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摘 要：师范学校是一所培养小学教师的摇篮.其档案是学校在从事教学、科研、管理及其它各项活动中直接形成和保存的原始记录,它能体现学校的始建、重建、创业、辉煌的整个过程.在长期的工作实践中,我深刻认识到师范学校的档案管理工作是非常重要的,它以其自身的特点和功能,在学校教育、教学、科研及学校的长远发展方面发挥着积极的作用.为了更好地实现学校档案的作用和价值,必须结合学校实际,掌握学校档案的特点,全面加强学校档案的管理工作.
关 键 词：师范学校结合实际档案管理
我校自成立以来,经历了40多个春秋,档案也由单一的文书档案发展为今天的多种档案,其信息量、业务量大是不言而喻的.学校档案的特点也就突出明显,在实际工作中应结合学校档案形成的自然规律,做好档案管理工作.
一、依据学校档案形成的特点,做好档案管理工作
学校的档案种类比较多,这是由学校的自身发展所决定性的.我校现有文书档案、财会档案、学籍档案、人事档案、教学档案、教师业务档案、基建档案、音像档案等多个种类,涉及到学校工作的方方面面,这些档案种类的设置,都是结合学校工作的实际情况及学校发展的特点和性质所决定的.所以,综合档案室档案种类多,利用率也相对来说比较高.在日常的工作中,查找学校签订的某一项合同,有关管理规定、计划总结等材料需经常查阅文书档案；学校教职工长工资、转正、定级、提干、政审等需要经常查阅、借用人事档案；随着职称的评定,教师业务档案也成为职称评审工作的重要依据,越来越被人们所重视,查找的次数也逐年增多；学校基建维修、工程招标合同、房屋使用证等需查基建档案；学生参赛保送、入学需查在校生档案；学费收据、经费开支、校企投资等等需查会计档案；评定省级精神文明单位、学校的大型活动实况需调阅音像档案等诸多因素,使得学校综合档案室的利用率极高.我校学生档案的管理每学年更新一次,呈流动状态；人事档案、教师业务档案也随着人才的流动在不断的进出；教学档案与其它档案管理也有所不同,它是按学年为一个年度,是随着专业设置、教学内容的不同教学档案的内容也在不断更新变化.
二、加强对学校综合档案室的建设与管理
根据学校档案的特点,结合学校的实际情况,如何在新形势下加强对综合档案室的建设与管理,要着重做好以下几个方面的工作.一是要增强档案意识.在工作中档案的管理工作不只是档案管理人员个人的事,而应是全校教职工的大事,除了档案人员自身要加强学习以外,还要积极组织学校领导和全体教职工及各系部档案网络管理工作人员,认真学习《档案法》和《黑龙江省档案管理条例》以及档案的管理基础知识,定期出板报向全校学生宣传档案管理工作的重要性,不但要提高教职工的档案意识,也要提高学生的档案意识.认识到档案与我们每个人都有密切的关系,我们的学生将来都要从事小学教师工作,他们的影响面是很大的.同时对档案工作要加强领导,使学校的方方面面都关心档案工作,只有这样学校档案才能更真实、准确、及时地反映学校方方面面的工作业绩,推动学校的发展.二是要健全档案管理机构.在档案管理工作中,要健全管理机构,建立健全全校性的档案管理网络机构,设专人负责所属部门的档案管理工作,一个部门的领导要亲自抓,建立网络制度,层层负责；设专职档案管理人员,要具有档案专业技术职称,具备较高的综合素质,原则性要强,热爱档案管理工作；再次就是要有完备的档案管理设施,档案库房独立符合标准,办公、管理手段实现现代化.三是要发挥职能科室作用.学校综合档案室种类多,而有些档案和职能科室的工作又密切相关,例如：“人事档案”与人事处相关；“教学档案”与教务处相关；“学籍、在校生档案”与学生处相关；“财会档案”与财务处相关；“音像档案”与电教室相关等.这样在平时工作中各职能科室就要注意归档材料的积累,同时档案管理人员也要经常主动地和他们取得联系,确保档案内容的齐全和完善.四是要建立完善的监督检查制度.档案的管理工作要靠完备的监督检查制度做保证,档案的立卷归档制度、保密制度、借阅制度等,在平时工作中都要严格的执行,每年对校属各部门的档案管理工作都要进行检查,发现问题及时解决,确保档案工作的正常运行和安全.五是要做好碥研工作.档案管理工作的目的就是更好的为学校各项工作服务,如何利用好、利用率高,这是我们做好编研工作的出发点.利用档案室所存档案有计划地编写学校历年大事记、校志、学生来源与去向、制度汇编等,充分发挥档案在学校工作中应有的作用.
总之,学校的档案工作是一项十分重要的工作,我们要在实际工作中,结合学校的实际情况及特点,做好档案管理工作,使学校的档案工作在学校的发展中发挥更大的作用.