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【摘 要】介绍了吉林设计院设计人工时管理,解决了设计人工时从估算到检测、人工时定额修订等一系列应用.
【关 键 词】设计院人工时估算检测定额修订
1设计人工时管理的意义
设计院企业通过进行人工时管理,借助于人工时管理系统的工时估算、设计计划编制、工时填报与检测、工时定额检验修订等一系列的管理工作,实现了人工时量化、绩效测算等功能,提高了设计工作的管理水平,降低了设计项目成本,整体提升了设计院综合效益.具体来讲,具有如下重大意义：
1.1为承揽项目提供依据
设计项目在承揽过程中,往往需要人工时报价.借助于设计院长期积累的各类人工时费用消耗数据、资料和曲线,根据估算出的设备、材料费用,再查对有关数据和曲线,即可得出各类人工时的需要量.然后按照经验比例将其分解到各有关部门与专业,经核对后即可作为报价阶段设计人工时需要量的估算.进而测算出整个项目的投标价格.
1.2平衡人力资源计划,优化人力资源使用
根据工时定额,利用估工软件测算出每个专业人工时以后,便可根据总的人工时及工期,合理地安排每个月的专业人员数量.
在企业里,人力资源数量是有限的,所以根据每个项目的人力资源负荷曲线,经叠加后形成全院的负荷曲线,随时监控其变化,资源随着进度保持动态平衡,从而优化人力资源的使用,落实资源计划.
1.3衡量项目执行效率的尺度
设计进度的检测是以人工时消耗结合可交付产品的完成情况来进行的,通过实际消耗人工时与计划总工时的比例,对照可交付产品完成的百分比,即可分析出项目的执行效率.
1.4项目人工成本的控制依据.
设计项目的成本核算,很大程度上要依赖于人工时成本的测算与控制,通过准确地估算人工时总数即可获得项目总的人力资源成本,再进行过程监控,使项目人工成本控制在合理范围,从而保证项目的盈利.
1.5人工绩效测量的参考
人工时统计工作是具体到工作包和工作项的,对于某一个专业来说,所完成的专业设计内容基本上是一致的,这就为绩效测量提供了可能性.通过检验不同项目的工作包、工作项人工时消耗,来分析不同人员完成相同工作的消耗时间,从而测算出每个人的绩效,为评优、修改定额等工作提供依据.
2设计人工时管理的流程
2.1设计人工时估算
设计人工时估算的基础是设计院人工时定额.
吉林设计院在总结了建院以来各个专业的工作内容之后,梳理了每个专业工作包及工作项,最终形成了涵盖可研、初步设计、施工图各阶段工时定额.并在此基础上找出某个专业的工时关键因素,将其他工作项的工时演绎成此关键因素的变量.如化工系统专业施工图的工时与“设备台数、压缩机台数、单元数、建筑物数量”四个关键因素有关,通过输入这四个参数,即可得出以下主要参数：
非标设备台数、管道根数、泵台数、仪表数量、用电设备台数、调节阀数量、用水设备台数、控制回路数量、安全阀和爆破片数量、疏水阀和其它特殊管件数量.
这些参数也是计算前期工作、各专业条件、设计成品这三个工作包及其包含工作项的工时估算依据.即通过输入关键参数,可自动获取主要参数,然后即可自动获得化工系统专业施工图阶段各个工作包、工作项的人工时数据.
吉林设计院的化工工艺、建筑、电气等20几个专业全部按照这个模式,形成了全院的工时定额并开发出估工软件.
2.2设计人工时审批、发布
项目经理将各个专业估算的人工时数据上报项目管理中心审批,批准后由计划控制工程师发布,作为各个专业进度测量、奖金发放、成本控制、资源优化、绩效考核的依据.
2.3设计人工时录入、检测
吉林设计院自2005年开发出工时录入系统以来,一直进行项目的工时消耗、人员分配等信息的积累.
该系统借鉴P3E/C软件的权限思想,以及对项目管理的层级概念,将其融入到PMS管理软件中.从创建项目开始,由计划控制工程师负责在系统后台录入项目编码、项目名称、项目经理、项目阶段、起止日期等；由项目经理负责创建WBS结构,并分配相应的WBS负责人,按照项目计划约束每个WBS的开始及结束时间,再由相应的WBS结点负责人（专业负责人）录入本结点下的资源（具体设计人员）,最后由具体的资源每天按照实际的工作内容及工作时间,在对应的工作包及工作项上录入工时.
对于因开会、出差、交流等原因不能及时录入工时的情况,开设了管理工时集中录入的平台,在每月统计工时之前,由各部门集中录入,每月21日打印工时报表,编制工时月报,上传至部门站点.
工时录入工作初期出现的主要问题如下：
一些项目因种种原因未能及时创建到PMS管理系统内,使员工不能在工作已经开展的同时将发生的实际工时录入到该系统内.
设计人员录入工时体现出随意性,不能据实录入项目工时以及没有准确录入到工作包及工作项上,为后续的绩效分析带来困难；
个别设计人员对于工时的理解偏差,错误地将出勤作为工时数据,而增大了实耗工时的数值,造成项目工时汇总时出现偏大的现象.
因个别项目经理及专业负责人对于该系统缺乏足够的了解等原因,创建项目结构不符合系统的数据约定,导致设计人员无法及时录入工时.
院工时管理小组及时地发现了这些问题并通过制度约束,加大检查力度等多种措施,逐渐规范了设计人工时录入、检测的一系列问题.
2.4设计人工时报告
设计人工时报告,即选定时段,以部门、专业、项目、个人等多种选项为筛选条件,进行人工时消耗的统计,并对比人工时估算,分析人工时实耗值与计划值的对比,检测项目的进展等.分为周报、月报、年报三种.
2.5设计人工时综合利用
人工时定额是人工时管理的基础,定额的水平会随着设计人员专业技术水平的提高、对专有技术掌握的日臻成熟以及计算机手段的普遍应用等而逐渐上升,因此,我院每年末都会组织各个专业室进行定额的修订,使定额保持最新的水平.
同一岗位的人员在相同技术条件下,完成同样工作包、工作项所耗用的人工时具有可比性,这就是绩效测量的基础.通过每年测定的绩效系数,可为奖金发放等提供依据.
项目每月的人工时消耗,也将折算成项目成本,按月进行统计分析,为项目成本控制提供可靠的统计数据.
3结语
设计院进行人工时管理,可以通过量化的手段,为设计院其他方面的管理提供可参照数据.当然这项工作艰难而复杂,需要整个设计院各个部门的支持,才能开展行之有效的人工时管理.