中学档案管理

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[摘 要]中学档案是国家档案的组成部分,切实把中学档案管好,对发展我国的教育事业具有重要的作用.通过对中学档案的内容、中学档案的性质、中学档案的整理和中学档案管理应注意的问题的阐述,使人们知道做好中学档案的管理对中学的党务工作、行政工作和教学工作有着重要的现实意义和深远的历史意义.

[关 键 词 ]中学档案;内容;性质;管理

[中图分类号]G47 [文献标识码] A [文章编号] 1009 — 2234(2012)06 — 0110 — 02

中学档案是指学校在各项工作活动中形成的具有查考价值、和历史研究价值的各种文字、图表、声像等不同载体的历史记录.他是反映中学教育实践活动真实面貌的记载,做好中学档案的管理对中学的党务工作、行政工作和教学工作有着重要的现实意义和深远的历史意义.

一、中学档案的内容

中学档案的内容较为丰富,大体包括党政档案、教学档案和学生档案三大类.

(一)党政档案

凡是学校政治工作、思想教育、行政管理财务会计等工作中形成的文件材料都可纳入党政档案的范围.党政档案是检查学校执行党的路线,特别是执行教育方针、政策情况的依据,是了解学校基本情况的第一手材料.

党政档案包括:1、上级下发的有关教育工作、政治思想工作和学校行政管理等方面的文件,特别是真对本校的各种文件材料.2、本校在贯彻党的方针政策,以及上级有关文件精神过程中形成的材料:本校向上级主管部门的报告、请示和批复;上级有关本校重大问题的通知、公函、工作简报等.3、本校党、政、工、团、党派和其他组织的情况统计表,工作计划、总结、会议记录、活动记录、汇报材料和所属成员花名册等;4、本校教职员工登记表及人事任免、调动、奖惩、晋升和调整工资的有关材料,党团、员的发展材料及上级批复,党团、员组织关系介绍信或存根;5、各种规章制度,教职员工工作安排一览表、考勤表等.6、本校房地产契据、证明、基建方面的文字材料和图纸等.7、本校财务方面的会计凭证、经费收支账册、报表和财产登记册等,以及其他有保存价值的材料.

(二)教学档案

是记载和反映本校教育工作、教学实践、科技研究、课外活动和实验设备等方面的真实情况,具有保存价值的的文件材料.是衡量一个学校教学水平的依据,又是学校作出决策、制定规划、开展教学活动、教育科学研究、教学质量分析、实现管理科学化的依据和参考材料.

教学档案包括:1、教学计划、总结,教研组(室)、班主任工作计划、总结,和典型经验,师资培训计划、总结和典型材料.2、教学大纲、课程设置及安排,教学方案,教改方案,结合教学进行生产的计划、总结.3、自编充实教材、乡土教材的定稿、油印本或铅印本,校内录制的各种教学内容的录音带、录像带及原稿,电化教学的教案及补充教材.4、科技活动、课外活动的计划、总结、成果、论文、计算数据图(表)及与活动有关的照片、录音、录像等材料.5、各种典型教案、公开课教案及讲评记录,教学经验介绍,教学情况调查报告,教学研究成果及各种教学图表,期考各科试卷及试卷分析材料,单独招生时的试卷及成绩分析,各学年(或学期)各科成绩对比分析.6、本校出版的刊物、校报、简报、资料的正本及定稿.7、本校老师在外发表的论文的正本,科技成果的正本或手稿,对外交流材料、经验介绍等.8、校务日志、班级工作记录,各项教育活动的材料、图片、照片(毕业生留影)、学校传统教育材料、校史材料.9、实验室、图书馆工作情况登记,实验仪器模型机其他教学设备的保管使用情况登记,各种教学设备的说明书,技术材料以及维修情况登记,各种教学设备的说明书,技术材料以及维修情况登记等.10、开展各种文娱、体育、卫生工作的情况记录,如校运动会秩序表、比赛成绩、最高纪录,文艺汇演节目表及获奖节目、获奖者名单.11、教师任课情况,业务考核结果的记录,教学重大事件记录.12、学习质量分析,生留级及升学考试成绩分析.13、学生情况统计表,每届学生(分班)登记册,毕业肄业证书存根等.14、学生干部(校级、班级)名册,党团员名册,三好学生名册,基本情况登记表.15、学生在校外报刊发表文章,在各级竞赛、汇演、会考、统考中获得优异成绩的记录材料.学生毕业后给学校写来的具有保存价值的信函等,以及其他有保存价值的教学档案.

(三)学生档案

中学生在校学习过程中形成的,能够反映学生成长情况的材料,都归入学生档案.学生档案是学校对学生进行了解、培养、管理的记录和依据.

学生档案包括:1、学生报名报,调查材料,学期操行评语,毕业生登记表,鉴定材料,各种活动中突出表现记载及有关证明,奖惩记录,爱好特长及社会活动能力的记录,入党入团的有关材料等.2学生每学期的考试成绩,毕业成绩,升学考试情况,校内外单科竞赛的成绩,各种获奖名次.3、学生本人的健康卡片,体育活动情况,达到国家体育锻炼标准和运动健将的成绩和证明,体育竞赛的成绩名次,文艺汇演中的获奖情况记录.

二、中学档案的特殊性质

中学档案除具有一般档案的性质(如原始性、记录性)之外,还具有一些特殊的性质.

(一)档案来源分散性

中学档案,少部分来源于上级机关(如上级党政机关、教育行政机关),大部分来源于校内行政、教学管理部门和广大师生.

从中学档案的内容看:1、来源于上级机关的,经过文书的收文登记的文件材料,手续相对完备,制度健全,易于收集整理和保管.2、来源于校内部门的,绝大部分没有经过收发文登记和严格的文书管理制度,缺少必要的制约条件.3、来源于校内师生的,如教案、文稿等,更不能履行收发文登记制度.而校内各部门和师生的书面材料,恰恰最能反映一个学校的具体教学工作和教学活动,是中学档案中最重要的组成部分.同时,也是也是最难收集的部分.

(二)年代划分特殊性

中学档案的形成,主要有三种情况:第一种是公元年度,学校中的党政档案都是按照公元年度归档立卷的.第二种是教学年度,按照我国现行教育制度,上一年九月一日到下一年八月三十一日为一个教学年度,中学档案的教学档案(如教学计划、教学大纲)都是按照教学年度归档立卷的.第三种是学制年度,我国现行教育制度规定小学六年,初中三年,高中三年.中学的学生档案和教学档案中的学生名册、情况登记、统计等,都是按照其学制年度归档立卷的. (三)档案内容复杂性

中学是教育战线的基层单位,“麻雀虽小,五脏俱全”,档案内容丰富,全宗成分复杂,前面将中学档案分成三大类,是十分粗略的.实际上科技档案(如科研、设备、基建等)、会计档案、实物档案等由于数量不多,而且大多为教学服务的,所以可分别归入党政档案和教学档案之中.

(四)制成材料和格式多样性

中学档案除纸制外,还有大量的照片、录音、录像、幻灯等电化教学材料;纸制档案形式也比较复杂,有的是表格(如课程安排表、学籍表等)有的是图册、图画,其纸张大小规格不一,印刷方式也不统一,给排列上架增加了难度.

三、中学档案的整理

中学档案在归档立卷的方式方法上要“按照自然形成规律,保持文件之间的历史联系,便于保管和利用”,做好以下两方面工作;

(一)立卷归档的准备

首先,必须遵循国家规定的档案要实行集中统一管理的原则,明确学校文件材料的归档范围,具体规定学校各部门、教师、班主任等在工作中形成的文件材料的立卷归档范围.

第二,文件材料的收集.对归档范围的文件材料,必须通过大量和细致的工作,从各部门和学校领导、教职员工手中收集上来.对已调离的人员手中有价值的材料也应征集.

(二)分类组卷

首先,以年度为标准,将所有的文件材料按年度分开,中学档案立卷工作以一年一归档为宜.中学档案的年度划分颇为复杂,按教学年度立卷,适用于教学档案.党政档案也可改变公元年度立卷惯例,服从于教学档案的立卷要求.学生档案按学年制度,每年对应届毕业生的档案进行一次立卷,在毕业生离校后向档案室移交.对在校生的档案则按平时归档要求,分门别类存放.

第二,以材料内容划分为党政档案、教学档案和学生档案三大类.对党政、教学和学生三大类材料分别划分保管期限进行立卷,举例如下:

1.党政档案.可分为:上级和政府来文和会议文件;教育机关来文和会议文件;其他机关来文和会议文件;本校的请示报告、工作汇报、计划总结及上级的批复;本校党组织文件及会议记录;校史材料、校务日志;本校行政文件及会议记录;党团员年报表和名册,教职员工年报表和名册,工会会员登记表和名册;教职员工奖惩、调资、晋升名册;招工、退职、退休、死亡的人员名册或统计数据;调入、调离、工资、组织等方面介绍信或证明存根;来往公函、重要来信来访及处理情况材料;基建相关材料;会计凭证、账簿、报表等;校产登记;其它有保存价值的材料等.

2.教学档案.可分为:各种教学计划、总结;大纲、教材、教法;教学研究、经验、成果、论文、典型教案、公开课评议;实验设备、说明书;科技、卫生、文艺、体育等的材料;师资培训、进修、业务考核;班主任工作情况及考核;各班学生名册、基本情况、学习成绩、奖惩记录、毕业合影;学籍册、学生登记表等;招生、退学、休学、留级、开除、死亡、毕业的记载、证明及有关材料;学生会、共青团、成员名册、活动记载材料;其它有保存价值的材料等.

3.学生档案.学生档案记载了学生本人在校的成长过程,学生毕业后档案随之转到新的学校或工作岗位.学生档案的整理,可参照人事档案整理方法进行,每人一袋.

立卷时,一般不必过多的考虑文件材料的数量,即时同一内容的材料少一些,案卷薄一些也是允许的.主要注意保持文件文件材料之间的联系,尽量把同一问题、同一项工作、同一次会议、同一案件、同一种活动的材料立成一卷,数量多的可立成几卷.

四、中学档案管理应注意的问题

中学档案是国家档案的组成部分,切实把中学档案管好,对发展我国的教育事业具有重要的作用.然而,还有一些具体问题需要探讨.

(一)领导的重视是开展好学校档案管理工作关键

领导重视,应该做到四落实:

1.人员落实.确定一名校领导分管档案工作,档案室要配备一名有专业素质的专职档案员,各教研室确定一名的档案人员,形成校园的档案网络体系.

2.资金落实.学校档案工作所需经费应列入学校预算,为档案工作提供必需的设备.

3.保管条件的落实.要有满足十五年档案使用空间的档案库房.要做到档案库房、办公室、阅览室三分开.

4.制度落实.学校必须把档案工作纳入学校整体发展规划.

(二)做好基础基础性工作,方便利用

学校档案室要认真做好档案的收集、整理、分类、统计、保管工作,维护档案的完整与安全,还要编制档案检索工具及有关参考资料,积极开展档案利用工作,为学校教育教学工作服务.

(三)选择最佳立卷时间

学校各部门和能按年度归档的部门,应在次年六月底前归档;各教学部门和按学年归档的部门,应在次学年暑假前后归档,以每年的九、十月为最佳立卷时间.


〔责任编辑:冯延臣〕

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