高职学籍管理工作

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摘 要：笔者到学籍管理岗位上工作不到一年,通过这段时间的工作,笔者认为要提高学籍管理水平和服务意识,就应深层次的了解学籍管理工作中的学籍、学籍管理、学籍档案管理、学籍学历信息管理平台与教务系统之间的关系,认识学籍管理的工作内容、学籍管理的作用、学籍管理目前存在的问题和对策.

关 键 词 ：高职学校 学籍管理 存在的问题 对策

中图分类号：G4 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2013）08（a）-0215-02

学籍是学生取得的某高校的合法资格,学籍真实记录了学生从入学到毕业的基本情况,综合反映了学生在校阶段的各种变化,是学校了解、掌握学生基本情况的主要途径.学籍管理是学校依据国家教育行政部门颁发的有关规定,结合本校的实际所制定的实施细则和规章制度,对学生从入学注册到学成毕业的全过程[1]（包括学生的入学与注册,成绩考核与记载,升级与留、降级,转系（转专业）与转学,休学与复学,停学与退学以及毕业资格的审核与证书发放等）.学籍学历信息管理平台是教育部加强学籍管理主要手段,它不仅对规范和监督学籍管理起重要的作用,还对高校学籍管理工作起到了促进作用.[2]

1.高职学籍管理工作内容

（1）掌握学籍管理制度.高职院校学籍管理工作是贯穿于高职教育教学、运行和管理的一项重要内容,是高职院校教学管理工作的重要组成部分,是高职教育质量保障体系的重要环节,是保证高职院校正常教学秩序重要保障.因此,对有关学籍管理的文件《学籍管理规定》《学生手册》《教务管理文件汇编》要进行认真阅读、研究,做到熟悉其内容,吃透其精神,在工作中才能以政策为依据,使学籍管理工作有章可循,做到学校、学生都满意.学籍管理制度规定了学生学习生活中必须遵守的一些规定,具有严肃性、强制性和导向性特点.对学籍管理教师来说,掌握学籍管理制度,便于向学生明确、落实教学搞好高职院校学籍管理工作,对维护正常的教学秩序, 形成良好的校风,提高教学质量进而提高人才质量,具有重要的意义.

（2）建立建全高职学籍档案.学籍档案材料是教学管理工作的一项重要内容,主要它包括新生入学登记表、学生学籍卡、学生成绩总册、在校学生名册、学生学籍变更材料（升学、留级、休学、复学、转学、退学）,学生奖励材料（奖学金、优秀学生）,学生处分等等,这些也是评估和骨干校建设中原始的支撑材料,学籍档案材料收集是否真实齐全,归档材料是否符合规范,直接关系到学籍档案的质量.所以,为确保学籍档和完整,我们必须掌握学籍档案形成的特点,动态性和分散性,有针对性地做好学籍档案的收集工作,只有建立建全学籍档案,才能全面展示学生在校表现情况,真实记录了每位学生在学校的成长过程,使学籍档案充分发挥其价值.

（3）学信网与教务系统在学籍管理中的作用.

学信网对规范高职学籍管理起到了监督检查的作用,从学生入学注册到学成毕业的全过程,快速、真实的在学信网上反映出来,所以高职学校必须以学信网管理平台为基础,结合学校自身的情况并与本校教务系统结合,做好本校的学籍管理工作,为老师和学生获得第一手资料提供依据.

2.高职学籍管理工作存在的问题

2.1 学籍管理制度需要完善,执行力度不够

近年来,高职院校各种制度均在不断完善,高职院校都在国家有关教育法律法规制度的指导下,建立了自己的教学管理汇编、学籍管理规定和文件,但部分教师和学生对学籍管理缺乏正确的理解.[3]教师认为是学籍管理与自己无关,应是学籍管理部门的事情；而学生则认为自己只是一个被管的被动对象,也很少关注这些规定.教学管理制度汇编、学生手册、学籍管理虽然都发到了各系部,由于没有引起重视,仍然有部分学籍管理人员对学籍的规章制度和管理流程不太熟,经常到教务处咨询,也使得教务处工作更加繁忙.还有的教师不熟悉制度,片面地强调以人为本,需要对学生做出处理的,没有严格按规定执行,在一定程序上影响了教学秩序和教学效果的维护,助长了各种不良倾向.如,在学生退学和开除学籍的问题上,很难做出处理,则是情节特别严重,才不得已处理,总是考虑给学生一次改正错误的机会.殊不知,这样往往会使学生变本加厉,起不到教育的目的,还影响了其他学生.

2.2 高职学籍管理队伍建设存在不足

（1）缺乏稳定、高素质的学籍管理队伍.学籍管理工作是一项政策性、技术性都很强的工作,它要求管理工作人员要有极强的计划性,准确性和原则性,这是做好学籍管理工作的基本保证.管理工作人员素质的高低、能力的大小,直接影响着教学任务的完成和教学质量的提高.学籍管理工作涉及到每个学生的切身利益,也关系到学校的办学质量,因此管理中各项规章制度的具体执行尤为重要,这就对管理人员的素质提出了更高的要求.

（2）重视度不够,缺乏必须的培训.近年来,学院在提升学校办学实力,学生素质教育,实现学生就业率提高,学校采取了各种措施,在人、财、物等方面也向教学倾斜,同时积极鼓励教师申报种类改革项目,建立和完善教师教学评价体系,促进了教学水平的提高.但对学籍管理人才队伍的培养与建设没有引起重视,针对学籍管理的改革和探索明显缺乏.学籍管理人员没有系统学籍管理知识的培训,缺乏学籍管理知识,不能正确处理有关学籍的问题.

（3）队伍配备不齐全,创新改革与网络化管理需链接.我院现在校生已达14000多人,学籍管理人员与学生人数的配比严重失衡,人员经常变动,交接手续不到位等等,使得学籍管理人员的工作繁重和艰巨.近几年为了适应社会的发展,满足企业要求,学校实施课程改革,考试改革、教材改革等等,这些有效的、可行的创新改革,给学生和教师们带来了方便,对学籍管理工作的网络信息化管理模式带来了一定的压力.如,学分替换的成绩迟迟不能到位,班级、专业经常变动,大运会活动用公共选修课程替换等等,造成了学生异动、学生成绩更新频繁,班级无法确定,给学籍管理工作带来了很多麻烦,这是新生转专业后10级学生三学期异动情况：2011-2012-1转班的142人/次,转专业19人/次,退学38人/次.2011-2012-2退学37人/次,休学13人/次,学分替换近400人.2012-2013-1转班195人/次,休学16人/次,转专业27人/次,复学10人/次,留级33人/次,退学44人/次.2012-2013-2学分替换近500人,其他异动正在产生中（未统计）. 2.3 系部学籍管理太过依赖于教务处学籍管理部门

高职学籍管理工作应是由教务处学籍管理工作人员和学生工作辅导员老师及班主任组成学籍管理队伍共同完成.[4]因为辅导员老师工作涉及各类信息查询和考勤纪律等方面工作,辅导老师最能了解学生的动态,但由于辅导员老师日常教学任务繁重,对于学籍管理重要性认识不足,对学籍管理制度没有吃透,最后所有任务还是抛给了教务处.学籍管理依赖于教务处的现象,造成学生对学籍重视程序低,未能及时对本院（系）的学生动态做出恰当的学籍处理,比如,有些学生不愿意读书,离校很久而没有到校办理退学手续.因未办理学籍异动手续,导致学生户口迁移等问题不能顺利进行.学院学籍管理尚未发挥院（系）管理的优势.

2.4 管理部门之间信息资源应整合

学籍管理部门、系部和其他管理部门之间缺乏协调和信息共享,由于网络数据格式不匹配,造成数据信息错误,如：学生姓名、性别、出生年月或号等信息输入错误,直接影响了注册数据.因为学籍管理是动态过程,很多环节都还需要系部和其他管理部门共同配合完成.学籍学历信息管理平台、学院教务系统和学院学生信息管理系统的数据没有效整合,使资源没有共享,浪费人力、物力和财力.

3.加强高职学籍管理的对策

3.1 制定规章制度、规范工作程序,细化工作环节

一个学校办学质量的好坏,首先体现在毕业生的综合素质和质量上.因此,为了学生的综合素质的提高、学业的顺利完成,学院必须建立、规范的学籍管理制度.学籍管理是动态的管理过程,从入学、注册、异动、到毕业、提档,任何环节都需要严格监控和管理,具有对教育活动进行规范、控制、激励和调节的功能；为了培养出社会需要的合格人才,学院应根据本校的实际,使学籍管理制度不仅健全、规范而且要合理.

学校招生规模不断扩大,学生生源结构复杂,学校办学层次多样,学籍工作量增加,工作难度大.在学院学籍管理动态管理的过程中,要细化工作的各个环节、规范工作程序,各部门和各院（系）应加强配合,做到信息及时传达和共享.

3.2 加强学籍管理队伍建设

学籍管理工作繁杂而琐碎,工作量比较大,政策性和技术性都比较强.要提高高职学籍管理队伍素质,首先要从认识上高度重视学籍管理工作,建立相应制度进行保障.学籍管理人员不仅要具备系统的教育理论和专业知识,还要具备一定的决策能力、组织能力和协调能力,因为学籍管理工作涉及到每个学生的切身利益,也影响学院的办学质量.学籍管理工作也是为学院的教学工作和学生服务的,所以,学校学籍管理队伍建设显得尤为重要.学籍管理工作应增强服务意识和具备过硬的业务能力,熟悉学籍管理工作的流程,除此之外,学籍管理人员必须不断学习新的教育法规和文件,掌握网络化技术和方法,具有创新精神,提高自身的综合素质,也能有效的提高学籍管理队伍整体水平.

3.3 加大系级管理体制的影响力,明确各个管理部门职责

学籍管理的职责主要是学籍管理和成绩管理两块.学籍管理主要负责管理制度的制定、学籍注册、学籍异动、学籍档案以及学历证书的管理；成绩管理主要负责成绩管理制度建设、组织院（系）教师对学生考核成绩的登记、录入、存档、查询工作.学籍管理工作涉及到学生在校的全过程,关系到每位学生的切身利益,而在这个过程中形成的第一手资料,来源于系部,系学生管理部门和辅导员要充分发挥作用,明确职责,只有学籍管理各个部门、院（系）管理部门和辅导员老师们共同协调、配合,提高院（系）管理体制的影响力,在学院高度重视下,才能把高职学籍管理工作做得更好.如果能把学籍学历信息管理平台、学院教务系统和学院学生信息管理系统的数据有效整合,使资源能够共享.