网络会计信息系统的核心价值:时性与相关性

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一、信息经济对会计信息及时性和相关性的挑战

在经济环境和信息用户需求变化的推动下,计算机、信息技术在会计中的应用向广度和深度两个维度不断拓进.信息技术不仅显著提升了会计核算的效率和质量,同时也使会计的控制、决策职能得到有效强化.20世纪50年代中期到60年代中期,计算机应用于单项会计核算业务的处理.如为辅助工资、总账、报表等岗位级的核算工作编制了一些程序,这些相互间彼此独立、不成系统的程序有助于提高单项会计核算业务的效率.20世纪60年代中期到70年代初期,计算机应用于综合会计核算业务的数据处理,前期呈彼此独立的会计核算程序走向整合、集成,聚合成一部门级的信息系统,具备了对企业会计核算业务提供综合处理的能力.但仍与企业其他职能部门的信息系统割裂,自成一孤立态的系统.这类系统的作用主要还在于提高会计核算的效率,改进信息的及时性.20世纪70年代后,特别是80年代微机出现后,计算机在企业各管理部门得到全面的应用,会计信息系统开始与企业其他部门的信息系统集成、融合,基于计算机网络和数据库的企业级MRPII、ERP系统发展成熟.会计信息系统不再是物理上独立的系统,成为企业管理信息系统的有机组成部分.ERP环境下,财务业务一体化,会计核算的自动化程度、效率和及时性进一步提高,已具有一定的实时特征；且在财务业务集成数据环境和平台的支持下,会计的控制、决策职能得到明显强化,会计信息的相关性有了长足的进步.

90年代以后,互联网络技术迅速向社会生活的各个领域渗透和普及,世界正处于由工业文明向信息文明转型的关键期.信息经济是实时经济,快速反应、灵敏决策成了各类经济主体成功的关键,内外部用户都要求会计能反映企业现时的状况,并能随时访问、获取这种实时性质的会计信息；信息经济是多元的个性经济,试图以通用的财务报告,满足各种决策问题和模型的信息需求,可谓是件不可能实现的任务；信息经济是虚拟经济,电子商务将在企业对企业的交易中大行其道,这要求会计支持新型的电子货币和支付工具,能以在线、实时的方式收付货款资金；信息经济下,企业投资、经营、竞争全球化,客观要求会计职能的作用半径能覆盖全球.这些信息技术和信息经济的发展,对会计信息提供的时效性、内容的个性化,也即及时性和相关性提出了更为严格的要求,信息供需矛盾空前激化.在工业经济时代表现卓越的会计信息生产序列和质量体系,面对新的经济形态漏洞百出,会计职业界受到了来自社会各方的强烈批评.许多人惊呼,会计信息正滑向失去相关性的危险.但事物的发展往往是辩证的,恰恰又是信息技术为会计职业迎接这些挑战提供了解决之道.基于互联网的网络会计信息系统,是未来解决会计相关性和及时性问题的希望所在.

二、网络会计信息系统的互联结构

网络会计信息系统硬件上由后台数据库服务器、WWW服务器(应用服务器)、本地工作站、外地分支机构工作站四个部分组成,通过Inter/Intra实现内外跨地域的互联互通.系统通过Intra与企业内部其他职能的信息系统互联,以实现财务与业务的集成与协同；系统通过Inter与商业伙伴、社会管理机构的系统互联,以实现企业财务与对外业务的集成与协同.从网络图上我们可以看到,这是一个前所未有的复杂的联接结构.从软件结构上,系统必然采用B/S,也即三层的C/S结构.工作站端只需安装浏览器,就可通过访问会计信息系统的WEB服务器的网页界面,进行会计数据的处理工作,不受地理位置的任何影响.无论本地还是异地工作站,访问系统的方式与效率基本相同.

三、网络会计信息系统的及时性实现策略

(一)基于Intra的内部集成提升内部及时性手工会计流程是工业时代劳动分工论的产物.分工目的在于组织协作,但协作并非自然就能实现.工业社会限于信息技术的发展水平,缺乏实现有效协作的信息互通机制和平台,被裂解的业务和财务过程无法有机衔接,部门问往往出现过大的时隙、等待.这种时间上的浪费,既严重影响企业系统的整体效能,也注定了手工会计只能对业务作事后反映.会计所反映的资金流信息严重滞后于物流的实际运动,既不能真实反映业务的现状,更无从对业务实施基于财务的价值控制.

孤立式会计信息系统,计算机综合应用于会计核算的主要过程,实现了财务部门业务的集成管理,明显提升了会计处理作业的速度和部门内协作的效率.ERP将会计信息系统与各业务管理子系统经内部网络互联相集成,即企业级的集成,以实现业务与财务的协同.当业务部门发生经济业务时,所有相关数据实时进入系统数据库,ERP系统根据事先的设置,自动生成业务相应的会计凭证,会计人员可实时对凭证进行审核、确认,后续的登账过程更是由计算机自动高速完成.因此,ERP系统能实现会计数据的实时采集,及时处理并生成信息,核算的实时性大为增强.网络会计信息系统继承ERP的发展成果,以更灵活的Intra网络互联企业业务与财务部门,集成财务与业务于一体,会计反映的及时性更为优良.

财务与业务的集成,不仅提高会计反映的及时性.基于近乎实时的会计信息,反过来可以对企业业务的合理性、风险进行财务视角的及时价值控制.手工或模仿手工的电算化会计,仅采集组织业务数据的一个子集(会计事项数据),而管理还需要其他的非财务信息.这是早期会计信息系统管理决策功能不彰显的原因所在.网络会计的集成数据环境所采集和处理的信息相当广泛,不仅有财务信息,也有非财务信息.一个企业所发生的任何一项业务活动都会在数据库中加以记录,除了日期、账户余额外,还包括发生地点、参与者、涉及的资源等数据.这些数据都由业务发生部门进行采集,通过数据的共享和视图选择,可同时满足财务报表的及时编制和企业经济活动的及时决策、预测要求.

(二)基于Interact的资源共享提升会计信息披露和呈报的及时性会计对内是一种管理活动,需要与其他部门协同工作,以提升反映和控制的及时性；对外则是一种公共服务,需向社会众多的机构、个人提供会计信息.多年来,企业通过传统的平面媒体――报刊发布财务信息；以纸张财务报告为信息存储和传递的载体,通过完全的手工方式向有关部门进行传递和呈报.平面媒体版面狭小、发布周期长,决定了会计信息披露严重滞后,公司的财务报告往往在财政年度结束几个月后才能推出.使得财务报告在正式公布之前,其信息内涵就已经几乎被“清空”,导致会计信息相关性的下降.此外平面媒体可接触性差,当用户需要某公司的财务报告时,需要支付较高的信息搜索时间成本.纸质财务报告的传递与呈报,只能通过手工方式进行,效率低下,且信息链上各实体的作业难以集成,数据重复输入导致高差错率,同时损害财务信息的及时性和准确性.

随着国际互联网络Inter迅速发展和普及,Interact已成长 为全球最大的信息资源网,成为当前最便捷、最高效,集信息通讯、共享和查询功能于一体的平台和工具.财务信息披露与呈报,实质是实现会计信息在不同主体间的流通和共享,其目标与互联网络的功能存在天然的一致性.两者的结合可谓浑然天成,一种让人耳目一新的会计信息披露和报告模式迅速崛起,即网络财务报告模式.企业可随时将财务报告以网页的形式发布在自己的门户或指定站点上,从最初的word、pdf,excel到文档格式,再到现在的XBRL形式；用户也可随时随地访问相关网站,即时快速下载企业的财务报告.特别地,基于XBRL标准规范编制的网络财务报告,可直接导入支持该规范的财务分析系统,Excel从2003版开始提供XBRL报表的直接导入.这为信息用户的二次利用、分析提供极大的便利.这种新兴模式充分利用现代信息技术,改造财务信息供应链的信息载体、传输和发布介质,有效解决财务信息共享问题,从整体上提升了供应链的绩效,降低全社会的财务信息成本,因而迅速得到发展和应用.

(三)基于Inter的社会集成策略提升资金管理及其他事务管理的及时性电子商务是一种非物理接触的商业交易模式,为突破时空障碍对交易的限制,要求交易事务尽可能通过虚拟的互联网络达成.电子商务的信息流、资金流,乃至物流经由网络实现,速度快、效率高、成本低.资金流的运作与管理是会计的基本职责,网络会计是与电子商务相适应的会计形式,通过与网络银行的有机集成,有效支持多形式电子货币,如开具电子支票,实时在线完成采购应付款支付、发放工资、企业理财、资金转账,账户余额、明细的查询,存款对账等.网络会计通过与网络银行的集成,提高资金流的及时性,降低在途资金量,从而提高资金的利用率.

网络会计信息系统还与供应商、运输商、零售商和客户等供应链外部实体集成,以提升对这些部门业务的效率,如网上询价、客户关系管理、网上催账等.网络会计信息系统也与社会管理机构集成,如网上税务申报与纳税、网上审计、网上工商管理等.

四、网络会计信息系统的相关性实现策略

(一)提高会计信息及时性以保护相关性决定会计信息相关性的首要因素是信息内涵,所提供的信息是否与经济决策的需求相吻合是其关键.但传统会计信息披露和报告中存在的严重时间滞后、及时性不足的问题,也是使会计信息失去相关性的重要原因.不论财务报告的信息内涵多高,如果丧失了及时性,不能及时传递到使用者手上,会计息也会失去决策价值和意义.在会计信息处理的整个作业链上,从采集、确认、存储数据,加工、生成信息,到最后披露、呈报,充分应用信息技术,提高每一作业活动的速度与效率,通过集成、协同压缩作业间的时间等待,从而提高整个会计信息生产、供应的效率,改善会计信息的及时性,对防止因及时性不足损害信息相关性具有直接意义.

(二)提高财务报告内容完整性以促进相关性传统会计受限于确认、计量的程序与技术,偏重于反映企业有形资产的价值,而将信息经济下重要性与日俱增的软资产,如商誉、知识产权、人力资源等,排斥在财务报告之外.所提供的信息不能完整反映企业的价值,使得投资者无法辨识企业价值创造的关键驱动因素.会计报告价值反映内容不全,这是其弊端之一.

财务报告内容的完善,一是要靠会计确认、计量程序和技术的发展；二是在上述方面没有取得突破的前提下,以互联网络为会计信息披露和报告的新载体,提高信息的相关性.以网页形式发布企业财务信息,不受版面空间的限制,同时能披露大量在传统财务报表中无法披露的非财务信息；信息的表现形式丰富多样,可以数字、文字信息为主,辅之以图形、图像、声音等更生动的形式,从各个角度满足不同信息使用者的需要；利用网络的超链接功能,将一组会计信息页面组成一纵深体系,方便用户搜索、逐层阅读.

(三)实施事项会计理念提升相关性决策有用是会计的主要目标,传统会计由于信息处理能力和处理成本的限制,只提供通用财务报告.仅满足各类用户的共同性(大众化)需求,而无力考虑用户的个性化需要.从经济学角度讲是公共选择的结果,传统财务报告属于标准化的公共产品,不能满足信息用户的个性需求,这也是它不断招来苛责的又一弊端所在.

为最大限度满足用户对会计信息的个性化需求,美国会计学教授Sorter于1969年提出事项会计概念和理论.他认为,在不完全了解信息使用者决策模型和需求的情况下,传统会计依据其职业判断,对反映企业经济活动事项的会计数据进行分类、计算、汇总等处理,最终形成符合公认会计原则的财务报表,这种高度浓缩的通用报告,可靠性、相关性都不易保证,不能满足所有会计信息使用者的不同决策需要.因此,会计应更新思维,立足于提供与各种决策均相关的经济事项数据,由信息使用者依据自己的知识结构、决策模型、偏好,自主进行会计信息的综合和处理,生成财务信息,以实现更高的相关性.

事项会计提出后,由于技术实现难度过大,应用裹足不前.互联网技术的成熟与普及,使事项会计的思想重新受到重视.如果将企业经济活动事项的数据库发布在Inter上,各类使用者可通过互联网随时访问授权范围内的数据,再辅助以优化的会计处理程序、方法选择菜单或向导,完全可能实现使用者自主的数据加工和信息生成.互联网为事项会计从理想走向现实,更好地解决会计信息相关性问题提供了可能.

五、结语

审视会计信息系统的发展历史可以看到,会计信息系统的发展以满足使用者对会计信息的可靠性、相关性、及时性、完整性不断增长的需求为目标,以应用信息技术不断扩展会计与外部环境的集成为基本策略.EDP会计信息系统只是财务部门内的集成,即部门级集成；MRPII和ERP是企业各职能部门的集成,即企业级集成.未来的网络会计将实现企业与外部供应链、社会管理部门的集成,属社会集成.因此,提升会计品质的一个基本逻辑是充分应用社会发展历史阶段的信息技术,通过网络互联各部门、机构,从数据、应用、业务多个层面进行集成,在提升各类业务作业效率的同时,压缩业务间的等待时间,实现会计与业务、供应链、社会的协同,从而提高会计信息的及时性和相关性.网络会计信息系统实现了目前可能的最大范围的集成,将会计信息的及时性和相关性推向一个历史的新高,实现近乎实时的及时性和个性化的相关性.