城镇廉租住房档案管理办法探析

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[摘 要]：城镇廉租住房档案管理工作是非常重要的,做好档案资料的管理能够在很多方面有非常实际的用途,让很多工作能够得以推进.然而,在现今的廉租住房档案管理中仍然存在各种问题,这给实际工作的展开构成很多障碍.本文将对城镇廉租住房档案管理办法展开探析,会从提升档案管理人员的专业素养、建立健全的廉租住房管理档案制度以及采用现代化信息技术等方面来具体谈谈如何加强廉租住房的档案管理工作.

[关 键 词 ]：城镇 廉租住房 档案管理 办法

一、提高廉租住房档案管理工作人员专业素质

档案管理的工作是专业性较强的,需要档案员具备良好的专业素养与专业技能,然而,很多廉租住房档案管理人员在这方面却十分缺乏.从实际情况中不难看出,大部分廉租住房档案管理机构招收的档案员文化水平并不高,也没有经过专门的职业培训,很多档案员工作经验也很浅,这会使得档案管理人员的专业素养及专业技能都很缺乏,在实际工作中产生诸多障碍.从这个层面不难看出,人员的专业素养对于档案管理工作的展开是很重要的,因此,应当让档案员在专业技能上不断得到提升.针对这样的现状,一方面很有必要加强对于档案管理人员的职业培训,可以通过定期组织相应的学习课程对于他们的专业化水平、专业化素养以及服务态度等展开训练.另一方面,在后期的档案管理人员招收及录用上应当相应的提升门槛.首先,应当尽量选取那些有关相关工作背景或者教育背景的人员,其次,在人员入职前应当给予他们相关的入职培训,让他们对于廉租住房档案管理的特点、工作流程等有一定程度的了解,并且要加强他们的服务意识,这会在后期实际工作的展开中起到很大帮助.

二、建立健全的廉租住房管理档案制度

廉租住房档案管理机构应当有针对性的建立一套完善的辅助档案管理机制,这才能对档案管理人员有更有效的约束,从而让他们的专业能力得以提升.长期以来,廉租住房档案管理机制都存在着这样或那样的问题,如人员配置不合理、缺乏流动性,加上职工岗位长期固定单一,很容易让职工产生倦怠感.因此,在档案管理制度的构建上首先应当建立合理的用人机制、培养机制、竞争机制、流动机制,让其更有效确保员工能更好的为用户群体服务.档案员的工作本来就单一而枯燥,久了容易产生倦意,这时就需要管理人员对馆员给予充分的信赖、尊重及对其日常工作的充分支持.这样档案员才能更积极的工作,对于自己的工作也更有责任心.此外,关于整个档案管理部分的工作流程及工作制度也很有必要进一步完善.档案管理是一项系统而繁琐的工作,好的制度应当能够对于相关人员的工作职责及工作范畴有明确规定,这才能够让整个档案管理部分的工作更为系统的得以推进.

三、信息技术支持下的廉租住房数据档案统计应用

信息技术支持下的廉租住房数据档案统计应用将会极大的提升档案管理效率,也是廉租住房档案管理革新的一条有效路径.信息化时代的到来使得很多传统的工作模式都发生了改变与革新,这在档案管理工作中也有着很突出的体现.档案管理信息系统的开发是信息化时代的直接产物,也是伴随着传统的档案管理模式及相应功能不能满足日益增长的档案管理需求而产生的.总体而言档案部门需要建立档案管理信息系统主要可以归结为两方面原因：一方面原因在于传统的档案管理模式效率很低下,相应的功能已经逐渐无法满足档案管理中对于档案深层次的搜集、归纳、筛选、分类、索引等需求,信息化时代的到来又为档案管理的数字化建设提供了良好契机,因此,档案管理信息系统的建设才会不断得以深化；另一方面原因在于有些企业已经有了档案管理信息系统,但是出于各种原因传统的系统已经难于满足当下对于档案管理的功能需求,因此,完善与更新档案管理信息化系统才会显示出其迫切性.

档案管理信息系统是指基于文件档案一体化管理系统（ERMS集成EDMS的EDRMS）,并且有档案辅助管理功能的系统,电子文件管理系统为其核心系统.信息技术的应用将会给廉租住房档案管理带来重大推进与革新,其所能涵盖的变革可以概括为以下几个方面：1）对于机构内部各个相关职能部门所产生的电子或纸质文档及文件能够实行电子化管理.2）如果机构内部能够实现对于机构信息管理系统与电子文件管理系统的集成,那么此系统将能够实现档案与文件的集成管理.3）能够很好的保存机构内部的各类业务活动的相关凭证信息,这对于确保电子文件的证据价值是很有帮助的.4）对于机构内部文件管理流程能够进行有效控制,无论是信息的获取、分析、鉴定、保存、归档以及后期的索引等,该系统均能够实现对这些操作的有效控制.

四、应用数据存储设备进行档案的备份

在档案管理工作中,档案的有效备份是非常重要的,这是确保档案能够留存下来并且得到有效的保管的前提,也是为后续档案的查找及应用提供的基础.数据存储设备已经越来越多的应用到档案的备份管理中,很多档案管理系统也具备智能的档案存储备份功能.廉租住房档案管理机构在选用存储设备或存储系统进行档案备份时对其性能应做如下考察：1）系统应当具备一定的准确性,尤其是在进行系统数据传递时吻合程度要高；2）系统应当具备一定的及时性,对于用户的请求要能够在规定的时间内及时做出响应；3）系统应当具备一定的可拓展性,系统在具备稳定且灵活的体系构成时也要能够不断适应企业逐渐发展的业务需求；4）系统需要具备一定的标准性,必须与国家颁布的相关法律法规及各种标准严格保持一致；5）最后系统需要具备一定的友好性,应当时刻体现用户为中心的原则,即使是对于操作不熟练的用户也能够确保用户在合理的时间内能够访问到需要的文件或信息.

结语

想要加强城镇廉租住房的档案管理工作,首先,很有必要大力提升档案管理人员的专业素养,这对于档案管理工作的有效推进是很有意义的.其次,应当进一步完善档案管理的相关制度,有据可依才能够更好的让廉租住房档案管理工作得以展开.此外,应当更多的采用现代化信息技术来辅助档案管理,这将很大程度提升档案管理工作的实效性.