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摘 要：推行知识管理模式下的档案管理,是企业或其他组织档案管理发展的必然趋势.由于现行模式下的档案管理有很多缺陷,已经无法满足大众对信息的需求.因此,本文就是帮助了解知识管理和档案管理的实质,正确认识现行模式下档案管理缺陷和知识管理下的优势,提出知识管理下的档案管理措施,来优化档案管理模式,促进管理结构调整.
关 键 词 ：档案管理；知识管理；资源
作者简介：阿木日汗（1982.02-）,男,内蒙古巴彦淖尔市人,大学本科,档案管理方向.
[中图分类号]：G27 [文献标识码]：A
[文章编号]：1002-2139（2014）-27--01
顾名思义,知识管理是把知识作为核心,通过对知识本身、与之有关的许多资源及无形资产进行管理.而档案管理是通过记录人们生产生活中的实践活动,对生活中的信息和知识进行管理.知识管理导向档案管理目的就是突破现代模式下单一的档案管理模式,将常规的被动管理、纸片仓库式管理变成了电子信息化管理,增强了档案的互动、共享、有效使用,这不但使档案管理工作变得灵活有趣,而且提高了档案的利用价值.
1.现行的档案管理模式的缺陷
1.1灵活性差
现行的档案管理模式基本继承史料管理方式,送来的资料就存档,基本上是通过文字、图案记录在纸片上,将档案变成了一个存放借取仓库.再者,档案管理人员的观念相对死板,阻碍了信息化档案的发展.工作人员只是将送来的档案整理、编目、排序、存放静态放置,导致知识信息孤立、传递慢,而在知识经济渗透到档案领域的今天,这样的管理方式显然不灵活.
1.2 局限性大
按照现在的管理模式,对于没有完结的文件以及动态的知识是不重视的,对于档案的使用范围以及实效性是有限制的,对于信息只是简单的整理信息的利用率是低下的,这些对档案的管理方式都有悖于现放性的知识经济环境,无法适应时代潮流,最终只能成为一个冗余的部门.
2.知识管理导向档案管理的优势
2.1利用率高
首先,知识管理下的档案管理人员素质提高.知识管理以原有的档案信息管理平台作为跳板,强化了员工的数据分析能力和思维能力,提高了管理人员计算机操作、网络及数据通讯技术水平,把档案管理人员从一个“看门者”变成了“信息中介”,懂得在最适当的时机与上级沟通,在需要分工合作的时候与其他部门通力完成,最终实现知识共享.其次,档案资源结构多样化.档案不再局限于纸质稿.随着软盘档案、多媒体档案、声像档案等档案的形式多样化后,单位的各个部门可从这个开放性的电子资源直接搜索关键字,即可获得档案资源,而且电子档案可重复利用,加快了档案重保存向重利用的发展脚步,大大提高了档案的利用率.
2.2易激发潜在知识
一个档案库就像一个知识库,知识库强调的是开放性、交互性,但是除了教导档案管理人员手中的显性资料,还有在其他工作人员中巨大的隐性资料,表现为工作经验教训等,正像库珀说过员工的重要性就体现在工作人员之间用一些秘密的知识合作,共享知识,孕育出新的知识.知识管理下的档案管理可以通过实名制贡献资料获得内部工作者的认同赞扬来激发员工为单位奉献潜在知识,也可通过外在奖励,如红包、奖金、员工股份等获得潜在知识,只有让知识库变成一个有活力的河流,才能促进发展、不断进步.
3.知识管理导向档案管理注意点
3.1提高安全性、技术性
电子当然虽然快捷方便,循环使用能力强,但信息储存实体和信息使用流程也存在危险性.档案人员应做好库房安全措施,密切注意档案安全和保密性.很多档案的建立是为了业务的处理,业务档案有客户需求、满意度和与之相关的内部机密.对于档案管理人员,应该明确职责与纪律,做到工作有力,程序严谨、运转灵活.同时,也应当加强档案行政部门业务指导、后续监督等,重视对档案管理人员的技术培训,定期训练其科技知识学习、逻辑思维能力、强大的学科背景,不仅能提取档案中有效信息,还能聚变爆发新知识,产生新思维.
3.2 加强知识产权保护
在知识经济时代,最重要的无疑是智力财产.首先,领导人要看到隐性知识的重要性,没有隐性知识的利用,生产活动就没有创新.其次,如何保护知识产权和档案管理创新是相互影响的,单位可制定行政措施、惩戒手段来激发员工知识创新,风险隐性资源实现知识共享.而资源共享也正是知识管理的最终目标.
4.知识管理导向档案管理意义
档案管理对于任何单位来说都是重要的,是单位健康发展的必要条件,是激发员工积极性,提高员工工作质量的源泉.知识管理是档案信息管理的高级阶段,它不是简单地继承传统史料档案管理法,而是以人为本,对其进行科学分析、系统提取重要信息,增加新的信息储存,提高档案利用价值,为单位发展走向提供参考.它是一种智能化管理,能够实现档案的现代化,满足时展需要.
结束语：
知识管理下的档案管理是一个全方位多角度的新型管理模式,在这种模式下,可以摒弃传统档案管理的机械死板,可以激发创新新知识,把知识库变成一个活力源泉.新型管理模式将以人为主体,把知识相关资源重新整合、提取有效信息,对单位核心竞争力起着不断改善作用,对单位发展起长足作用.但由于投入资金大、成本高等多方因素,这种模式并没有被所有单位重视.只有认识到知识管理的优势和对其长远发展的巨大推动作用,才能将档案管理推向新台阶.