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2003年神华集团为了更好地推进煤制油项目的进展,经国家工商行政管理总局注册批准,成立“中国神华煤制油有限公司”,作为神华煤直接液化项目的法人,负责煤直接液化项目的开发、工程建设和生产运营.神华煤直接液化项目是世界上第一个采用具有完全自主知识产权的百万吨级煤直接液化商业化示范工程.
一、集团公司文档管理的三个阶段
公司的文档管理起步于2005年,总结起来.大体上经历了三个阶段：做档案、管档案和开发档案资源提高管理效能.
1.“做档案”阶段
2005到2007年,这是公司档案管理的初级阶段.这一阶段主要是根据国家和行业档案和资料管理的要集整理工程资料,从事文档管理的人员基本上是非专业人员,也未获得相关的岗位任职资质证明,也没有明确专职档案管理的组织和人员,档案管理的制度处于形成期,公司没有有效地树立起档案管理理念,对文档人员的工作要求是把文件收齐,工作目标是文件资料、交工资料在格式上要满足规范的要求,内容上要完整,签署要符合程序.
2.”管档案”阶段
2008到2009年,这一阶段项目档案基本形成,同时随着项目竣工验收提上工作日程,项目档案的专项验收作为一项主要工作列入工作计划,成立了档案管理的组织机构,完善了档案管理的制度,通过定期的报告制度检查项目档案收集整理和归档的进展状态.
为了满足公司多项目管理和分公司档案管理的新形势,多全宗B／S架构电子档案管理系统.除了对部分专职档案人员进行培训外,还请专家对部门领导和全体文控人员进行培训,这期间全员的档案意识明显加强.在建立电子档案的过程中,明确部门经理是第一负责人,要求部门将档案工作作为部门工作内容之一,在部门经理负责的基础上,指定专人负责文档工作,这样从公司档案领导小组、档案管理部门、档案组到各部门档案负责人和具体负责档案业务的工作人员,形成了公司档案管理的网络.同样,在项目上由公司档案组派驻项目部成立项目文档中心,项目部成立档案领导小组,项目各部门和项目组设专职文控岗位,各承包商设专职文控岗位,形成了项目的档案管理网络.这一阶段逐渐有意识地对档案从产生、形成到通过验收的整个过程进行管理.
3.“开发档案资源,提高管理效能”阶段
从2009年末通过邀请国家档案局和地方档案局的专家对项目档案进行指导和培训以后,对档案的认识已经不再局限于档案管理本身,文档工作中所反映出的问题已经不是文档管理本身的问题,而是通过文档检查反映出项目管理和公司管理其他方面的问题,涉及公司管理和项目管理的各个方面,包括质量管理、技术管理、安全管理、采购管理等,反映出公司在质量体系运行过程中的问题,反过来说,公司管理和项目管理过程中存在的问题,可以非常直观、具体地反映在所形成的文档中,在形成的文档中都会有非常清楚的印记,可以形象地做个比喻,文档资料是公司管理和项目管理水平的“指示器”.这一“指示器”既可以指示公司管理和项目管理某一项具体活动规范程度,也可以指示公司各部门、各项业务,甚至整个项目管理和公司管理的控制程度.
二、“开发档案资源.提高管理效能”有效、有序开展
1.坚持档案管理的绩效制度
对于管理类的工作,如何考核其绩效,至今仍是管理学研究的一个主要课题.而文档资料既然能从一个侧面清楚具体地反映管理过程,当然可以作为衡量和考核公司管理和项目管理的一个有效渠道.同时通过文档资料来考核管理绩效,也丰富和发展了公司管理的有效性,并且这种考核方法具有可视性、可量化和责任明确的特点.这种考核办法相比较其他定性的、主观的、间接的和不确定的考核办法,来得更直接、更客观和更公正透明.
2.档案通过工程建设和项目管理过程产生资产增值
作为工程公司,有各种各样的资源,包括人力资源、资金资源、市场资源、自然资源、政策资源和文档资源等.这些资源通过公司管理和项目管理的过程形成了三种形式的资产：实体资产、财务资产和过程资产.过程资产中最重要的是文档资产,文档资产以档案通过国家档案局的专项验收后,整体移交给用户,同时在过程中形成的管理类文件,处理各种技术、质量和管理问题的记录,项目结束时形成的各种总结报告,经验教训交流报告,各类检查形成的整改清单和纠正措施报告,生产单位在验收时提出的验收意见和整改要求,在试生产过程中反映出来的工程设计,施工和制造质量问题等,各个专项验收过程中政府或者第三方提出的验收意见和整改要求等,作为重要的过程资产留在工程公司.在这样一个资源整合转化和资产形成转移的过程中,只有作为过程资产的文档资料是留给工程公司的,并且这种资产,随着不断地积累和丰富,不断的优化和提炼,会形成一种取之不尽,用之不竭的资源.三种资产形成和转移的过程可以用图1示来形象地表示：
三种资产的表现形式不同,其实质内容要一一对应.实体资产和固定资产最终移交给用户,只有人力资源和作为过程资产的文档资料留在了工程公司,由此可以看出对于工程公司,文档资料是除了人力资源之外的第二资源,也是通过工程建设和项目管理的过程所产生的资产增值.
3.如何开发与利用档案资源,提高管理效能
如何有效地开发和利用档案这一宝贵资源,为工程公司的公司管理和项目管理服务,全面提升管理效能,我们主要从三个方面进行强化、指导,不断丰富完善、有效管理维护和开发利用.
(1)工程公司后续项目档案工作“三步走”.首先对于工程公司的后续项目,在项目启动阶段进行文档管理策划,明确项目文档管理的内容和范围,对于每一项内容明确责任人、归档时间、份数和检查计划,建立文档管理的组织网络.其次召开文档管理启动会,会上对项目文档管理策划进行介绍和交底,对管理要求进行澄清,对责任进行落实,同时根据沟通情况修改完善文档管理策划,并要求项目文控人员对承包商进行交底和澄清.第三步是按照检查计划进行定期检查,检查除了查文档管理本身的工作质量外,更重要的是通过检查文档来发现项目管理过程中存在的其他管理问题,将检查结果发给项目相关领导和责任部门并要求限期对查处的问题进行封闭,形成封闭报告,封闭报告除了对查出的文档管理问题进行整改外,要求对产生问题的原因进行分析,并制定消除产生原因的应对措施.第四是在年底对历次检查结果的封闭情况进行考评,一方面是对文档管理的绩效进行考评,更重要的是对项目管理的相关方面进行考评,并形成改进措施意见方案,并作为下一年度绩效考核的输入.由此形成一个以文档管理为切入点,提升整个项目管理水平的PDCA循环.
(2)明确归档要求、强调责任到人.对于公司管理采取类似的循环,在年初明确各部门电子文档和纸质文档的归档范围、责任人、归档时间、归档要求,这些作为对部门绩效考核的内容之一.根据检查计划定期进行检查或者抽查,检查结果反馈给责任单位和责任人.由责任单位对查处的问题进行逐条封闭,并对问题产生的原因进行分析,提出相应的改进措施.据此考评部门文档管理和部门管理的绩效,并持续改进.
(3)文档资料的管理模式要形成模块.文档资料的管理模式要随着公司管理的发展而改进,对于一些规律性的管理和技术,可以在不断的发展和改进过程中形成模块,比如模块化的区域平面布置图、模块化的建筑结构图、模块化的专项计划、模块化的费用控制指标分解和模块化的专业问题处理流程等.在类似的项目或者局部类似的项目中,将这些模块进行有机组合,或者略作修改后进行优化组合,既可以极大地提高工作效率,又可以充分利用历史积累的知识,充分开发文档资料这一宝贵资源.
对于有效开发文档资源,利用文档资料管理作为考核管理绩效,并通过PDCA循环持续改进管理效能这一课题,目前仅仅是开始,还需要通过不断地实践和总结,找出其内在的联系和规律,充分发挥文档资料管理对公司管理和项目管理的作用.