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同志曾经说过：“科技人才的培养,基础在教育.”学校档案是国家档案的重要组成部分,而教学、科研档案更是学校档案中最具特色、最能体现学校办学水平的历史记载,是学校宝贵的财富.
中小学档案是中小学学校工作的真实写照,它反映了中小学校在各个历史时期的工作和活动,在中小学工作中起着承前启后的作用.因此,要做好中小学档案信息管理工作,使学校档案更好地服务于教学.
一、档案管理的组织保障
档案管理工作是提高学校工作效率和进行教育教学的重要基础和必要条件,笔者认为,要抓好学校档案工作,首先要提升档案管理水平,建立健全管理机构,加强对档案工作的领导.学校要成立以校长为组长、各处室负责同志参与的档案工作领导小组,健全档案机构管理网络,建立综合档案室,配备专职档案员.校领导要结合本校实际,做贯彻落实《档案法》的带头人,通过学习与广泛宣传,使教职工增强档案意识,形成人人重视档案、支持档案并自觉维护学校档案工作的氛围.
二、档案工作的规范化管理
学校要建立完善的档案管理工作制度,使档案工作逐步实现规范化管理.学校还应把档案工作纳入处室和各系工作目标管理责任制的检查考核中,认真研究落实本部门的档案工作任务,做到各部门、各科室职责明确,建立规范化的制度,基本做到“归档有范围,立卷有标准,借阅有规定,保密有条例,库房管理有措施,开发利用有目标”,这就在细节上保证了档案管理的顺利开展.
三、档案资料的收集整理
档案资料是学校正确决策、研究工作、处理重大问题的依据,搞好各类文件材料的收集整理是确保档案材料齐全完整的前提和基础.而档案资料的规范保存也直接反映了本单位的工作实绩. 学校档案的形成不同于一般的文书档案,它形成的时间具有特殊性,如学生的学籍表（卡）、学生登记表、各科成绩表等,是按学制年度形成的,在最后一个学年内才立卷归档.学校档案还具有很强的周期性,档案材料是每届学生从入学到毕业这段时间延续产生的.这就要求档案管理人员要勤收集、勤整理、勤检查核实立卷,把好收集整理关.档案的收集要不分巨细,悉数保存,原始的东西往往是最宝贵的东西,要在大量的收集留存的基础上“去粗取精”.对于教师资料,学校要抽出专人搞好收集整理,帮助教师建立个人档案,并帮助他们整理保存.学术资料,也应整理好编印成册,全部归档保存；新闻资料,国内外各类报纸刊物及电台、互联网上发表的图片和文字材料,平时要注意收集；荣誉档案,即获奖的资料,除登记外,还要将奖品的照片、证书的复印件及原件作为资料存档.
四、高中学校档案管理的方法
学校档案管理部门要对档案进行接收、分类、登记、传阅及归档工作,执行本校制度中的《学校档案管理制度》.这包括学生个人信息的档案、学生学习的档案以及学生德育工作的档案等.要根据学校的发展情况,明确资料管理的程序、奖罚措施及各类资料的填写要求、责任人、移交时间等. 做好教学资料的收集,不仅要收集反映教学的教师计划以及总结,任课安排表,课程安排表,教研活动以及学生各科竞赛安排,教学统计表,教学质量分析表,教学成果,教学日记,学校制定的各种教学制度、规定、条例,各级领导及有关部门来校考察、检查验收工作的材料,也要收集反映学生“学有所成”的过程性资料.
五、档案工作者知识和能力的培养
面对不断发展的档案工作的需要,要不断加强档案人员的业务能力培养,提高档案工作者素质,这是加速档案科技进步、推动档案事业发展的关键.要不断拓宽知识面,学习技术,学习相关领域的知识,开阔视野,增长技能,以提高工作能力.一方面要学习档案专业知识理论,另一方面要学习现代化管理知识和先进技术设备的操作技能,更新知识,提高管理水平,使学校的档案工作跟上办公自动化步伐,使他们能一心扑在档案工作岗位上,扎扎实实地做好档案工作,为学校教学、科研和其他工作服务.
六、高中学校档案管理的方向及运用规则
学校档案管理部门要对档案进行接收、分类、登记、传阅及归档工作,执行本校制度中的《学校档案管理制度》,包括学生个人信息的档案、学生学习的档案以及学生德育工作的档案等.要根据学校的发展情况,明确资料管理的程序、奖罚措施及各类资料的填写要求、责任人、移交时间等.相关责任人要结合学校实际情况编制《档案管理计划》,明确档案管理的程序、奖罚措施及各类资料填写要求、责任人、移交时间等,并报学校领导审批；要负责相关档案资料的收集、整理、组卷、编目、保管及移交,确保所负责的各类文件资料分类明确,便于查找,并不得丢失.同时,在档案的改动和转移中,负责人要履行交接手续,确保资料安全.
七、档案的归类与整理
档案要进行分类和规整,这个需要学校每个部门的规整与总体的规整,每个部门要定期（或者按照时间顺序）将相关工作记录进行归类,可以按照时间归类,也可以按照问题的差异性进行归类.同时要编好和页码,电子版一份,打印纸质版一份,目的是做到快速搜索、查找迅速与安全保障,弥补传统档案归类不全与分类不整的缺点,防止档案资料的流失与利用不便,这样就能提升档案资料的利用率.