纸质档案约1600件、照片约25000张、单页档案约3000件以及大量的声像档案都进行了数字化处理.⑥ 由于采用了包括流媒体服务器（streaming server）在内的先进的网络视频传输技术,使得数字化震灾档案信息能够快速、流畅、平稳地传送,利用者可以浏览到杂志的画片、PDF版的文书档案,可以听到灾后重建时电车内播送的播音员悦耳的声音,也可以看到地震发生当天用摄像机录制到的灾害场面.另外,在已开放利用的数字化震灾档案中还设有题为“从地图开始检索”的一个栏目,文库收藏有4张与震灾相关的数字化地图,只要用鼠标点击地图中的○形标志,即可显示该地的照片,也可以输入地名进行检索,此栏目共收录了约7000张照片.（由于篇幅关系,震灾档案数字化建设的具体操作方法本人将在下一篇文章中再作介绍）.

从今年2月份开始,随着神户大学电子图书馆信息系统的升级,震灾档案文库的数字化建设也将跃上一个新的台阶,“从地图开始检索”将过渡到Google地图检索,xml形式的数据库也将建立,档案信息的检索将更加高速高效.

（作者单位：武汉大学档案馆430072）