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摘 要：信息时代的到来对高校学籍档案建设有了更高的要求,本文对目前高校在学籍档案建设过程中存在的问题进行了分析,提出了相关的策略意见.
关 键 词：学籍档案；管理；要求；建设
一、高校学籍档案建设中存在的主要问题
1.高校对数字化档案馆建设意识不够
多数高校制定了各种档案规章制度,也有专门的档案机构,可执行力不足.部分领导缺乏对档案工作的重要性的认识,疏于管理本部门档案.且档案部门工作人员对依法治档认识淡薄,档案立卷归档的业务督办、监察不力,指导不够.建设数字档案馆,一是可提高文件领导者、形成者的档案质量认识；二是融档案管理制度于规范管理系统中,使高校档案管理质量得以提高.
2.学生学籍档案管理重视不够,制度不健全
高校学生学籍档案是学校档案的一个分支,但是各高校往往对教学档案工作比较重视,但对学生档案工作的重要性却没有足够的认识.存在着“只要不出错就算管好了”或者“只要学生档案送走了就算管好了”这样落后的管理理念,很少将学生档案管理工作、论文联盟整理提到学校议事日程,更不用说将学生档案管理开展得好坏与档案管理部门的业绩挂钩,没有进行必要的检查监督和指导,没有将学生档案管理的好坏与档案管理部门的业绩挂钩,没有进行有关的制度建设,学生档案管理工作缺乏领导重视,管理体制明显不完善,更有甚者没有专职的学籍档案管理人员.
3.学生学籍档案传递方式原始,管理落后
随着高校毕业生就业制度改革,毕业生实行双向选择,自主择业.毕业生生源地的人事部门没有保管毕业生档案的权利和责任,毕业生的档案在两年择业期内整理由人才市场、人才交流中心或毕业学校待管,待毕业生落实就业单位后再将其档案转至就业单位.这样就导致毕业生学籍档案转递环节复杂,导致一些学生档案丢失.给学生的就业带来了不良的影响.
二、如何提高学籍管理现代化水平
1.规范管理,树立“以服务为主”的观念
建立健全规范的管理制度是搞好学籍管理工作的基础,并不断对学籍管理制度加以修订.学籍管理应以各教学系为主,实行过程管理.教务处工作应转为统一标准、监督检查等的目标管理.随着高校自身发展的需要以及学籍管理服务对象的不断变化,学籍管理工作应在新的管理模式下,围绕学校的中心工作,如学校招生、毕业生就业、专业设置和申报、教育教学管理、学生政治思想教育等,树立“以服务为主”的观念,进一步增强服务功能,开放学籍管理内容和数据,提高学籍管理的效率.
2.开发学籍档案信息资源,提高服务利用价值
学生学籍档案信息资源的开发与利用,我们应坚持按规章制度办事,注重改善服务态度,提高服务质量,做到热情、主动、准确、迅速.努力开发档案的教育功能,使档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主.要加强档案的开发利用,实现信息共享,就必须加强档案基础管理.档案员在档案收集、整理、鉴定、论文联盟整理保管等方面下工夫的同时,着重做好档案的编目、检索、编研工作,编制较适用的检索工具,建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料,及时、系统、完整地提供,满足学生档案利用工作的需要.同时适应社会需求的变化.寻求更为有效的服务新途径,以提高学生档案利用的质量和水平,把“死”档案变成“活”档案,更好地发挥学生档案的作用.
3.提高对档案材料重要性的认识
一是加大宣传力度,提高对档案重要性的认识,做好咨询服务工作,利用多种渠道宣传有关档案的管理知识,使其认识到,档案并不是可有可无的,它对本人今后工作有着重要的影响.二是加强对档案的规范化管理,做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范.三是加强收集工作,完善档案内容,及时补充档案缺失材料,提高档案的利用价值.
4.正确处理好档案保密与利用的关系
日常工作中,档案管理工作人员,不仅要做好档案的利用与开发,还要做好档案的保密工作,转化档案由过去的以藏为主为以开发利用为主.健全档案的检索工具,汇编各种能反映学校特色的有较高利用价值的编研材料,利用多媒体辅助档案管理,标准化档案工作、科学化管理方法、高效化管理机构,使档案室的综合服务功能不断增强,更好地让档案信息资源为教育教学服务.但受传统的保密观念影响,普遍档案工作存在着利用不足、重保轻用现象.由此产生一些弊端：大批档案不能充分利用,甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁,造成档案浪费,变成不值一文的废纸；领导不能有效地利用档案,全面及时地了解情况；也难以使档案管理人员的管理价值在利用档案的效果中体现出来.档案部门需改变传统的观念,切实完善工作职能,严格做好保密工作,为领导决策服务.