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高校成人教育学籍档案是学生在校期间成绩、思想表现、综合评价等的真实记录,它不仅记录了学生在校期间的全过程,而且是用人单位选才用才的主要依据.随着人事制度的不断深化,用人单位对学生学籍档案信息的重视程度不断提高,高校对外提供学籍档案信息服务的范围和数量也在不断增加,人事、教育部门对学籍档案的规范化要求也越来越高.因此,高校成人教育学籍档案管理工作必须提高管理水平,完善管理制度,创新管理方式,以适应成教事业的发展.
一、高校成教学籍档案管理工作的特点
成人教育学籍档案记载着学生从入学到毕业期间逐步积累形成的材料,主要包括学生在校学习期间的成绩、奖惩、操行、组织能力、实际操作能力、身体状况、毕业鉴定等方面的内容,是学生在校期间各种表现全面、真是、综合的记载与评价.因此,高校成人教育学籍档案具有以下特征：
1、综合性.学籍档案的内容十分丰富,主要包括录取名册（录取通知书）、学生登记表、学籍卡（成绩单）、学籍变更材料、奖惩、加入党团组织材料、毕业/肄业材料、毕业生登记表、授予学位的材料等,可以说是不同材料的综合体.
2、真实性.学籍档案以其特有的原始性,真实记录了学生在校期间学习发展的全过程,它不仅记录着学生在校期间的成败和得失,而且是成人教育教学和学生管理工作的重要组成部分；不仅是成人教育管理的基本依据,而且能为有关部门和人事部门提供详细真实的材料,使人事部门和用人单位能根据这些档案资料选拔和使用人才,做到人尽其才.
3、复杂性.学籍档案包括招生录取表、学生登记表、社会实践活动等方面的材料,而每个学生又有姓名、学号、专业等十几个方面的信息点和在校期间全部课程等信息,汇总起来每名学生的学籍档案所要记录的信息点至少在在百条左右,从而构成一个综合性、复杂性的数据资源库.
4、分散性.相对于普教学生来说,成教学生层次和学习方式多样,包含函授、远程、自考、短期培训等多种形式,这使得学籍材料形成时间的规律性不强,必然导致学籍材料的产生和形成比较分散,需要档案管理人员将涉及到的所有材料收集完整,才能归入档案.
二、提升高校成教学籍档案管理工作水平的对策
1、提高档案人员素质.高质量的学籍档案管理人员是做好学籍档案工作的重要保障.要保持专档案人员队伍的相对稳定,并加强其业务培训特别是档案管理系统的培训,提高档案人员素质,将学籍档案收集、整理、归档工作纳入专档案人员工作职责,以保证学籍档案工作的顺利进行.高校要特别重视成教学籍档案管理工作队伍建设,提高他们的业务能力和综合素质,要求他们熟练掌握计算机操作技术,灵活运用档案管理系统软件.同时,学校要努力创造条件,充分调动学籍档案管理人员的工作积极性和主动性、创造性,促进高校成教学籍档案管理工作逐步走向规范化、科学化和现代化.成教学籍档案工作人员要爱岗敬业,熟悉本专业的法律、法规和业务标准,自觉学习运用《档案法》规范自己的行为,运用扎实的业务知识处理问题、分析问题和解决问题.同时,应鼓励成教学籍档案管理人员坚持参加继续教育和本专业业务知识、技能的学习和培训,以获得新知识、跟上新形势,具有坚实的业务知识基础和专业技能.
2、完善档案管理制度.由于成人教育的学生来自社会的各个层面,学习形式的多样化决定了档案收集和分类整理工作的艰巨性和复杂性.因此成人教育学籍管理必须制定统一标准,包括基础标准、技术标准、程序标准.标准的实施意义就在于统一克服各行其是的局面,主管部门要加强协调,统一要求,在制定各类表格的形式、纸张大小等方面要考虑到归档后的整理、装订等问题；建立健全收集整理、检查核对、鉴别归档、保管秘密、转递送交和管理职责等各项规章制度,做到有章可循、有据可依.要用标准去统一行动,用标准去规范管理工作,只有严把质量关,才能保证学籍档案管理工作逐步走向规范化.要进一步完善对学籍档案管理的政策和制度,维护国家学历制度和学历证书的严肃性.档案管理人员要提高自身素质,树立诚信观念,工作中不拘私情,不受诱惑,对学生从入学到毕业的全过程档案材料辨别真伪,去伪存真,认真分类归档保管,保证学籍档案的真实性.
3、应用现代信息技术.随着教学改革的不断深入,高校教学管理方式和手段也在不断改进,学籍档案管理也需要改革管理模式,实现科学化管理,以便准确、及时地提供大量的教学信息.教育部从2001年开始对普通高校及自考毕业生文凭实行学历证书电子注册,建立全国统一的高校学历档案库,供用人单位在网上查询.高校应大力推进学籍档案十字花的研究与开发,引进新的管理手段,设法提高管理水平.这种现代化的管理手段不仅方便快捷,而且能有效地杜绝制贩假文凭的现象,这为进一步提高学籍档案的管理水平,塑造成人教育在社会上的良好形象提供了可靠保证增强档案意识.要利用现代技术设备,改革管理模式,实现科学化管理.在学籍档案管理过程中,必须改革管理模式,实施科学化管理档案.当今,电子技术以其快速、准确、方便的优势广泛地应用于社会的各个领域,成人教育的学籍档案也由原来的传统管理逐步转化为计算机管理、网络管理等.这种现代化的管理手段不仅方便快捷,而且能有效地杜绝制贩假文凭的现象,这为进一步提高学籍档案的管理水平,塑造成人教育在社会上的良好形象提供了可靠保证增强档案意识.