企业会计电算化

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摘 要 :当前是一个信息化的时代,企业会计电算化的出现与普及使人类实现了“以机代人”的设想,但还存在着一些问题,针对问题提出了具体的解决对策,推进企业会计电算化工作更快更好地向前发展.

关 键 词 :会计电算化,对策,发展

随着计算机技术的发展和经济体制改革的深化,会计电算化得到迅速普及和发展,我国电算化事业起步较晚,在这普及和发展的大好局面下,我们不能不看到一些发展中的问题,因此开展会计电算化系统是新形势下摆在我们面前的新任务.

一、企业实行会计电算化应注意的问题

1.在实行会计电算化之前应注意的问题

客观分析评价企业目前的会计工作现状.事物的现状一定程度上决定其发展的未来,会计工作同样如此.如果目前会计工作无章可循,随意性较大,科目设置不符合会计制度,相关数据之间不吻合,内控制度不健全,会计人员素质低下,这种现状,就很明显地说明该企业缺乏实施会计电算化的基础.因为实行电算化,相关的运行环境至关重要:科目设置不符合会计制度,数据不准确、不吻合,无法完成初始化工作,人员素质低下无法完成人机对话,日常工作将受影响,工作无章可循,随意性大,内控制度不健全,容易导致工作的无序,核算的脱节,出现漏洞,滋生贪污舞弊行为.所以在实行电算化之前,要客观地评价会计工作现状,找出差距,奠定必要的基础,待符合运行的环境后再考虑实行电算化.

要考虑所选软件的前瞻性和成长性.事物是不断变化发展的,我们的企业在逐步地壮大,业务在多方位地延伸,同时国家会计制度也随着国情的变化而处于不断的变革和完善之中,今后随着具体会计准则的相继颁布,将逐步取消现行行业会计制度,改为执行具体的会计准则.此外,我国已经加入WTO,与国际会计惯例接轨工作正逐步进行,那么选择软件时,除要满足上述分析的特殊性要求外,还要考虑所选择软件的前瞻性和成长性,以满足未来企业发展和会计制度更新的要求,避免因更换软件而使企业增加额外的经济负担对会计工作的连续性造成不必要的麻烦.


2.在实行会计电算化之后应注意的问题

在初始化之前要制定具体的实施方案.在确定准备使用的软件后,便要在符合会计政策、会计原则的前提下,根据企业自身的需要进行系统初始化设置,然后将期初数据录入,这个过程就如同我们选购新房后,在不改变房屋结构的基础上,根据个人需求、喜好进行内部装修,布局计划,一切就绪后才搬入家具正式入住.必须建立严格的内控制度.基本的内控制度应该包括会计人员权限的合理设置,人员之间的明确分工,相互之间的配合与制约.通过内控制度的有效实施,防止舞弊行为的发生,避免给企业在工作上造成不必要的推诿和扯皮,在经济上造成不必要的损失.一定要采用机内逐张审核签字办法.有的软件允许逐张签字与一次性签字自由选择,如果采用机外审核、机内一次签字,在中间会形成漏洞,一旦制证人员已打印出的正确凭证在机内再修改,进行舞弊操作,审核人员从凭证上难以发现,给不法人员造成可趁之机.此外,实行会计电算化以后,每个操作人员的口令要绝对保密,要定期对软硬件进行维护、保养,定期备份财务数据,财务主管定期查看上机记录,定期上机检查账务,将纠错防弊贯穿于始终.

二、会计电算化环境下的企业对策

在会计电算化普及和发展的大好局面下,无疑给企业带来了巨大的效益,但同时也带来了新的问题和挑战,因此建立一个健康良好的会计电算化系统是时展的趋势.要解决其中的问题,应主要采取以下对策:

1.加强计算机硬件、软件管理

财务软件公司在软件开发中,必须引入安全稽核机制,对重要的操作日志进行记载,并进行必要的权限设置,使业务数据只有在解密的条件下才能使用,同时必须进行必要的身份认证和内容检查,控制一些软件的安装,尤其是数据库系统软件,以防止利用数据库系统打开账套数据库,进行非法处理,拒绝一切无关人员使用计算机.

2.加强基础工作建设,改善会计电算化运行环境

要充分发挥电算化会计运算速度快、存储容量大的特点,使其在财务管理中发挥应有的作用,还需加强基础工作的建设,改善会计电算化的运行环境.

总之,目前我国的会计电算化仍不完善,也没有被所有的企业、部门所接受,所以我们仍要继续会计电算化方面的研究.而在会计电算化环境中,仍要以《会计法》、《独立审计准则》为基本准则,在对各业务循环进行审计时,以存在或发生、完整性、权利和义务、估价和分摊、表达与披露五个认定为依据,在手工会计与审计方法的基础上,运用电子计算机技术,使会计电算化更趋于成熟完善与普及,真正使其服务于企业并行之有效,真正使其与时俱进.

三、完善企业会计电算化的几点设想

内部控制制度是企业会计电算化信息真实可靠的有力保证.因此,完善企业会计电算化内部控制是刻不容缓的事情,是建立现代企业制度的内在要求,也是提升企业竞争力的重要途径.

1.加强电算化程序操作控制

为了保证财务信息处理质量,必须减少差错和事故的产生,要制定必要的上机规定和操作程序,这是操作控制制度化的具体表现.上机规定主要是对计算机机房内工作所作的一般性规定,操作程序是对计算机业务处理过程的具体操作步骤和具体要求,包括各种操作命令、设备的使用说明、病毒防治、的攻击以及非常情况处理等等.具体包括:(1)无关及外来人员不能随意操作带有会计电算化软件的计算机,(2)财务人员要根据严格审批、完整真实的原始凭证录入数据,对输入的数据有疑问,应及时核对,不得擅自修改,输入有误,需按系统提供的功能加以改正,如负数应冲正凭证或编制补充登记凭证加以改正,(3)对外不得擅自提供任何数据和资料,(4)不准使用外来的存储介质,如软盘、U盘、移动硬盘等,以防病毒的侵害和的攻击,(5)开机后,不得擅自离开工作现场,如有事离开时,需将计算机引入休眠状态,再次进入时,需提供用户或口令,以防他人非法使用计算机,窃取资料和数据,(6)做好日常数据和资料的备份,以防数据丢失,同时将损失减少到最低.只有加强内部控制才能减少错误的发生,才能从根本上保证会计信息的真实、可靠和完整.

2.要加强系统安全控制

安全控制是非常重要的,因为它是计算机系统运行的外部环境,主要包括人员安全、硬件安全和软件安全.人员安全是指操作人员的权限限制、控制、操作日志记录、以及禁止非电脑操作人员接触电脑等,硬件安全是指电脑本身及其附属设备的安全性,比如电脑硬盘的生命周期、单独的安全供电系统、保护性设备的配备,软件安全指财务软件本身的安全性,以及对抗病毒、攻击的能力,包括数据保密、访问控制、身份认证和识别、入侵检测以及网络防火墙等等.因此要加强系统安全控制,保证计算机系统运行安全.

3.要加强内部审计工作

内部审计既是企业自我监控、自我发展和完善的手段,同时也是强化内部会计监督的制度.在会计电算化和网络化的时代,由于“人机”这种特殊的表现形态,内部审计工作将更加严格和重要.具体包括:(1)定期和不定期的对会计资料进行审计,确保电算化下会计处理的正确性,正确执行《会计法》及相关的法律法规,保证审核费用符合公司的内部控制制度,做到凭证附件的合法、完整,(2)对计算机内数据与纸质数据一致性进行检查,对不妥或错误的账表进行相应的更正和调整,(3)监督检查数据保存方式的安全,防止人为篡改历史数据.

随着电子计算机和网络等信息技术的发展,会计电算化已非常普遍,随之而来的新问题和新课题也将增多,同时新的会计理论和方法也将不断出现,使得会计电算化得到不断的完善和发展,也使得内部控制制度不断调整、改善,真正做到财务数据的可靠性、真实性和完整性,以提升企业的经济效益和竞争力.

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