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摘 要：近年来随着社会各界对广电系统档案的需求日益增长,越来越多的人关注档案管理工作.但由于档案管理工作中存在滞后不足的情况,制约了广播电视档案社会功能的充分发挥.作为基层广播电视档案管理人员结合工作实际进行阐述,提高档案管理功能的社会价值.
关 键 词：广电系统档案管理研究
Abstract：Withthesocialdemandorbroadcastingsystemfilesincrease,thefilemanagementworkattractspeople’sattention.Asabasicworker,Ielaboratepracticalworktoimprovethefunctionofthesocialvalueoffilemanagement.
keywords：Theradiosystem,filemanagement,research
要做好电视广播的档案管理工作,主要从档案管理人员、档案管理技术以及档案发展方向入手,打破管理常规,总结管理经验,在档案管理方面投入更多的资源,例如人力、财力以及物力,尤其是对信息化管理资源的投入.
一、广电系统档案管理工作存在问题
(一)形成的档案材料缺乏协调、统一、集中.
广电系统档案从开始至结尾没有按照归档要求进行归档,实际操作中缺少相应的控制措施及后续的档案管理、服务工作,造成了档案材料流失.档案存放没有专用声像档案室或声像档案专柜,档案混存,存放环境不具备恒湿、恒温、防磁等特殊性要求,档案防护管理不到位.
(二)广电系统档案信息化建设进展缓慢
档案管理普遍存在管理软件或硬件落后、软件不适应社会的发展以及网络化、数据化功能退化的现象,使广播电视的事业进展受到严重局限.部分领导对档案信息化建设的认识不到位,档案的数字化监督力度不大,在广电系统网上可提供查询利用的档案数量不多,档案管理模式不新,从事档案工作的专业技术人员不足.
(三)广电系统档案的长效管理机制还没有形成.
广电系统行政管理体制发生了巨大的变化,但档案管理机制却没有与时俱进地进行改革和调整,各级领导对档案管理工作的重视程度不够,造成档案管理工作不规范,有的地方在档案管理方面甚至根本没有建立起规章制度.
(四)广电系统档案存储无序、混乱.
个别从业者认为只有上级发文,或者红头文件才是档案,档案意识淡薄,比如他们认为工作中形成的音像资料、新闻素材、播出作品等不是档案.他们对拍完、录完、播完后怎么处理这些声像档案并不在意,这就导致许多声像档案长期保存在个人或部门手中.使得单位档案归类不齐全、不完整,严重影响了广播电视档案的长久保护和开发利用.有些个人或部门为了应急,将一些具有重要保存价值的节目或作品带洗掉,作为空白带反复使用,等到以后认识那些作品的重要价值时,已经无可挽回了.广电系统档案与其他系统档案最大的区别就在于它的声像档案内容.这种特殊载体形式的声像档案已成为国家档案的重要组成部分.
二、广电系统档案管理工作的措施
加快广电系统档案的规范化、信息化建设领导和档案工作者要解放思想,与时俱进,更新观念,变管理型为服务型,加强各类档案的规范化管理,进一步强化依法治档、制度治档的意识,认真总结档案管理经验,结合实际调整建立档案工作业务建设标准和规范,要落实资金,增配硬件,完善软件,构建档案资源共享网络平台.不仅要配备计算机等信息化建设的硬件,还要对当前使用的软件进行完善、维护和更新,以提高管理系统的稳定性和工作效率,要加快档案的数字化进程,为广播电视信息的资源共享提供必要条件,要按照专业化现代化的要求,既要加强广播电视档案队伍建设,又要培养既懂档案业务又懂信息技术的复合型人才.
财力物力保障档案管理工作加大业务培训力度加强在资金上的投入力度,完善广电系统档案管理系统的整体框架做到信息采集与报送管理规范化,让整个信息化管理系统不断在档案管理工作中发挥作用,最终为广电新闻事业的发展服务.建立档案管理数据库在广电新闻档案的多媒体信息系统的应用中,从多媒体数据库入手,加强广电系统档案管理.细化相应的落实措施,对已产生的档案从收集、归档到移交做到规范化管理防止档案流失.对档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定.培养专业档案管理人员,注重其政治品德素质和职业道德素质.广电系统档案管理有必要不断对档案信息管理人员的专业技能和专业水平进行培训及考核评价以利于广电新闻档案管理信息化工作的有效进行.声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等,要因地制宜,因陋就简,积极创造条件,力求将声像档案妥善保管,要使用声像柜或密闭铁柜单独存放,要严格控制库房温湿度,远离光线、磁场等,录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施,尽量延长声像档案的使用寿命.
建立广电系统档案长效管理机制按照档案管理的要求,结合实际,因地制宜制定适合本单位的各项管理制度、操作规范和工作要求,并严格按照规定抓好落实.要立足长远,常抓不懈,档案管理工作只有坚持常抓不懈,才能不断提高管理水平.
档案管理人员应树立档案管理意识广电系统应根据档案管理情况设置相关的管理部门以及管理人员,引入与之相关的专业人士,重视组建开发与编研音像档案的队伍,优化管理人才构造,提高综合素质.管理层应帮助管理人员树立档案管理意识,使管理人员明确信息化管理档案的重要性,给予档案管理人员主动关注信息化管理工作的动力,通过对管理人员的培训,培养档案管理人员的责任感、使命感.
(五)明确档案信息的发展方向,推广信息化管理
随着数字化与网络化在广电机构的产品制造中不断推广,广电机构的档案管理、利用也面临着更大的挑战,使广电机构的档案管理方式建设不断进步.档案是清晰、确定的原始记录性信息,而广电机构要信息化的不只是档案本身,还要将经过处理的档案信息以及相关的社会信息进行信息化,经过融合后将档案信息放大.
(六)推进档案管理工作规范化、标准化
在推进档案工作规范化标准化的工作进程中,一方面要注意解决好立卷方法问题,以有利于档案标准化管理中的分类和检索,另一方面,要注意解决好案卷装订质量问题,以有利于档案规范化管理.随着信息化技术的进一步发展,我国广电系统档案网络数字平台逐渐发展为互动性或功能性数字平台.现阶段已开设在线咨询、查档答疑、业务答疑、个性化页面和邮件杂志等与网站浏览者互动的栏目.加强广电系统档案与社会公众的沟通与交流,多层次、多方位地满足公众的档案信息需求.
广电系统档案管理人员必须抛弃过去的陈旧观念和封闭做法,适应时展,塑造档案服务新形象,让档案信息服务切实走入社会公众生活.提升档案管理社会价值.