管理的前置对企业会计电算化的风险管控

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摘 要：随着会计电算化程度的日益普及,相对于手工记账来说,会计人员的工作量在不断减轻,工作效率也在不断提升.然而,电算化舞弊的手段却是层出不穷,舞弊行为也愈演愈烈.本文从管理学与会计核算的契合点出发,从大多数企业的运行流程中寻找潜在的舞弊动因,将相关环节的管理前置化,进而控制企业的会计电算化风险等级.

关 键 词 ：管理前置,会计电算化,舞弊,风险管控

一、概述

第二次世界大战中发展起来的定量管理思想,由于引入了数学、统计学和计算机信息系统来进行管理决策,因此在企业管理中得到了迅速的发展.定量管理思想其中的一个分支―运营管理,涵盖了计划、实施、控制等阶段,若将其对应到会计的职能上,则分别对应了管理会计的预算职能和财务会计的核算与监督职能.因此,企业在运用会计电算化进行日常核算的同时,若能结合定量管理思想将管理前置化,就可以在很大程度上开展科学的管理模式,控制企业会计电算化的风险等级.

二、管理前置与会计电算化的风险管控

纵观经典的会计舞弊案例,不难发现其相似之处都在于“事后追究”,但此时的“事后”往往已经不能挽回舞弊行为所导致的严重后果.因此,在现代企业管理中,尤其是日常的财务管理,更应该将“事后追究”转化为“管理前置”,并且运用到企业的每一个环节之中,尽可能地杜绝舞弊行为的发生,降低企业的经营风险与财务风险.

(一)计划―预算阶段的管理前置

在实行企业财务预算的管理中,许多企业没有专门的预算管理机构,大部分由企业的财务部门执行.然而,随着现代企业意识的增强,企业预算已经形成了业务预算、资金预算、利润预算等综合性的预算体系,财务部门仅仅是其中的一个体系,应作为对各种预算数据进行汇总和分析的部门,而不是一揽子完成预算的部门.因此,计划（预算）阶段应当将预算机构独立于财务部门进行管理前置,由企业高层管理人员进行组织和指挥,由业务、投资、筹资、管理等各个部门协调完成全面预算,防范财务人员借助既编制预算又反映预算执行情况的双重角色进行舞弊.

(二)实施―核算阶段的管理前置

1.采购管理

采购是现代企业物流链的一个基础环节,它的管理状况对于企业整个经营活动的进行至关重要.采购方式的多样化使得采购环节的灵活空间很大,比如询价采购方式,尽管采购人员能够提供“货比三家”,但对于采购管理往往是徒劳的.因此,采购环节首先应当将合理运用采购方式进行管理前置,实现对供应商的动态管理和优化.其次,采购环节的管理也是需要管理前置的内容.采购的货物是否需要暂估入账、受托代销业务何时处理、非库存的消耗性采购如何处理等等,财务人员都应当遵循谨慎性原则进行账务处理.另外,采购环节还应当将采购的权力进行管理前置,规范样品的确认制度,分散采购部门的权力,由销售部门或者财务部门等与采购部门相互矛盾的部门监督采购部门的权利实施情况,防止采购人员内部的相互勾结和与供应商的外部勾结,为企业采购质次价高的货物.

2.生产管理

生产环节中对于成本的管理直接体现着企业生产经营管理水平的高低,它应当系统而全面、科学而合理,促进企业增产节支,提高企业的生产效益.长期以来,我国企业对于成本管理的理解和运用仍然停留在片面地降低成本水平和强调节约节省上,致使我国的成本管理方式远远落后于实行成本战略管理的发达国家.因此,成本管理不能仅仅局限于生产耗费活动,应该扩展到产品设计、工艺安排、设备利用、材料采购、人力分配等生产、技术、销售、储备和经营等各个领域,调动全体员工的积极性,实行全面成本管理.只有这样,才能最大限度的挖掘企业降低成本的潜力,提高企业整体成本管理的水平.同时,企业财务部门对于成本的核算,不仅要关注显性成本,更要关注沉没成本的存在,不仅要规范确定成本核算的对象,更要选择适当的费用分配标准.

3.销售管理

企业的销售部门是联接企业与市场、为客户提供产品和服务、实现企业资金回笼并获取利润的重要部门,是企业生存和发展的动力源泉.在现代企业管理中,要想搞好销售管理工作,首先要搞好客户管理工作.因此,销售环节应当将客户管理前置.企业对销售客户管理有方,客户就会对销售有热情,就会积极配合企业的政策,努力销售商品,若销售管理不善,如果出现客户对企业不忠诚、窜货、应收账款质量下降等等现象,企业就会存在销售风险.在财务核算方面,应当对销售人员提供的原始凭证进行管理前置.由销售人员产生的业务费用（含差旅费、公关费等）,财务部门应当以销售利润率为基准,事先确定业务费用标准,严格审核报销凭证的真实可靠性,防止销售人员虚报、多报或者与财务人员相互勾结挪用公款、收受回扣及以不正当手段和渠道支取货款,转移企业资金.

(三)控制―监督阶段的管理前置

1.规范企业财务会计电算化制度

（1）制定严格的内部操作管理制度

实行会计电算化的企业应当从业务需求出发,对网络系统实行分级管理,对会计人员制定岗位责任制,严格限制各种数据的读、写、修改权限,对业务计算机设置,每一用户只有经授权后才可以进入系统操作,禁止原系统开发人员以恢复程序为由修改记录,实行监控与操作分离制度,以此来有效地保证会计软件的安全运行.

（2）建立健全计算机硬件、软件维护和系统安全控制管理制度

实行会计电算化的企业应当有专职人员定期对计算机进行检查和维护,由于对财务软件的修改可能会对整个系统的安全可靠造成危害,所以财务软件的升级、改造必须报经企业财务负责人批准,企业对会计数据的备份、财务软件的安全保密应当加强管理,特别是对系统中的重要数据应采取有效的加密措施、对会计数据的传送也应实行加密制度.

（3）日清日结企业财务信息

实行会计电算化的企业应当规定财务人员必须在每天下班前结清当天的账务处理,并于每天核实账证、账实、账账是否相符,若相符则保存记录、备份数据,否则应当查错纠弊直至相符.日清日结的做法,不仅使得当前财务部门在月底结账发现错记、漏记却找不到原因就将误差延续的现象得以改善,而且还使得信息使用者可以随时了解企业的财务状况和经营成果.

2.优化财务软件的品质和功能

随着现代信息技术的飞速发展,针对不同行业、不同运营环节都有专门的管理信息系统帮助企业提高工作效率、降低舞弊风险.然而,目前企业采用的大部分是自行开发或者廉价采购的盗版财务软件,为了节约成本开支,往往不愿意花费高额的代价去购买风险等级相对较高的正版财务软件,许多财务软件还设置了反记账、反结账、取消审核等功能,该功能通过技术人员程序操作后可以很容易地使账簿记录恢复到记账前的状态,而且修改或者篡改电子数据记录可以不留任何痕迹,无形中就加大了企业电算化舞弊的风险等级.因此,优化财务软件的品质和功能可以很大程度地防范舞弊行为的产生给企业带来不可挽回的损失.

三、结语

在各种舞弊动因充斥并考验着会计人员职业道德的社会背景下,实行会计电算化的企业对不同环节的管理前置可以从根本上杜绝贪污挪用、跑冒滴漏、人员勾结、管理混乱等现象,从会计人员的日常基础工作着手,使会计信息系统安全、高效地运行,方便、快捷、准确地为企业提供服务,为企业带来更大的效益.（作者单位：兰州商学院）